Slik reduserer du størrelsen på et Microsoft Word-dokument
Word-dokumenter kan få store, uvanlig lange, komplekse dokumenter med massevis av innebygde bilder, fonter og andre objekter. Men det ser også ut til at dokumenter kan vokse ut av hånden for tilsynelatende ingen grunn i det hele tatt. Hvis du har et stort dokument, er det noen ting du kan prøve å redusere filstørrelsen.
Når du har et Word-dokument som er litt for stort, vil det første du prøver å komprimere bildene i den. Dette skyldes blant annet at nettsteder som How-To Geek har skrevet omfattende artikler som forklarer hvordan du gjør dette, og delvis fordi bilder ser alltid ut til å støte på størrelsen på et Word-dokument uten grunn. Du bør fortsatt gå videre og følge de tipsene vi skrev i den artikkelen fordi hvis du har bilder, hjelper de deg.
Men hvis du ikke har bilder, eller har du fulgt disse tipsene og trenger å redusere filstørrelsen mer, har vi dekket deg. Vi har mange tips for å dele, så vi har brutt dem ned i ting som definitivt vil bidra til å redusere størrelsen på et Word-dokument, ting som kan hjelpe, og noen ofte foreslåtte tips som du ikke bør bry deg om.
La oss komme i gang.
Tips som vil bidra til å redusere et dokuments størrelse
Ikke alle tipsene du finner vil være nyttige for deg. Noen ganger er dette fordi de ikke gjelder for situasjonen din (hvis du ikke har noen bilder, vil tips om komprimering av bilder ikke være i bruk), men noen ganger er tipsene bare feil. Vi har testet alle tipsene i denne delen, så vi vet at de jobber.
Konverter dokumentet til DOCX-formatet
Microsoft lanserte DOCX-formatet i Office 2007, så hvis du fortsatt bruker .doc-format, er det på tide å konvertere. Den nyere .docx-filtypen virker hovedsakelig som en ZIP-fil ved å komprimere innholdet i dokumentet, slik at du enkelt konverterer en .doc-fil til .docx-formatet. (Dette gjelder også for andre Office-formater som Excel (.xls til .xslx), PowerPoint (.ppt til .pptx) og Visio (.vsd til .vsdx) forresten.)
For å konvertere .doc-filen, åpne den i Word og klikk på File> Info> Convert.
Klikk "OK" på spørringen som vises, klikk på "Lagre" -knappen, og Word konverterer dokumentet til .docx. Word gjør denne konverteringen ved å opprette en helt ny versjon av dokumentet i det nye formatet, så du vil fortsatt ha din gamle .doc-versjon tilgjengelig.
Vi testet dette med en 20-siders .doc-fil, som inneholdt seks bilder, forskjellige tabeller og formateringsmerker. Den opprinnelige .doc-filen var 6,001KB, men den konverterte .docx-filen veide bare inn på 721KB. Det er 12% av originalstørrelsen. Ingenting annet vi foreslår nedenfor, vil gjøre mer for å redusere filstørrelsen din, så hvis du har .doc-filer du kan konvertere til .docx, kan arbeidet ditt bli gjort.
Sett inn bildene dine i stedet for å kopiere og lagre dem
Når du kopierer og limer inn et bilde i dokumentet, gjør Word visse forutsetninger om hvordan man skal håndtere det. En av disse forutsetningene er at du vil at det limte bildet skal være et BMP-format, som er en stor filtype, eller noen ganger PNG, som fortsatt er ganske stor. Et enkelt alternativ er å lime inn bildet ditt i et redigeringsprogram i stedet, lagre det som et mindre format som JPG, og bruk deretter Sett inn> Bilde for å sette bildet inn i dokumentet i stedet.
Ved å legge inn det lille skjermbildet nedenfor direkte inn i et ellers tomt Word-dokument, har dokumentets størrelse hoppet fra 22 kB til 548 kB.
Legge det skjermbildet i Paint, lagre det som en JPG, og deretter sette den JPG i et tomt dokument, forårsaket at dokumentet hopper til bare 331 KB. Det er litt over 40% mindre. Enda bedre, ved hjelp av GIF-formatet, resulterte i et dokument som var over 60% mindre. Oppskalert, det er forskjellen mellom et 10 MB dokument og 4 MB dokument.
Selvfølgelig kan du ikke alltid komme unna med dette. Noen ganger trenger du bedre bildekvalitet som formater som BMP og PNG kan tilby. Men hvis det er et lite bilde eller du ikke trenger super høy kvalitet, kan du bruke et lettere vektformat og sette inn bildet.
Mens du lagrer bildet, gjør du redigeringen
Når du redigerer et bilde i Word, lagrer det alle bildedigeringene som en del av dokumentet. Det betyr at hvis du beskjærer et bilde i dokumentet, beholder Word fremdeles det fulle originale bildet. Endre et bilde til svart og hvitt, og Word beholder fortsatt det opprinnelige fargebildet.
Dette øker størrelsen på dokumentet ditt unødvendig, så når du har gjort endringer i bildene dine, og du er sikker på at du ikke trenger å returnere bildene, kan du få Word til å slette redigeringsdataene.
Men bedre enn å fjerne unødvendige data fra dokumentet ditt, er det ikke å ha unødvendige data i dokumentet ditt i utgangspunktet. Eventuelle redigeringer du kan lage, selv enkle som å beskjære eller legge til en pil, gjøres best i en bildeditor før du setter inn bildet i dokumentet.
Komprimer alle bildene dine i én gang
Ja, vi sa i starten at denne artikkelen handlet om annen måter å redusere filstørrelsen din, men de fleste artikler om dette emnet forteller deg hvordan du komprimerer bildene en om gangen (inkludert vår artikkel), og her på How-To Geek handler det om å finne bedre måter å gjøre ting på.
Klikk på Fil> Lagre som> Flere alternativer. (Du kan ha "Lagre en kopi" i stedet for "Lagre som" hvis du har OneDrive med AutoSave slått på.)
Dette åpner dialogboksen "Lagre som", der du får tilgang til noen ekstra alternativer. Klikk på Verktøy> Komprimer bilder.
Dette åpner panelet "Komprimer bilder", der du kan bestemme hvilken komprimering du vil bruke på alle bildene dine samtidig.
Alternativet Bruk bare på dette bildet er gråtonet fordi dette er et alt- eller ingenting-verktøy, eller alle bildene dine vil ha disse alternativene brukt når du lagrer dokumentet, eller ingen av dem vil. Så hvis du vil velge forskjellige alternativer for forskjellige bilder, vil dette ikke fungere for deg. Men hvis du ønsker å komprimere alle bildene dine på en gang, er dette muligheten til å bruke.
Velg dine valg, klikk "OK", og lagre deretter den nye versjonen av dokumentet med alle bildene komprimert.
Stopp innebygde skrifttyper i dokumentet
Med mindre du bruker en uvanlig skrifttype fra en galakse langt, langt unna, er det nesten sikkert at alle som du deler dokumentet med, vil kunne lese det ved hjelp av deres kopi av Word (eller et gratis alternativ som Libre Office). Så hvorfor vil du kaste bort plass i filen ved å legge inn fonter? Stopp dette ved å gå til Arkiv> Valg> Lagre og slå av "Inkluder fonter i filen" -alternativet.
Du tror kanskje at dette ikke ville gjøre stor forskjell, men du ville ha feil. Hvis du har innstilt skrifttype, og at alternativet "Ikke legg inn felles systemfonter" er slått av, er forskjellen i filstørrelsen nesten 2 MB. Selv med "Ikke legg inn vanlige systemfonter" slått på (som betyr at fonter som Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman og så videre ikke er inkludert), er filen fortsatt nesten 1,3 MB større.
Så ja, slutte å legge inn fonter i dokumentet ditt.
Stopp innebygge andre filer hvis du kan
Vi har nylig vist deg hvordan du legger inn eller kobler et Excel-regneark i et Word-dokument (og du kan gjøre dette med andre filer, som PowerPoint-presentasjoner eller Visio-diagrammer også). Hvis du kan koble til regnearket i stedet for å legge det inn i det, sparer du mesteparten av Excel-filen. Du vil ikke lagre alt, fordi det koblede regnearket fortsatt vil legge til noen størrelse, men dokumentet ditt vil bli mye mindre med en kobling enn en fullstendig embedde. Selvfølgelig er det ulemper å knytte sammen med fordeler, så vær sikker på at du leser den artikkelen for å forstå dem før du gjør dette.
Stopp Lagre en miniatyrbilde for dokumentet
På dagtid lar Word deg lagre et miniatyrbilde av dokumentet slik at Windows kan vise deg en forhåndsvisning i Filutforsker. I disse dager kan File Explorer gjøre dette på egen hånd og trenger ikke hjelp fra Word, men alternativet er fremdeles der i dokumentet. I vårt 721KB testdokument, ved å slå dette alternativet, økte du filstørrelsen til 3247 KB. Det er 4,5 ganger størrelsen på den opprinnelige filen - for ingenting. Du finner denne innstillingen på Arkiv> Info> Egenskaper> Avanserte egenskaper.
Slå av avmerkingsboksen "Lagre miniatyrer for alle Word-dokumenter" og klikk "OK".
Navnet på dette alternativet er litt misvisende, fordi det er bare å påvirke dokumentet du har åpnet, selv om det står "alle Word-dokumenter." Hvis dette er slått på som standard når du oppretter et dokument, så Du må slå den av i Normal.dotx-malen, og Microsoft har gitt gode instruksjoner for å gjøre dette hvis du ikke er sikker på hvordan.
Du kan også slå denne innstillingen av i "Save As" -dialogen, der den kalles den litt mer korrekte "Lagre miniatyrbilde".
Fjern personlig og skjult informasjon fra dokumentet
Ikke bare er personlig informasjon som legger til størrelsen på dokumentet ditt, men det er også potensielt å gi leserne dine opplysninger du ikke vil at de skal ha. Det kan også være informasjon som er formattert som skjult, og hvis du ikke trenger denne skjulte teksten i dokumentet, hvorfor ikke bli kvitt det?
Fjern denne unødvendige informasjonen fra dokumentet ditt ved å gå til Fil> Info> Søk etter problemer og deretter klikke på "Inspiser dokument" -knappen.
Pass på at "Dokumentegenskaper og personlig informasjon" er slått på, og klikk deretter på "Inspiser". Når inspektøren er ferdig med å kjøre, klikker du på "Fjern alt" i delen "Dokumentegenskaper og personlig informasjon"..
Denne handlingen reduserte testfilstørrelsen med 7 KB, så ikke et enormt beløp. Det er imidlertid god praksis å fjerne personlig informasjon fra filene dine, så du bør nok gjøre dette uansett. Vær advart om at du ikke kan gjenopprette disse dataene etter å ha fjernet den, så sørg for at du er glad for at den skal gå før du fjerner den. Du kan gjøre det samme for alternativene "Usynlig innhold" og "Skjult tekst", men dette vil bare gjøre filen mindre hvis du har skjult innhold.
Slå av AutoRecover (Hvis du tør)
En av Words flotte funksjoner - faktisk en av de flotte funksjonene i alle Office-apper - er AutoRecover. Denne funksjonen gjør regelmessig sikkerhetskopiering av filen din mens du arbeider, så hvis Word krasjer eller datamaskinen starter på nytt uventet (for eksempel når Windows gjør en systemoppdatering over natten), blir du presentert automatisk gjenopprettede versjoner av åpne dokumenter neste gang du starter Ord. Selvfølgelig legger alle disse versjonene til størrelsen på filen din, så hvis du slår av AutoRecover, blir filen din mindre.
Gå til Arkiv> Valg> Lagre og slå av "Lagre AutoRecover-informasjon hvert [x minutter]" alternativ.
Dette vil ikke gjøre en umiddelbar forskjell, men det vil stoppe nye AutoRecover-versjoner som legges til filen mens du jobber med den.
Bare vær advart om at du ikke lenger har AutoRecover-versjoner, så hvis Word krasjer eller lukkes uventet, vil du miste alt arbeidet ditt siden sist du lagret det.
Kopier alt til et helt nytt dokument
Når du jobber med et dokument, sparer Word forskjellige ting i bakgrunnen for å hjelpe deg. Vi har vist hvordan du slår dem av når det er mulig, og hvordan du sletter dataene som Word samler inn, men det vil trolig fortsatt være ting i dokumentet du ikke trenger. Hvis du finner deg selv underlagt denne typen dokumentstørrelse, kan du opprette et nytt dokument og deretter kopiere alt over til det.
Begynn med å opprette et nytt tomt dokument. Velg alt innholdet i ditt nåværende dokument ved å trykke Ctrl + A. I det nye dokumentet, trykk Ctrl + V for å lime alt. Dette kopierer all tekst, seksjoner, formatering, sidelayoutalternativer, sidetalering-alt du trenger.
Ditt nye dokument vil ikke ha noen av de foregående bakgrunnsbildene, AutoRecover-informasjonen eller tidligere versjoner, og dette bør redusere filstørrelsen.
Husk at dette vil kopiere over alle redigeringsdata i bildene dine, så du vil kanskje fjerne det fra originaldokumentet før du kopierer alt til det nye dokumentet. Hvis du ikke gjør det, er det ikke så farlig. Du kan fortsatt fjerne den fra ditt nye dokument.
Vi kan ikke fortelle hvor mye dette vil spare, fordi det kan være alt fra noen få kilobytes til mange megabyte, men det er alltid verdt å gjøre hvis du vil fjerne så mye fett som mulig fra dokumentet ditt.
Som en bonus har vi også sett denne kopien / lim inn til et nytt dokumenttrick, løse rare feil i Word-dokumenter som var vanskelig å spore opp ellers.
Tips som Kanskje Hjelp Reduser et dokumentets størrelse
Noen tips virker som om de ville hjelpe, men vi kunne ikke få et positivt resultat med dem. Vi sier ikke at de ikke vil bidra til å redusere filstørrelsen, men det ser ut til at du trenger et bestemt sett med omstendigheter for å få noen fordeler av dem. Vi anbefaler på det sterkeste å prøve tipsene fra forrige seksjon først, og deretter gi disse en gå hvis du trenger det.
Slå av bakgrunnsbilder
Jo mer komplisert et dokument, og jo lengre det har vært siden du lagret det, jo lengre tid det kan ta å lagre når du klikker på "Lagre" -knappen. For å hjelpe til med å komme seg rundt dette, har Word en innstilling i Fil> Valg> Avansert navngitt "Tillat bakgrunnsbilder."
Denne innstillingen er aktivert som standard og lagrer dokumentet i bakgrunnen mens du jobber med det. Tanken er at når du klikker på "Lagre", blir det færre endringer å lagre, og det vil spare mye raskere. Dette er i stor grad en tilbakekalling til dagene da Word tok opp en proporsjonalt større mengde systemressurser, og på moderne systemer er det sannsynligvis ikke nødvendig, spesielt hvis du ikke redigerer svært lange eller kompliserte dokumenter.
Juryen er ut på om dette gjør forskjellen i filstørrelsen. Hvis du forlater et dokument som er åpent med denne innstillingen, har det ikke vært noen forskjell på størrelsen på testdokumentet (mens du lar AutoRecover slås på gjorde øke filstørrelsen). Å gjøre endringer i løpet av en periode på ca. 30 minutter forårsaket ikke at dokumentstørrelsen endret seg vesentlig, uansett om "Tillat bakgrunnssparing" var på eller av. Det ble heller ikke endret hvor raskt dokumentet lagret.
Kort sagt: dette er opp til deg. Hvis du slår av, reduserer du ikke filstørrelsen og lar den stå på, fordi alt som Word gjør for å lagre dokumentene automatisk, er en god ting.
Konverter til RTF og deretter konvertere tilbake til DOCX
RTF står for Rich Text Format, og det er en åpen standard for dokumenter som gir litt mer formatering enn vanlig tekst, men ikke alle klokkene og fløyene i DOCX. Ideen om å konvertere en DOCX til RTF er at den fjerner all ekstra formatering og eventuelle skjulte data, slik at når du lagrer RTF-filen din tilbake som en DOCX-fil, vil filstørrelsen bli mindre.
Konvertere vår 20 sider, 721 KB testdokument til RTF, endret filstørrelsen til 19,5 MB (så ikke bruk RTF hvis du vil ha en liten fil). Konvertere den tilbake til DOCX resulterte i en fil som var 714 KB. Det er en 7 KB lagrings-mindre enn 1%, og fordi RTF ikke kunne håndtere noen av de enkle tabellformatene vi brukte, måtte vi reformat .... som brakte størrelsen tilbake til 721 KB.
Dette virker ikke som om det vil ha mange fordeler for dokumentet ditt, spesielt når den moderne DOCX har så mange formateringsfunksjoner som RTF ikke kan håndtere.
Konverter til HTML og deretter Konverter tilbake til DOCX
Dette er den samme ideen som å konvertere til RTF, bortsett fra at HTML er et webformat. Vår konverteringstest viste nesten identiske resultater ved å bruke RTF.
Vi prøvde dette på vår 721 KB DOCX-fil, og den konverterte den til en 383 kB HTML-fil. Konvertere den tilbake til DOCX resulterte i en 714 KB-fil. Det er en besparelse på 1%, men det skjedde med formateringen, spesielt overskriftene, og disse måtte bli omgjort.
Unzip dokumentet og komprimere det
Et DOCX-dokument er en komprimert fil, som et arkiv du lager med 7-Xip eller WinRar. Dette betyr at du kan åpne den med et av verktøyene og se alt innholdet. Et tips du kan se er å trekke ut alle filene fra DOCX, legge dem til et komprimert arkiv, og deretter gi nytt navn til det arkivet til en DOCX filtillegg. Hei presto, du har et Word-dokument som er blitt komprimert! I teorien høres dette troverdig ut, men ved hjelp av både 7-Zip og WinRar og forskjellige arkivformater fant vi at hver gang vi prøvde å åpne .docx-filen vi hadde opprettet, fortalte Word oss at filen var skadet.
Det kan være noen fordeler i denne ideen - vår 721 kB-fil opphørte som bare 72 kB-men vi vil ikke anbefale det med mindre du vil bruke mye tid på å spille rundt med det for å prøve å få det til å fungere. Lagringen kan også bare skyldes at kompresjonsprosessen har fjernet / komprimert noe som stopper Word fra å åpne dokumentet, men vi kan ikke være sikker.
Vanligvis foreslåtte tips som sannsynligvis ikke vil gjøre noen forskjell
Det er noen forslag som flyter rundt på Internett som lyd fornuftig, men vil ikke ha mye av en effekt. Det er ikke å si at du ikke bør prøve dem, bare at du ikke bør forvente mye innvirkning på størrelsen på dokumentet ditt.
Fjern tidligere versjoner av dokumentet
Word holder tidligere versjoner av dokumentet mens du jobber med det. Dette er AutoSave-funksjonaliteten, og noen foreslår at du sletter disse ved å gå til Arkiv> Info> Administrer dokument og fjern eventuelle gamle versjoner.
Det er imidlertid ingen grunn til å gjøre dette fordi de gamle versjonene er lagret i Windows-filsystemet, ikke i ditt Word-dokument. Hvis du sletter dem, blir dokumentet ditt ikke mindre. Hvis du vil fjerne tidligere versjonsinformasjon fra dokumentet, kopierer du innholdet til et helt nytt dokument eller gjør en fil> Lagre som for å lagre til et nytt dokument, som vi foreslo tidligere.
Bare lim inn tekst, ikke formateringen
Når du vil kopiere og lime inn fra et dokument til ditt nåværende dokument, kan du bruke forskjellige limealternativer.
Standardalternativet som brukes hvis du klikker på "Lim inn" -knappen (eller trykk Ctrl + V), er "Keep Source Formatting." Dette kopierer ikke standardfonter og formatering som fet, kursiv og så videre. Men hvis du klikker på alternativet "Behold tekst bare", vil dette - eller så går teorien - redusere filstørrelsen ved å fjerne formateringen.
Vi prøvde dette med et 20-siders dokument som hadde forskjellig formatering brukt på tekst på hver side, og gjennomsnittsstørrelsesforskjellen var like under 2 kB per side. Dette kanskje Vær viktig hvis du har et dokument på 250 + sider, hvor det vil koste opptil 0,5 MB, men har du virkelig et Word-dokument på 250 sider uten formatering? Sannsynligvis ikke, fordi det ville være det mest uleselige, så du vil miste besparelsene når du legger til formateringen igjen.
Eventuelle fordeler med denne metoden er sannsynligvis ned til tipset vi ga over - kopier og lim inn hele dokumentet til et nytt dokument for å fjerne tidligere versjoner, gamle redigeringsendringer og så videre.
Endre størrelsen på siden
Word gir deg muligheten til å endre sidestørrelsen ved å gå til Layout> Størrelse og endre fra standard "Letter" -størrelsen. Det er tips som flyter om det si at hvis du velger en mindre, men lik størrelse som "A4", vil andre lesere ikke legge merke til, og du får en liten størrelse sparing.
Vi prøvde dette med et 20-siders dokument med "Letter" -størrelse som var 721 KB. Vi endret størrelsen til "A4", "A5" (som er halve størrelsen på "A4"), og "B5" og dokumentet vårt forblir en jevn 721 kB hver gang. Med andre ord gjorde det ingen forskjell på filstørrelsen i det hele tatt.
Stopp innebygge språklige data
Det er en innstilling i Fil> Valg> Avansert navngitt "Legg inn språklige data", og du får se tips på forskjellige steder som forteller deg at du skal slå av den. På overflaten høres dette bra ut - ikke ekstra språklige data øker størrelsen på et dokument?
Kort sagt, svaret er nei hvis du bruker en moderne .docx-fil. Word håndterer de språklige dataene bak kulissene, og det tar ikke opp noe rom i dokumentet.
Hvis du slår av dette alternativet, kan du gjøre en liten forskjell til eldre .doc-filer, men selv da bare hvis du har brukt et håndskriftverktøy og Word, har det noen "håndskriftgjenkjenningsinformasjon" for å lagre. Ellers er det ingen forskjell i det hele tatt.
Det er vår ganske omfattende liste over måter du kan kutte Word-filene dine på størrelse med, men vi er alltid på utkikk etter nye metoder for å prøve (eller debunk). Brann vekk i kommentarene hvis du vet en teknikk som vi har savnet, og vi vil sjekke det ut!
