Slik administrerer du vedlegg i Outlook 2013
Det kommer en tid, jobbjakt eller deling av bilder med eldre familiemedlemmer, hvor du kanskje må sende ting på gammeldags måte - som et e-postvedlegg. Hvis du e-post på jobb, kan det være en del av ditt e-postrepertoar.
Tingen om vedlegg er, det er en slags uskreven kode med hensyn til å sende dem. For eksempel, mens du kan sende en stor fil i en e-post (det avhenger av hvor mye tjenesten eller Internett-leverandøren du bruker vil tillate), er det ikke nødvendigvis effektiv. På samme måte er det vanligvis bedre å sende flere filer, zippet i en containerfil.
Selvfølgelig, avhengig av hvilken type fil den er, kan det eller ikke komme til bestemmelsesstedet. Filer som de som endes i .EXE, .BAT og andre kjørbare typer, vil ofte (vanligvis) bli blokkert eller fjernet på grunn av deres tilknytning til skadelig programvare. Hvis du vil sende en fil som dette, må du sannsynligvis legge den inn i et .ZIP-arkiv.
Å komponere en e-post og administrere kontakter i Outlook er ganske enkel, og mens legge til og håndtere vedlegg bør være den andre naturen nå, kan mange brukere ikke innse at de kunne gjøre det bedre.
Legge til et vedlegg
Hvis du vil legge til et vedlegg, kan du dra en fil eller filer til en tom e-postmelding, og den blir klistret som et vedlegg. Eller klikk på "Legg på fil" -knappen på båndet, i Inkluder-delen.
Du må bla til stedet der filen du vil legge ved, er plassert, og velg deretter filen eller filene du vil inkludere i meldingen, og klikk deretter på "Sett inn." Alternativt, klikk på den lille pilen og velg "Sett inn som Tekst "og vedlegget ditt vil bli lagt inn, noe som betyr at det vil vises i meldingen din i stedet for som en egen fil.
Når du er vedlagt, kan du se den i feltet Vedlagt under Emne-linjen.
Til slutt, la oss si at du har vedlagt vedlegget ditt, og du skjønner at det er feil. Ikke noe problem, du kan bare velge vedlegget trykke på "Slett" -knappen på tastaturet, eller du kan høyreklikke og velge "Fjern".
Filer er ikke det eneste du kan legge ved meldingen, men du kan også legge ved elementer og signaturer.
Feste andre ting
Elementer kan inneholde visittkort (.VCF-filer, diskutert tidligere), kalendere og Outlook-elementer, som kan være notater, oppgaver, kontakter og andre ting du åpner i Outlook.
Kalendere er en annen ting du kanskje vil dele fra tid til annen, og hvis du klikker på "Legg ved element" -knappen, ser du det er enkelt å gjøre nettopp det. Å dele kalenderen betyr ikke at du må dele hvert enkelt element på hver eneste dag. Du vil kanskje bare dele noen dager eller en uke, for eksempel for en ferie eller familieferie.
Deling av en kalender gir deg muligheter til å velge den faktiske kalenderen, datoperioden, detaljene og andre avanserte alternativer.
Når du klikker "OK", ser du at kalenderen vil bli vedlagt e-postmeldingen, slik at den kan åpnes og sees, men det vil også bli klistret inn i selve meldingen, slik at mottakerne enkelt kan se det på en oversikt.
Outlook-elementer er stort sett alt du kan lage i Outlook, som deretter kan kobles til og sendes til andre Outlook-brukere. I det følgende skjermbildet ser du hvordan dette virker. Du velger kilden og deretter derfra, velg elementet eller elementene (du kan velge mer enn en) du vil legge ved.
Merk, du kan bestemme om du vil at varen skal komme som en faktisk fysisk vedlegg eller inline som bare tekst. Dette er det samme som vi diskuterte tidligere hvor du kan "Sett inn som tekst", og det vil vises som en del av den fysiske meldingen.
Visittkort kan eller ikke være en av de tingene du bruker eller trenger, men det er en veldig praktisk måte å dele dine umiddelbare detaljer i en enkel, praktisk pakke. Hvis du vil dele visittkortet ditt (eller andre), velger du det enkelt fra menyen Vedleggsartikler, og kontaktene dine vises.
Velg kortet eller kortene du vil legge ved, og klikk "OK", og kortene vises som tekst og vil også bli vedlagt som en .VCF-fil, som betyr at den kan importeres til en adressebok som støtter slike filer.
Deling av kontakter som visittkort er en veldig rask og enkel måte å forsyne andre med kontaktinformasjon, eller for å importere kontaktinformasjon fra noen andre uten å måtte skrive den inn i adresseboken for hånden..
Håndtering Vedlegg
Selvfølgelig, med e-post, er det alltid mulighet til å motta samt gi. Så hva gjør du når en melding med vedlegg kommer inn i innboksen din? Vanligvis er det ganske greit, som i det følgende bildet. Du ser vår testmelding har kommet med et vedlagt bilde.
Hvis vi bare klikker på vedlegget, ser du at alternativene vises i Båndsamtalet Vedlegg Verktøy. Herfra kan du gjøre noe på det. Legg merke til at hvis du mottar flere filer, kan du lagre alle vedleggene dine samtidig, og hvis du er usikker på om det er lurt å åpne vedlegget i det hele tatt, kan du fjerne det, men det er nok klokere å bare slette meldingen hvis du er i tvil.
Du kan også høyreklikke på et vedlegg i en melding, og du kan bruke den resulterende rullegardinmenyen til å ta de samme handlingene som funnet på båndet.
Ved håndtering av vedlegg er det store forskjeller. Vedlegg kan være farlig som alle som har brukt e-post i de siste tjue årene, kan attestere. Bunnlinjen, ikke åpne noe som ikke er fra noen du ikke kjenner eller stoler på, og bruk alltid en virus / malware skanner på datamaskinen din.
Håndtere flere filer eller store filer som vedlegg
Vi snakket litt om hvordan du håndterer ett eller kanskje noen vedlegg, men hva om du vil legge ved dusinvis eller hundrevis av filer? Eller hva om du vil legge ved en stor fil?
Sende store vedlegg er litt ukjent, spesielt hvis noen får mye e-post i prosessen. Problemet med å sende store filer via e-post er ikke så mye hvorvidt e-postserveren tillater vedlegg over bestemte størrelser. For det meste vil du sannsynligvis ikke sende en fil mye større enn en megabyte eller to, eller i det minste bør du ikke.
Likevel vil det være de tider hvor du trenger å sende noe som er litt uhåndterlig. Hvis du bruker en webposttjeneste som Yahoo, Gmail eller Microsoft, har de størrelsesgrenser (henholdsvis 25MB, 25MB, 20MB), akkurat som din ISP, f.eks. Comcast, Time Warner, AT & T, etc. vil også (vanligvis ca 10 Mb).
I de fleste tilfeller, når filene er for store eller mange, utsetter vi oss for å bruke en skygtjeneste, som er rikelig og tilbyr nok ledig plass til å sende de aller fleste filer. Oftere enn ikke, bare å laste opp filene dine til en skytsstasjon og deretter dele den, er raskere og mer pålitelig enn e-post. Vi har en praktisk måte å forklare hvordan du sender store filer via e-post hvis du vil lære mer.
Når det gjelder å sende flere filer, bør du ikke ha et problem forutsatt at det er noen, men når du begynner å feste dusinvis av bilder eller dokumenter, kan det hende at det blir litt vanskelig. Igjen, bruk en skygtjeneste. Uansett foreslår vi at du definitivt zip flere filer før du sender dem av. Windows har opprinnelig støtte for zip-filer, slik at du ikke trenger å bekymre deg om at mottakeren ikke er i stand til å åpne den.
Vennligst sjekk ut denne artikkelen, som forklarer alt du trenger å vite om zip-filer.
Dette virker som et ganske bra sted å avslutte vår diskusjon av vedlegg. De er ikke et komplisert emne, men uansett om du bruker Outlook, eller Gmail, eller annen e-post, kan det hende at sende filer krever noen ekstra trinn utover å bare legge dem til.
Når det gjelder nå har vi dekket de mest grunnleggende delene av Outlook-e-postmaktene - kontakter, adressering, komponering - alt dette er ganske enkle ting. Nå med vedlegg, har du en ganske godt avrundet kunnskap om de enkle tingene.
Nå er det på tide å gå opp i spillet vårt. Når du bruker Outlook og samler e-post, må du lære å administrere den ved hjelp av verktøy som Quick Steps og regler, som vi snakker om i en kommende funksjon. I mellomtiden, og som alltid, oppfordrer vi deg til å gi oss din tilbakemelding i vårt diskusjonsforum.
