Slik kobler du eller integrerer et Excel-regneark i et Word-dokument
Noen ganger vil du inkludere dataene på et Excel-regneark i Microsoft Word-dokumentet. Det er et par måter å gjøre dette på, avhengig av om du vil opprettholde en forbindelse med kilde Excel-arket eller ikke. La oss ta en titt.
Hva er forskjellen mellom kobling og integrering?
Du har faktisk tre alternativer for å inkludere et regneark i et Word-dokument. Den første er ved å bare kopiere dataene fra regnearket, og deretter legge det inn i måldokumentet. For det meste fungerer dette bare med veldig enkle data fordi disse dataene bare blir et grunnleggende bord eller sett med kolonner i Word (avhengig av det limealternativet du velger).
Selv om det kan være nyttig noen ganger, er de andre to alternativene du knytter sammen og innebygd, mye kraftigere, og det er det vi skal vise deg hvordan du gjør i denne artikkelen. Begge er ganske liknende, fordi du ender med å sette inn et faktisk Excel-regneark i måldokumentet. Det vil se ut som et Excel-ark, og du kan bruke Excels verktøy for å manipulere det. Forskjellen kommer i hvordan disse to alternativene behandler forbindelsen til det originale Excel-regnearket:
- Hvis du link et Excel-regneark i et dokument, måldokumentet og det opprinnelige Excel-arket opprettholder en tilkobling. Hvis du oppdaterer Excel-filen, blir oppdateringene automatisk reflektert i måldokumentet.
- Hvis du embed et Excel-regneark i et dokument, er forbindelsen brutt. Oppdatering av det opprinnelige Excel-arket oppdaterer ikke dataene automatisk i måldokumentet.
Det er selvfølgelig fordeler med begge metoder. En fordel ved å koble et dokument (annet enn å opprettholde forbindelsen) er at det holder Word-dokumentets filstørrelse nede, fordi dataene for det meste fortsatt er lagret i Excel-arket og bare vises i Word. En ulempe er at den opprinnelige regnearkfilen må være på samme sted. Hvis det ikke gjør det, må du koble det igjen. Og siden det er avhengig av koblingen til det opprinnelige regnearket, er det ikke så nyttig hvis du må distribuere dokumentet til personer som ikke har tilgang til den plasseringen.
Embedding av et dokument, derimot, øker størrelsen på ditt Word-dokument, fordi alle de Excel-dataene faktisk er innebygd i Word-filen. Det er imidlertid noen forskjellige fordeler med embedding. Hvis du for eksempel distribuerer dokumentet til personer som kanskje ikke har tilgang til det opprinnelige Excel-arket, eller hvis dokumentet må vise Excel-arket på et bestemt tidspunkt (i stedet for å bli oppdatert), legger du inn (og bryter tilkoblingen til det originale arket) gir mer mening.
Så, med alt det i tankene, la oss se på hvordan du kobler og legger inn et Excel-ark i Microsoft Word.
Slik kobler eller legger du til et Excel-regneark i Microsoft Word
Å koble eller legge inn et Excel-regneark i et Word er faktisk ganske grei, og prosessen for å gjøre det er nesten identisk. Start med å åpne både Excel-regnearket og Word-dokumentet du vil redigere samtidig.
I Excel, velg de cellene du vil lenke eller legge inn. Hvis du vil lenke eller legge inn hele regnearket, klikker du på boksen ved tidspunktet for radene og kolonnene øverst i venstre hjørne for å velge hele arket.
Kopier disse cellene ved å trykke CTRL + C i Windows eller Command + C i macOS. Du kan også høyreklikke en valgt celle, og velg deretter "Kopier" -alternativet på hurtigmenyen.
Bytt nå til Word-dokumentet ditt og klikk for å plassere innsettingspunktet der du vil at det koblede eller innebygde materialet skal gå. På Hjem-fanen av båndet, klikk på nedpilen under "Lim inn" -knappen, og velg deretter "Paste Special" -kommandoen fra rullegardinmenyen.
Dette åpner vinduet Lim inn spesial. Og det er her hvor du finner den eneste funksjonelle forskjellen i prosessene for å knytte eller legge inn en fil.
Hvis du vil embed regnearket ditt, velg alternativet "Lim inn" til venstre. Hvis du vil link regnearket ditt, velg alternativet "Lim inn" i stedet. Seriøst, det er det. Denne prosessen er ellers identisk.
Uansett hvilket valg du velger, velger du neste "Microsoft Excel-regnearkobjekt" i boksen til høyre, og deretter klikker du på "OK" -knappen.
Og du vil se Excel-arket ditt (eller de valgte cellene) i Word-dokumentet.
Hvis du knyttet Excel-dataene, du kan ikke redigere den direkte i Word, men du kan dobbeltklikke hvor som helst på den for å åpne den opprinnelige regnearkfilen. Og eventuelle oppdateringer du lager på det originale regnearket, gjenspeiles i ditt Word-dokument.
Hvis du en del av Excel-dataene, du kan redigere den direkte i Word. Dobbeltklikk hvor som helst i regnearket, og du vil bli i samme Word-vindu, men Word-båndet blir erstattet av Excel-båndet, og du kan få tilgang til all Excel-funksjonaliteten. Det er litt kult.
Og når du vil slutte å redigere regnearket og gå tilbake til Word-kontrollene, klikker du bare hvor som helst utenfor regnearket.
Merk: Hvis du jobber med et Word-dokument og vil inkludere et regneark som du ikke har opprettet ennå, kan du. Du kan faktisk sette inn et Excel-regneark rett fra tabellvalgmenyen på båndet.
