Slik bruker du regler for å administrere Outlook.com-e-posten din

Hvis du er en Outlook.com-bruker, kan du være interessert i å vite at å sette opp regler for å administrere innkommende og utgående e-post kan gjøre livet ditt enda enklere.

Hva er regler?

I sin enkleste form er Outlook-regler handlinger som e-postkontoen din automatisk skal utføre basert på retningslinjene du har angitt. Det er to hovedkategorier av regler du kan opprette. Dette er organisatoriske regler og varslingsbaserte regler. Disse reglene vil ikke være tilbakevirkende, noe som betyr at de bare gjelder for uleste meldinger.

1. Organiser e-postene dine - Disse reglene fokuserer på arkivering og organisering av meldinger basert på sendere, emneord og mapper i Outlook-kontoen din. Disse er nyttige for å sette e-post i relevante mapper eller kategorier.
2. Hold nåværende - Disse reglene vil sende deg varsler basert på dine innkommende meldinger. Disse er nyttige hvis du vil få varsler om nye e-postmeldinger til mobilenheter.

Opprette nye regler i Outlook.com

Når du er logget inn i Outlook.com-e-postkontoen din, klikker du på "Innstillinger" -knappen, deretter på "Administrer regler" -alternativet for å opprette en ny regel.

Klikk nå på "Ny" -knappen for å lage din første regel. Som du ser, er det to hoveddeler. Til venstre vil du tildele en betingelse eller flere forhold for å identifisere e-postene som den nye regelen gjelder for. Høyre side er hvor du vil definere hvilken handling Outlook vil ta med e-postene dine.

For dette eksempelet velger vi to av de ni forholdene som e-posten må møte, samt to av de åtte handlingene.

FORHOLDSFORANSTALTNINGER

Vi vil først klikke på betingelsene link for å legge til en ny betingelse. La oss si at eventuelle e-poster fra "[email protected]" som har ordet "eple" i emnelinjen, skal sendes til en mappe som heter "Apple Emails" og må kategoriseres som "VIKTIG !!!"

Gjør dette ved å redigere regelen din til de to seksjonene ser ut som bildene nedenfor.

Til slutt klikker du på "Opprett regel" og la den få effekt. Fra nå av vil eventuelle e-post fra [email protected] som har ordet eple i dem bli klassifisert som viktig og flyttet til mappen "Apple Emails".

Hvis du vil redigere noen av dine tidligere opprettede regler, er alt du trenger å gjøre, å klikke på regelen og redigere det i vinduet som dukker opp. Hvis du vil slette en regel, klikker du bare på den små papirkurven ved siden av regelen.

Lag regler fra e-postmeldinger

Siden Administrer regler er ikke den eneste måten å opprette regler for e-postene på. Alternativt, hvis du vil opprette en regel basert på en e-post du mottok, kan du bare finne den i innboksen din og høyreklikke på den. Deretter velger du alternativet "Opprett regel".

Alternativt kan du klikke på e-posten for å åpne den og opprette en regel ved å velge alternativet fra "Utvidet meny".

Når du har gjort dette, vil du se et popup-vindu som vist nedenfor, der du kan tilpasse regelen etter behov.

Organiserer reglene dine

Det er viktig å huske at Outlook.com automatisk vil velge reglene du definerer og implementere dem, basert på rekkefølgen de vises på listen over regler. Derfor er det viktig å organisere reglene i deres rekkefølge av betydning. Bare klikk på opp- og nedpilene ved siden av reglene for å sette dem i rekkefølge etter behov.

Regelgrenser

Nå som du vet hvordan du lager og organiserer reglene, må du vite at det også er noen begrensninger for reglene i Outlook.com Web App. Det er en grense for hvor mange regler du kan opprette. Av en eller annen grunn tildeles du bare 64 KB for dine Outlook.com-regler. Det er ikke et definitivt svar på hvor mange regler du kan opprette siden størrelsen på reglene vil variere basert på lengden på regelen og hvor mange forhold og handlinger du har definert. Når du har nådd grensen din, vil Outlook.com gi deg beskjed om at du ikke kan opprette flere regler. Dette er når du må konsolidere regler eller slette gamle regler som ikke lenger er nødvendig.

I tillegg til grensen for mengden regler du har lov til å opprette, hvis du også bruker Microsoft Outlook-skrivebordsprogrammet med regler, kan du få en advarsel om at reglene er i konflikt med dem på skrivebordet. Du må sjekke for å sikre at du kan deaktivere de motstridende reglene eller slette dem om nødvendig.

Gratulerer, nå vet du stort sett alt du trenger å vite om å lage, manipulere og bruke regler i Microsoft Outlook Web App. Ha det gøy å administrere din digitale kommunikasjon med letthet på Outlook.com.