Slik sender du aldri et dokument igjen

Faksmaskiner er fortsatt fraktet sammen på kontorer rundt om i verden. Offentlige byråer, advokater, leger og andre sakte organisasjoner krever ofte fakser - i beste fall er det et nødvendig onde.

Faks er ofte sett på som sikrere enn e-post, selv om det egentlig ikke er det. Faksmaskiner kommuniserer over telefonlinjer uten kryptering, og faksmaskinene holdes ofte i travle områder hvor dokumenter enkelt kan gripes av noen.

Alternativer til faksing

Det er mange alternativer til faksing. Hvis du ikke er begrenset av lover eller fordi personen i den andre enden krever at du bruker faks, kan du prøve ett av disse alternativene:

• E-postdokumenter: Ja, den ydmyke e-posten kan erstatte mange fakser. Du sannsynligvis fakser et dokument skrevet av en datamaskin uansett, så hvorfor bry deg med en faksmaskin? Fest filen til en e-post, eller ta bare med den viktige teksten i en e-post selv.
• Skann og e-post: Hvis du har en faksmaskin som også fungerer som en skanner, kan du bruke den til å skanne papirdokumenter til datamaskinen som PDF-filer. Fest de PDF-filene til en e-post for å sende dem sammen. Du kan til og med prøve å bruke telefonen til å skanne dokumentet - sikkert, det vil ikke være den beste kvaliteten, men vi har sett noen ganske lave fakser av lav kvalitet.
• Last opp dokumenter: Noen organisasjoner kan tillate deg å laste opp disse skannede dokumentfilene på nettet i stedet for å bare sende dem.
• Bruk Snail Mail: Snail mail er et tregere alternativ til faksing som er verre på mange måter, men det er ikke alltid dårlig. Hvis du ikke har en faksmaskin og dokumentet ikke er haster, kan du generelt sende et dokument til de fleste organisasjoner i stedet for å fakse det. Jo, du må håndtere postsystemet, men i det minste trenger du ikke å fakse noe.

Tegn dokumenter uten å skrive ut dem

Det kan hende du må signere dokumenter og sende dem til noen, og når de er skrevet ut, kan du bli fristet til å fakse dem. Tross alt ville alternativet være å skrive ut dokumentet, signere det, skanne det tilbake til datamaskinen, og sende det til e-post. I stedet for å kaste bort tiden din, kan du bruke programvare til å bruke din virkelige signatur til et dokument på datamaskinen. Bare fang opp signaturen din en gang, og den blir lagret som et bilde du kan søke på dokumenter. Du kan enkelt signere fremtidige dokumenter uten å skrive ut dem.

Hvis du har en tavle med en penn, kan du til og med bruke pekepennen til å signere et dokument direkte på skjermen.

Faks et dokument på nettet

Med nettfaks-tjenester kan du fakse et dokument uten at du trenger en faksmaskin eller en telefonlinje. Du bruker et nettbasert grensesnitt for å laste opp et dokument og angi mottakerens telefonnummer. Tjenesten i seg selv tar seg av alle de siste milene, fakser dokumentet til den eksterne faksmaskinen via sine egne telefonlinjer.

Hvis du bare trenger å sende fakser sjelden, vil disse tjenestene tillate deg å sende noen få sider her og der uten å bruke en cent. Hvis du må fakse dokumenter oftere, må du kanskje betale noe - men du må betale for en faksmaskin og en telefonlinje, uansett.

Disse tjenestene involverer teknisk faksing, men i det minste føler de seg ikke for å bruke en clunky gammel faksmaskin og krever ikke at du har en fasttelefon.

Motta en faks på nettet

Motta en faks kan være en hodepine hvis du har et hjemmekontor. Faksmaskinen må være på og lytte til fakser hele tiden. Du trenger en dedikert linje for å motta fakser, slik at du ikke går glipp av eventuelle fakser når du er på telefonen. Du kan prøve å spørre folk om å fakse deg et dokument på et bestemt tidspunkt når du er sikker på at fasttelefonen ikke er bundet opp.

I stedet for å håndtere alt dette tullet, be folk om å skanne og sende dokumenter til deg. Du kan også bruke andre verktøy hvis du ikke vil stole på e-post. Du kan for eksempel bruke JotForm sammen med Dropbox for å lage en nettside der folk kan laste opp PDF-filer, og de vil vises i en mappe i Dropbox.

Du kan også prøve å bruke en tjeneste som gir deg et dedikert faksnummer og lar deg motta fakser der. Disse koster generelt penger - tross alt må fakstjenesten betale for et dedikert fasttelefonnummer og overvåke det for deg. eFax tilbyr 10 gratis innkommende sider i måneden, selv om de ikke gir deg noen gratis utgående sider. HelloFax lar deg sende fem gratis sider, men det er det. Hver gratis online faksingstjeneste har en fangst som dette - det gratis tilbudet eksisterer for å tegne deg, mens du må betale for de viktigste funksjonene. Faksing innebærer grensesnitt med faksmaskiner og fasttelefonnumre, og det er ikke gratis. Det er også ofte brukt til forretningsformål, og bedrifter er villige til å bruke penger på denne typen ting.

Det siste feriestedet: Bruk en faktisk faksmaskin uten å eie en

Hvis du ikke ønsker å håndtere online-tjenester eller sneglepost, og du absolutt ikke har annet valg enn å sende det sporadiske dokumentet som en faks, er det fortsatt et alternativ til å kjøpe din egen faksmaskin og bruke en fasttelefon. Du kan sikkert besøke en lokal butikk som tilbyr kopiering, og de lar deg betale noen få cent for å sende en faks. Dette er ikke ideelt hvis du ofte sender fakser, men hvis du må fakse noe en gang per år, kan dette være et bra alternativ.

Selvfølgelig innebærer dette fortsatt å bruke en faksmaskin. Noen organisasjoner krever bare fakser, og du kan ikke føle deg komfortabel å laste opp ekstremt sensitive dokumenter til en nettbasert faksservice. Det er ikke mye du kan gjøre hvis du må håndtere en organisasjon som krever fakser.

Fakser vil fortsatt være hos oss en stund enda, hvis bare på grunn av forskrifter som oppfordrer helsevesenet og juridiske organisasjoner til å fortsette å bruke det eldre fakssystemet i stedet for moderne alternativer.

Image Credit: Abhisek Sarda på Flickr, historier om en vandrende youkai på Flickr, AuthenticEccentric på Flickr