Slik reduserer du størrelsen på Microsoft Office-dokumenter som inneholder bilder

Selv i disse tider med raske internettforbindelser, store harddisker og massevis av gratis skylagring, kan filstørrelsen noen ganger bety. Du kan ha en grense for størrelsen på filer du kan sende eller motta via e-post, eller det kan hende at du ikke kjører lite på diskplassen. Uansett årsak, hvis du har Office-dokumenter som inkluderer bilder, kan du kanskje redusere størrelsen på disse filene betydelig.

Office jobber allerede bak kulissene for å holde filstørrelsene små. Den nyere DOCX-filtypen fungerer i hovedsak som en ZIP-fil, og komprimerer innholdet i filen. Bilder og tekst som vises mer enn en gang i et dokument lagres kun én gang i den aktuelle filen. Så, i hvert fall i nyere versjoner av Office-apper, finner du at store filstørrelser vanligvis er et resultat av å ha mange forskjellige bilder i dokumentene dine.

Den gode nyheten er at Office-apper også tilbyr noen nyttige verktøy for å holde disse bildestørrelsene i kontroll. I denne artikkelen bruker vi Office 2016 (nærmere bestemt Word 2016) som vårt eksempel. Men du finner de samme verktøyene vi diskuterer i andre Office-apper, som Excel og PowerPoint, og i tidligere versjoner av Office går tilbake til minst Office 2010.

Komprimer bilder i ditt Office-dokument

Det første trinnet du bør ta når du prøver å redusere filstørrelsen på et dokument med bilder, er å komprimere bildene. Hver Office-app tilbyr et praktisk verktøy for å gjøre nettopp det. Vi bruker Word her (og det er det vi skal henvise til i de følgende trinnene), men du finner funksjonene på samme sted i andre Office-apper.

I dokumentet klikker du på et bilde for å velge det. Klikk på Format-menyen som vises på Office-verktøylinjen når du velger et bilde.

Klikk på knappen Komprimer bilder på Format-menyen.

I vinduet Komprimeringsbilder klikker du "Bruk kun på dette bildet" hvis du vil komprimere kun bildet du valgte. Når dette alternativet ikke er merket, gjelder dine handlinger for alle bildene i dokumentet. Velg "Slett beskjærne områder av bilder" hvis du har beskåret bilder i dokumentet ditt og vil fjerne områdene du har klippet ut. Bare vær oppmerksom på at hvis du velger dette alternativet, vil du ikke kunne angre beskjæringen senere, med mindre du setter inn det originale bildet på nytt. Du kan også velge en oppløsning for å komprimere bilder. Velg den laveste oppløsningen som dekker dine behov. Klikk på OK når du er ferdig.

Avhengig av antall bilder i dokumentet, kan det ta noen øyeblikk å komprimere dem alle. Når det er ferdig, lagre dokumentet og sjekk den nye filstørrelsen. Hvis du ikke er sikker på at du vil holde fast ved endringene, kan du alltid lagre dokumentet som en ny fil og deretter sammenligne filstørrelser med den opprinnelige versjonen.

Fjern redigeringsinformasjon fra bilder

Office-apper tilbyr alle slags flotte bilderedigeringsverktøy bygget rett inn. Når du bruker dem, beholder Word det opprinnelige bildet og holder oversikt over redigeringene du har gjort, slik at du kan angre dem eller gå tilbake til det opprinnelige bildet hvis du trenger å . Hvis du er fornøyd med måten du har formatert bildene på, øker alt som lagret redigeringsinformasjon bare størrelsen på filen. Hvis komprimering av bildene i dokumentet ditt ikke fikk filstørrelsen tilstrekkelig nok, kan du også få Word til å slette den lagrede formateringsinformasjonen. Igjen vil du kanskje lagre dokumentet som en ny fil før du begynner, slik at du kan gå tilbake til originalen om nødvendig.

Når dokumentet er åpent, klikker du på Fil-menyen.

Klikk på Alternativer på Fil-menyen.

I vinduet Ordalternativer, fra valgene til venstre, klikker du på Avansert.

I vinduet Avansert ordvalg ruller du ned til delen "Bildestørrelse og kvalitet" til høyre. Velg alternativet "Slett redigering data" for å få Word til å slette formateringsinformasjonen når du lagrer filen. De andre alternativene i denne delen tillater deg å beskytte dokumentet mot å ha bilder komprimert og velge en standardoppløsning for når bildene komprimeres (selv om du alltid kan velge en ny oppløsning når du komprimerer).

Når du har gjort det, lagre filen (eller lagre som en ny fil) og sjekk ut den nye filstørrelsen. Det vil trolig ha gått ned en god bit.

I vårt eksempel har vi tatt en Word-fil ("File 1.docx" i følgende bilde) som inneholder ca 20 bilder av god kvalitet og veid inn med nesten 48 MB i størrelse. Mange av bildene ble beskåret, noen ble endret, og flere ble redigert på andre måter. Etter å ha komprimert bildene og fjernet lagret formateringsinformasjon, er den nye filen ("Fil 2 (komprimert) .docx" i bildet nedenfor) nå under 35 MB, en nedgang på 27% i filstørrelsen. Og for å illustrere bygget i komprimering i DOCX-formatet, vi også zip den filen. Som du kan se, er forskjellen i størrelse mellom de zippede og unzipped-filene ubetydelig.

Og det er det! Bildene er store og de kan raskt øke størrelsen på Office-dokumentene dine. Men ved å bruke de innebygde komprimeringsverktøyene i Office-apper og fjerne gammel redigeringsinformasjon, kan du redusere størrelsen på Office-dokumenter som inneholder bilder uten mye arbeid, betydelig..