Slik kobler eller legger du til et Excel-regneark i en PowerPoint-presentasjon
Noen ganger vil du inkludere dataene på et Excel-regneark i en Microsoft PowerPoint-presentasjon. Det er et par måter å gjøre dette på, avhengig av om du vil opprettholde en forbindelse med kilde Excel-arket eller ikke. La oss ta en titt.
Hva er forskjellen mellom kobling og integrering?
Du har faktisk tre alternativer for å inkludere et regneark i en PowerPoint-presentasjon. Den første er ved å bare kopiere dataene fra regnearket, og deretter legge det inn i måldokumentet. Dette fungerer i orden, men alt det egentlig gjør er å konvertere dataene til et enkelt bord i PowerPoint. Du kan bruke PowerPoints grunnleggende tabellformateringsverktøy på den, men du kan ikke bruke noen av Excel-funksjonene etter konverteringen.
Selv om det kan være nyttig noen ganger, er de andre to alternativene du knytter sammen og innebygd, mye kraftigere, og det er det vi skal vise deg hvordan du gjør i denne artikkelen. Begge er ganske like, fordi du ender med å sette inn et faktisk Excel-regneark i målpresentasjonen. Det vil se ut som et Excel-ark, og du kan bruke Excels verktøy for å manipulere det. Forskjellen kommer i hvordan disse to alternativene behandler forbindelsen til det originale Excel-regnearket:
- Hvis du link et Excel-regneark i en presentasjon, opprettholder målpresentasjonen og det opprinnelige Excel-arket en tilkobling. Hvis du oppdaterer Excel-filen, blir disse oppdateringene automatisk reflektert i målpresentasjonen.
- Hvis du embed et Excel-regneark i en presentasjon, den forbindelsen er ødelagt. Oppdatering av det opprinnelige Excel-arket oppdaterer ikke dataene automatisk i målpresentasjonen.
Det er selvfølgelig fordeler med begge metoder. En fordel ved å koble et dokument (annet enn å opprettholde forbindelsen) er at den holder din PowerPoint-presentasjonens filstørrelse nede, fordi dataene for det meste fortsatt er lagret i Excel-arket og bare vises i PowerPoint. En ulempe er at den opprinnelige regnearkfilen må være på samme sted. Hvis det ikke gjør det, må du koble det igjen. Og siden det er avhengig av koblingen til det opprinnelige regnearket, er det ikke så nyttig hvis du må distribuere presentasjonen til personer som ikke har tilgang til det stedet.
Embedding av data, derimot, øker størrelsen på presentasjonen, fordi alle de Excel-dataene faktisk er innebygd i PowerPoint-filen. Det er imidlertid noen forskjellige fordeler med embedding. Hvis du for eksempel distribuerer presentasjonen til personer som kanskje ikke har tilgang til det originale Excel-arket, eller hvis presentasjonen må vise Excel-arket på et bestemt tidspunkt (i stedet for å bli oppdatert), legger du inn (og bryter tilkoblingen til det originale arket) gir mer mening.
Så, med alt det i tankene, la oss se på hvordan du kobler og legger inn et Excel-ark i Microsoft PowerPoint.
Slik kobler eller legger du til et Excel-regneark i Microsoft PowerPoint
Å koble eller legge inn et Excel-regneark i en PowerPoint-presentasjon er faktisk ganske grei, og prosessen for å gjøre det er nesten identisk. Start med å åpne både Excel-regnearket og PowerPoint-presentasjonen du vil redigere samtidig.
I Excel, velg de cellene du vil lenke eller legge inn. Hvis du vil lenke eller legge inn hele regnearket, klikker du på boksen ved tidspunktet for radene og kolonnene øverst i venstre hjørne for å velge hele arket.
Kopier disse cellene ved å trykke CTRL + C i Windows eller Command + C i macOS. Du kan også høyreklikke en valgt celle, og velg deretter "Kopier" -alternativet på hurtigmenyen.
Bytt nå til PowerPoint-presentasjonen, og klikk for å plassere innsettingspunktet der du vil at det koblede eller innebygde materialet skal gå. På Hjem-fanen av båndet, klikk på nedpilen under "Lim inn" -knappen, og velg deretter "Paste Special" -kommandoen fra rullegardinmenyen.
Dette åpner vinduet Lim inn spesial. Og det er her hvor du finner den eneste funksjonelle forskjellen i prosessene for å knytte eller legge inn en fil.
Hvis du vil embed regnearket ditt, velg alternativet "Lim inn" til venstre. Hvis du vil link regnearket ditt, velg alternativet "Lim inn" i stedet. Seriøst, det er det. Denne prosessen er ellers identisk.
Uansett hvilket valg du velger, velger du neste "Microsoft Excel-regnearkobjekt" i boksen til høyre, og deretter klikker du på "OK" -knappen.
Og du vil se Excel-arket ditt (eller de valgte cellene) i PowerPoint-presentasjonen.
Hvis du knyttet Excel-dataene, du kan ikke redigere den direkte i PowerPoint, men du kan dobbeltklikke hvor som helst på den for å åpne den opprinnelige regnearkfilen. Og eventuelle oppdateringer du lager på det opprinnelige regnearket, reflekteres deretter i PowerPoint-presentasjonen.
Hvis du en del av Excel-dataene, du kan redigere den direkte i PowerPoint. Dobbeltklikk hvor som helst i regnearket, og du vil bli i samme PowerPoint-vindu, men PowerPoint-båndet blir erstattet av Excel-båndet, og du kan få tilgang til all Excel-funksjonaliteten. Det er litt kult.
Og når du vil slutte å redigere regnearket og gå tilbake til PowerPoint-kontrollene, klikker du bare hvor som helst utenfor regnearket.
