Slik oppretter og administrerer du kontakter i Outlook 2013

Outlook er ikke mye brukt hvis du ikke har kontakter. Visst, du kan skrive inn e-postadresser mens du går, men det er tidkrevende og feilkrevende. Det er bedre å ha kontaktene dine allerede i Outlook, slik at du kan dash av en rask melding på bare noen få klikk.

I en nylig artikkel diskutert vi hvordan du kommer i gang med Outlook, og i dag ønsker vi å utvide det for å inkludere å jobbe med kontakter. Dine kontakter vil være sentrum for Outlook-opplevelsen din, de med hvem du svarer til og hvordan du bruker programmet.

Som du kanskje forventer, kan du gjøre mye kontaktadministrasjon med Outlook, og å ha en adressebok satt opp før du begynner å bruke det, gir mye mening.

Opprette en adressebok

For å begynne å administrere kontaktene dine, er det første du vil gjøre, å åpne folkemodusen slik at du kan komme deg til jobb. Det er mange måter å legge til kontakter i adresseboken din. I begynnelsen vil du sannsynligvis importere adresseboken fra en annen kilde som din webmail eller et annet e-postprogram.

Merk, for hver e-postkonto du har, skal du ha en adressebok. I denne situasjonen har vi en lokal adressebok for vår lokale Outlook-datafil, og vi har en annen tilknyttet vår e-postkonto.

La oss i alle fall dekke grunnleggende, slik at hvis du ikke har en adressebok å importere, kan du begynne å legge til kontakter manuelt. I følgende skjermbilde ser vi en del av vår nye adressebok, som er helt tom, for nå.

For å starte, klikker du bare på "Ny kontakt" -knappen og det åpner et nytt kontaktvindu. Det første som kan hoppe ut på deg, er bare hvor opptatt det ser ut, men frykt ikke. Hvis du ser forbi de mange funksjonene på båndet, vil du se at det er en ganske vanlig kontakt-form.

La oss kutte til jakten da og ta kontakt for How-To Geek ved å fylle ut de aktuelle verdiene. Du kan også legge til et bilde, som er unødvendig, men fortsatt en fin touch til den kjedelige, kjedelige adresseboken.

Når du er ferdig med å skrive inn din kontakt eller kontakter, vil du enten klikke "Lagre og lukke" eller du kan klikke "Lagre og Ny" for å generere en annen kontakt. La oss gjøre det. Vi har valg mellom å skape en helt ny kontakt eller en ny kontakt for samme firma.

I dette tilfellet velger vi sistnevnte for å spare tid på å skrive, og deretter klikker vi på "Lagre og lukk" for å avsløre våre nye adressebokoppføringer.

Ikke verst, vi har allerede to kontakter vi kan e-poste, men mannen er det tidkrevende. Det ville være mye enklere hvis vi kunne flytte kontaktinformasjon fra en annen kilde til Outlook.

Hvis du bruker en webposttjeneste eller en annen, er kontaktene dine mest sannsynlig der og må importeres til Outlook. Hvis du vil legge inn hver kontakt en etter en, så er du absolutt velkommen til å gjøre det, men vi anbefaler at du importerer hovedkontaktlisten, enten det er fra Thunderbird eller Gmail, eller en annen e-posttjeneste.

Importere og eksportere kontaktrekorder

Uansett om du bruker Gmail eller Yahoo Mail!, Eller hvis du har en e-postkonto fra 1997 som du har nøye bevart og vedlikeholdt, kontakter og alle, kan det hende at du må sette kontakter i Outlook-kontaktene dine en masse.

For å gjøre dette kan du eksportere kontakter fra en annen kilde og deretter importere dem til Outlook. Vanligvis oppnås dette enkelt ved å bare få tilgang til innstillingene eller alternativene fra e-postkontoen eller klienten, og deretter velge alternativet eksportkontakter.

Vanligvis da, alt du trenger å gjøre er å importere dem til Outlook. Dette er en ganske enkel prosess, og det vil være lik i de fleste e-postprogrammer. Vi anbefaler at du leser artikkelen vår, som forklarer hvordan du eksporterer og importerer kontakter til Outlook, og omvendt.

vCard? Hva er et vCard??

Du har kanskje hørt vCards (Virtual Card File eller .VCF), kanskje du selv har mottatt en eller bruk en. vCards, er et vanlig elektronisk visittkortformat som du kan bytte ut med andre, for eksempel gjennom en e-post signatur eller vedlegg.

Uansett er det flere måter du kan håndtere vCards i Outlook. Det mest sannsynlige scenariet er hvor du kanskje trenger å importere en kontakt fra eller eksportere til et vCard. How-To Geek har en komplett beskrivelse av denne prosessen, noe som raskt gir deg raskere på det.

Noen ganger kan du ha mange vCards lagret i en enkelt vCard-fil. Hvis du prøver å konvertere denne filen, vil bare den første vCard-filen bli importert. For å overvinne denne begrensningen må du først konvertere til en .CSV-fil og deretter importere den til Outlook. Vi anbefaler at du leser denne artikkelen for en fullstendig beskrivelse av denne prosessen.

Til slutt kan du eksportere alle dine kontakter til individuelle vCards eller en enkelt mester vCard, som beskrevet i forrige avsnitt. Igjen har vi en fin liten opplæring om hvordan du gjør dette, så du bør være opp til hastighet på hvordan du får deg vCards inn og ut av Outlook med relativ letthet.

Opprett og administrer kontaktgrupper

La oss diskutere grupper nå, siden vi raskt kan slå av en melding til en valgt gruppe sjeler, forsikrer deg om at du ikke glemmer å inkludere noen og sparer deg for å skrive hvert navn i feltet Til:.

For å sette opp en kontaktgruppe, klikk på "Ny kontaktgruppe" på båndet.

Når du er åpen, må du først bestemme hva du vil ringe til gruppen din (her heter vi vår "CES 2015"), og deretter klikker du på «Legg til medlemmer» og velg «Fra Outlook-kontakter». Du kan også opprette en ny kontakt på fly, eller velg en annen adressebok, for eksempel hvis du ønsket å ta med folk fra firmaets katalog.

Fra listen velger vi gruppemedlemmene våre. Husk at du kan velge medlemmer ved å holde "CTRL" og venstre-klikke på hvert medlem. Uansett, når du vil legge til nye medlemmer, velger du navnet eller navnene og klikker på "Members ->" -knappen, som vil legge dem til gruppen.

Når du er ferdig, klikker du på "OK".

Du blir returnert til konsernledelsesskjermbildet, der du kan se gjennom medlemmer av den nye gruppen din og gjøre andre endringer. For eksempel kan du videresende gruppen som en Vcard eller Outlook-kontakt, legge til notater om gruppen, e-post hele gruppen eller opprette et møte med bare de gruppemedlemmene.

I vårt tilfelle skal vi bare klikke "Lagre og lukke" for å opprette gruppen og gå tilbake til hovedvinduet i Outlook. Vi ser nå vår nye gruppe i vår kontaktliste, betegnet med gruppeikon. Til høyre kan du se gruppens medlem og det er ikoner for å utføre handlinger. I dette eksemplet er kun ikonet for e-post tilgjengelig, samt "Rediger" -knappen.

Du bør være oppmerksom på at den raskeste måten å sende e-post til en gruppe er, er å bare skrive navnet i feltet Til: i dette tilfellet kan vi skrive "CES 2015" og Outlook vil vite om å sende meldingen til alle i den gruppen.

Personer Valg

Hvis du klikker på "File -> Options", kan du konfigurere Outlook på flere måter i flere forskjellige kategorier.

Her er dine valgmuligheter. I motsetning til andre kategorier i Outlook-alternativene, er Folk-alternativene få og ganske enkle å sortere ut.

Alternativene du finner her, lar deg bestemme hvordan navn blir arkivert, om du vil vise en ekstra indeks, og å vise online statuser og fotografier.

Å administrere Outlook-kontakter er ganske enkelt, men som du har sett, kan du gjøre mye mer for dem for å holde dem ordentlig vedlikeholdt. Det gir mye mer for å avrunde Outlook-opplevelsen din hvis du har mer informasjon i kontaktene dine enn bare et navn og en e-postadresse.

Når det er sagt, hvis du fortsatt er delvis til å bruke noe som Gmail som din primære e-postleverandør, kan du fortsatt bruke Outlook til å hjelpe deg med å administrere kontaktene dine, samtidig som de blir synkronisert med Gmail-kontoen din..