Hvordan opprette og administrere kontaktgrupper i Outlook 2010

Hvis du finner at du sender e-post til de samme personene hele tiden på dagen, er det kjedelig å skrive inn sine adresser hver for seg. I dag tar vi en titt på å skape kontaktgrupper for å gjøre prosessen mye enklere.

Opprett kontaktgrupper

Åpne Outlook og klikk på Nye elementer \ Flere elementer \ Kontaktgruppe.

Dette åpner vinduet Kontraktsgruppen. Gi gruppen din et navn, klikk på Legg til medlemmer, og velg personene du vil legge til fra Outlook-kontakter, Adressebok eller Opprett nye.

Hvis du velger fra adresseboken, kan du bla gjennom og legge til kontaktene du vil ha. Hvis du har mange kontakter, kan du søke etter dem eller bruke Avansert søk.

Hvis du vil legge til en ny e-postkontakt i gruppen din, må du bare skrive inn visningsnavn og e-postadresse og deretter klikke OK. Hvis du vil at det nye medlemmet er lagt til i kontaktlisten, må du sørge for det Legg til i kontakter er sjekket.

Når du har kontaktene du vil ha i gruppen, klikker du Lagre og lukk.

Nå når du skriver en melding, bør du kunne skrive inn navnet på kontaktgruppen du opprettet ...

Hvis du vil forsikre deg om at du har alle inkludert i gruppen, klikker du på plussikonet for å utvide kontaktene. Du får en dialogboks som forteller deg at medlemmene i gruppen vil bli vist, og du kan ikke kollapse den igjen. Merk av i boksen for ikke å se meldingen igjen, og klikk deretter OK.

Da vil medlemmene i gruppen vises i feltet Til. Selvfølgelig kan du også legge inn en kontaktgruppe i feltene CC eller Bcc.

Legg til eller fjern medlemmer til en kontaktgruppe

Etter å ha utvidet gruppen du kanskje merker noen kontakter ikke er inkludert, eller det er en gammel kontakt du ikke vil være i gruppen lenger. Klikk på To-knappen ...

Høyreklikk på Kontaktgruppen og velg Egenskaper.

Nå kan du gå videre og legge til medlemmer ...

Eller merk et medlem og fjern dem ... når du er ferdig, klikker du Lagre og lukk.

Hvis du trenger å sende e-post til flere av de samme personene, er det å skape kontaktgrupper en flott måte å spare tid ved å ikke skrive dem individuelt. Hvis du jobber for et stort selskap, er det et must å skape kontaktgrupper etter avdeling!