Slik lager og tilpasser du en mappevisning i Outlook
Hvis du jobber på et kontor, er sjansene at du bruker mye tid på å håndtere e-post, trolig i Microsoft Outlook. Det er verdt å ta litt tid å få Outlook til å vise informasjonen du trenger. For e-post er den beste måten å gjøre dette på med mappevisninger. Slik fungerer de.
Hva er en mappevisning?
Hvert sted du beholder e-posten din i Outlook - enten det er innboksen, sendte elementer, arkiv, slettede elementer eller andre steder - er en mappe. Hver av disse mappene ser det samme som standard, med kolonner som inneholder metadata om e-posten, som avsender, emne, dato og klokkeslett mottatt, og så videre. Outlook grupperer e-postene etter dato (med det siste øverst), stiler uleste meldinger i fetblå tekst, og viser meldinger du har lest i en vanlig svart skrift.
Dette er standard mappevisning.
Men du kan endre den visningen hvis du vil. Du kan opprette en annen visning for hver mappe, eller du kan opprette en mappevisning du liker og bruke den til hver mappe. Outlook har selv noen alternative innebygde visninger du kan begynne med.
Slik bytter du til en annen innebygd visning
Til å begynne med, la oss bytte til en av de andre innebygde visningene ved å klikke på Vis> Endre visning.
Kompaktvisningen er standardvisningen som hver mappe bruker, men du kan bytte til en av de to andre:
- Enkelt: Dette fjerner gruppering etter dato og viser alle meldingene dine i en enkel liste.
- Preview: Dette (noe mot intuitivt) fjerner forhåndsvisningspanelet.
Slik tilpasser du eksisterende visning
Du kan tilpasse gjeldende mappevisning ved å klikke på Vis> Vis innstillinger.
Dette åpner vinduet Avanserte visningsinnstillinger, der du kan endre alle slags ting om visningen.
Vi endrer de viste kolonnene og sorteringsinnstillingene som et eksempel. Klikk på "Kolonner" for å åpne vinduet Vis kolonner.
Velg "Mention" i høyre kolonne, klikk "Fjern" -knappen, og klikk deretter "OK".
Tilbake i vinduet Avansert visning av innstillinger, klikk på "Sorter" -knappen for å åpne sorteringsvinduet.
Velg "Fra" i rullegardinmenyen Sorter etter for, og klikk deretter "OK".
Klikk nå "OK" i Innstillinger for avansert visning. Mappevisningen er nå endret slik at kolonnen "Mention" er skjult, og mappen er sortert av personen som sendte posten.
Dette er bare to raske eksempler på hva du kan gjøre. Du kan legge til eller fjerne mange forskjellige kolonner, gruppere og sortere meldinger på forskjellige måter, og til og med endre fonter og stiler som brukes til å vise meldinger. Spill rundt med de ulike alternativene for å finne det som passer best for deg.
Bruk en visning til andre mapper
Når du har tilpasset visningen din, kan du bruke samme visning til en annen mappe uten å måtte tilpasse hver enkelt. Klikk på Vis> Vis innstillinger igjen, og denne gangen klikker du på "Gjør gjeldende visning til andre mapper" -kommandoen.
Velg mappene du vil bruke visningen på, og klikk deretter "OK".
Du kan velge så mange mapper (eller undermapper) som du vil.
Lagre en tilpasset mappevisning
Du kan også beholde tilpasset visning som en mal, slik at du kan bruke den til andre mapper i fremtiden. Klikk på Vis> Vis innstillinger igjen og velg "Lagre nåværende visning som ny visning" -kommando.
Dette åpner vinduet Kopier visning, hvor du kan gi visningen ditt navn og velg hvem som kan se visningen. Klikk på "OK" når du har satt opp alt.
Hvis du klikker på Vis> Vis innstillinger igjen, viser Outlook din nye visning som et tilgjengelig alternativ. Klikk på "Administrer visninger" for å se alle visningene du har tilgang til.
Vinduet Administrer alle visninger lar deg legge til, redigere og slette visninger, samt se innstillingene som er brukt på hver visning.
Lag en visning fra scratch
Hvis du vil opprette en helt ny visning, klikker du på "Ny" -knappen i vinduet Administrer altvisning. Dette åpner vinduet Opprett et nytt vindu.
Velg hvilken type grunnvisning du vil starte med, og klikk på "OK" -knappen. Vinduet Avansert visninginnstillinger åpnes, og du kan tilpasse visningen din slik du vil. Når du er ferdig, klikker du på "OK" til du kommer tilbake til vinduet Administrer alle visninger, og deretter klikker du "Bruk visning" for å bruke visningen til gjeldende mappe.
Når du har opprettet en ny visning, kan du søke på en annen mappe, tilpasse den videre, eller bruke den som grunnlag for en ny visning.
Fjern tilpasninger fra en visning
Hvis du har gjort noen tilpasninger til din eksisterende visning, kan du enkelt gå tilbake til den eksisterende visningen. Dette er en god måte å prøve ut ting uten å måtte bekymre deg for å angre dem hvis endringene ikke virker for deg. Klikk på Vis> Tilbakestill visning for å fjerne eventuelle ikke lagrede tilpasninger fra den gjeldende mappen.
Med disse View-verktøyene for hånd, kan du få mappene dine til å fungere akkurat slik du vil, og begynner å tømme den overfylte meldingslisten.
