Slik reduserer du størrelsen på Outlook-datafilen

Outlook-datafiler kan bli svært store over tid, spesielt hvis du får mange vedlegg. Selv om du sletter gamle meldinger, blir ikke størrelsen på Outlook-datafilen redusert tilsvarende.

Dine Outlook-datafiler (.pst og .ost-filer) inneholder alle e-postadressene dine (i alle mappene dine, inkludert sendte e-post), kontakter, kalenderavtaler, oppgaver og notater, samt tilhørende filvedlegg. Når du sender og mottar flere e-poster og vedlegg, legger du til flere avtaler i kalenderen din, og lager flere oppgaver og notater, kan Outlook-datafilene dine enkelt vokse til flere gigabyte i størrelse. Mine er en gigabyte, men det er fortsatt ganske stort.

Selv om du tømmer mappen Slettede elementer, eller har den automatisk tømt når du avslutter Outlook, blir ikke rommet som er opptatt i datafilen, løslatt. Du kan imidlertid gjenvinne den plassen ved komprimering din Outlook-datafil. Slik gjør du det.

Første trinn: Undersøk dine kontoer og slett det du ikke trenger

Før du går gjennom komprimeringsprosessen, vil du gå gjennom Outlook og slette alt du ikke trenger. Vi anbefaler å sjekke hvor stor de forskjellige mappene dine er, så du vet hvilke elementer som vil frigjøre mest plass. Husk at du også kan slette kalender, oppgaver og notater i tillegg til e-post. For å sjekke størrelsene på mappene dine, velg innboksen (eller en annen mappe) i kontoen (Outlook-datafil) du vil komprimere, og klikk kategorien "Fil".

Klikk på "Verktøy" på bakpanelet, og velg "Mailbox Cleanup" fra rullegardinmenyen.

I dialogboksen Oppretting av postkasse klikker du på "Vis postkasseformat".

Dialogboksen Mappestørrelse viser størrelsen på hver mappe i den valgte kontoen. Bla gjennom og se hvilke mapper som er større, hvor du kanskje vil slette elementer. Klikk på "Lukk" når du er ferdig.

Hvis du vil se størrelsen på mappen Slettede elementer, klikker du på "Vis slettede elementer".

Vår Deleted Items-mappe er ikke stor, men vi må tømme det uansett før du komprimerer vår datafil. Klikk på "Lukk".

Du blir returnert til dialogboksen E-postboksopprydding. Hvis du vil slette flere elementer fra kontoen din, klikker du på "Lukk" for å gå tilbake til kontoen din. Velg eventuelle e-poster, kalender, oppgaver og notater du ikke vil ha, og trykk Slett. Du kan også trykke Shift + Delete for å slette de valgte elementene permanent, omgå mappen Slettede elementer.

Trinn to: Tøm mappen Slettede elementer

Du vil også tømme papirkurven, eller "Slettede elementer" -mappen, før du fortsetter. Hvis det fortsatt finnes elementer i mappen Slettede elementer, kan du tømme mappen på to måter. En måte er å klikke på "Tom" i dialogboksen E-postboksopprydding, hvis den fortsatt er åpen.

En bekreftelsesdialogboks viser at du vil slette elementene permanent i mappen Slettede elementer permanent. Klikk "Ja".

Hvis dialogboksen Oppringing av postkasse ikke er åpen, kan du også tømme mappen Slettede elementer direkte i kontoen din i Mail-panelet. For å gjøre dette må du først kontrollere at Mail-panelet er aktivt. Trykk Ctrl + 1 for å åpne Mail-panelet, hvis det ikke er det. Deretter høyreklikker du mappen Slettede elementer i kontoen du vil komprimere, og velger "Tom mappe" fra hurtigmenyen. Den samme bekreftelsesdialogboksen på bildet over viser.

Trinn tre: Komprimer ditt Outlook-datafil

Nå som du har slettet elementer du ikke vil ha og tømt mappen Slettede elementer, er det på tide å komprimere Outlook-datafilen. I hovedvinduet i Outlook klikker du på "File" -fanen igjen. Kontroller at skjermbildet Kontoinformasjon er aktivt. Hvis ikke, klikk "Info" i listen over elementer til venstre. Klikk på "Kontoinnstillinger" og velg deretter "Kontoinnstillinger" fra rullegardinmenyen.

I dialogboksen Kontoinnstillinger klikker du kategorien "Datafiler".

Velg Outlook-datafilen du vil komprimere i listen, og klikk deretter på "Innstillinger".

Hvis den valgte kontoen er en POP3-konto (.pst-fil), vises følgende dialogboks. Klikk på "Kompakt nå".

Ellers, hvis den valgte kontoen er en IMAP-konto (.ost-fil), vil du se følgende dialogboks. Klikk på "Kompakt nå".

Følgende dialogboks vises mens Outlook-datafilen er komprimert.

Når komprimeringsprosessen er ferdig, returneres du til dialogboksen Outlook Data File (eller Outlook Data File Settings). Klikk på "OK" eller "Avbryt" for å lukke det.

Klikk "Lukk" i dialogboksen Kontoinnstillinger.

Vår Outlook-datafil gikk fra omtrent 951 MB til ca 845 MB, så vi fikk tilbake litt over 100 MB diskplass. Jo større datafilen din, jo mer plass får du sannsynligvis tilbake.

Ved å komprimere Outlook-datafilene kan du ikke bare spare diskplass, men kan også forbedre ytelsen til Outlook. En stor Outlook-datafil kan gjøre at Outlook tar lengre tid å starte opp, jobbe med og slå av. Så periodisk komprimering av Outlook-datafilen er en smart ting å gjøre.