Slik administrerer du AutoArchive i Outlook 2010

Hvis du vil holde Outlook 2010 ren og kjøre raskere, er en metode å konfigurere AutoArchive-funksjonen. I dag viser vi deg hvordan du konfigurerer og administrerer funksjonen i Outlook 2010.

Ved hjelp av AutoArchive kan du administrere plass i postkassen eller på e-postserveren ved å flytte eldre elementer til et annet sted på harddisken din.

Aktiver og konfigurer Autoarkiv

I Outlook 2010 er Auto Archive ikke aktivert som standard. For å slå den på, klikk på Fil-fanen for å få tilgang til Backstage View, og klikk deretter på Options.

Vinduet Outlook-alternativer åpnes, og deretter klikker du på Avansert, og deretter AutoArchive Settings-knappen.

Vinduet AutoArchive åpnes, og du vil legge merke til at alt er nedtonet. Merk av i boksen ved siden av Kjør AutoArchive hver gang ...

Merk: Hvis du velger alternativet Slett gamle elementer permanent, vil ikke postene bli arkivert.

Nå kan du velge innstillingene for hvordan du vil administrere AutoArchive-funksjonen. Velg hvor ofte du vil at den skal løpe, spør før funksjonen kjører, hvor du skal flytte elementer og andre handlinger du vil skje under prosessen. Når du har gjort dine valg, klikker du OK.

Konfigurer enkeltmapper manuelt

For mer kontroll over individuelle mapper som er arkivert, høyreklikk på mappen og klikk på Egenskaper.

Klikk på AutoArchive-fanen og velg innstillingene du vil endre for den mappen. For eksempel vil du kanskje ikke arkivere en bestemt mappe eller flytte arkiverte data til en bestemt mappe.

Hvis du vil manuelt arkivere og sikkerhetskopiere et element, klikker du på Fil-fanen, Opprydningsverktøy, og deretter Arkiver.

Klikk på alternativknappen ved siden av Arkiver denne mappen og alle undermapper. Velg mappen du vil arkivere. I dette eksemplet vil vi arkivere denne mappen til et bestemt sted.

.Pst-filene er lagret i dokumentmappen din og hvis du trenger å få tilgang til dem på et senere tidspunkt, kan du.

Etter at du har installert AutoArchive, kan du finne elementer i de arkiverte filene. I navigasjonsruten utvider du arkivmappen i listen. Du kan deretter vise og få tilgang til meldingene dine.

Du kan også få tilgang til dem ved å klikke på filfanen \ Åpne og åpne Outlook-datafilen.

Deretter kan du bla til den arkiverte filen du vil åpne.

Arkivering av gamle e-postmeldinger er en god måte å bidra til å holde en fin, ren postkasse, for å øke hastigheten på Outlook-opplevelsen, og spare plass på e-postserveren. Den andre fine tingen er at du kan konfigurere e-postarkiver og bestemte mapper for å møte dine e-postbehov.