Spar tid med egendefinerte søkemapper i Microsoft Outlook
Søke i Outlook er ganske enkelt, men hvorfor bry deg om å skrive ut de samme søkene om og om hvis du utfører dem jevnlig? Med tilpassede søkemapper kan du lagre de tilpassede søkene, slik at du kan komme tilbake til dem med bare et klikk eller to.
Og mens det er fristende å bare tenke på tilpassede søkemapper som et lagret søk, er de faktisk kjøligere enn det. Siden de oppdateres automatisk, fungerer de faktisk mer som virtuelle mapper, som ligner på etikettfunksjonen i Gmail, unntatt kraftigere. Vil du ha en mappe som bare viser meldinger som er uleste, fra en bestemt person, og har ett eller flere vedlegg? Ikke noe problem.
La oss se på hvordan du setter dem opp.
Opprett en forhåndsdefinert søkemappe i Outlook
Outlook har allerede en rekke forhåndsdefinerte søkemapper som du kan benytte deg av. Du kan ikke tilpasse noen av disse, men de er verdt å ta en titt først hvis de dekker dine behov.
Til å begynne med finner du søkemappene dine nederst i listen over mapper i Outlook-datafilen din på venstre side av vinduet. Hver datafil har sin egen søkemappe, så hvis du bruker Outlook til å sjekke mer enn en konto, kan du sette opp forskjellige søkemapper for hver enkelt.
Du kan ikke selv velge den mappen "Søk mapper", før du har opprettet din første søkemappe. For å opprette en søkemappe, bytt til "Mapp" -fanen på båndet, og klikk deretter på "Ny søkemappe" -knappen.
Dette åpner vinduet Ny søkemappe. Du ser en rekke forhåndsdefinerte søkemapper organisert i kategorier som Lesing av post, E-post fra personer og lister og Organisering av e-post. De fleste mappene er ganske selvforklarende, så vi vil ikke dekke dem i detalj - du kan bare bla gjennom dem.
Her lager vi en ny søkemappe som viser ulest post. Det er en superhendig søkemappe å ha rundt fordi den viser all ulest post, uansett hvilken mappe den er lagret i. Bare klikk søkemappen du vil opprette, og trykk deretter på "OK" -knappen.
Ganske enkelt, ikke sant? Nå, la oss ta en titt på å lage dine egne tilpassede søkemapper, som er mye kraftigere.
Opprett en tilpasset søkemappe i Outlook
Egendefinerte søkemapper gir deg flere kriterier som de forhåndsdefinerte søkemappene ikke inneholder - du kan ganske enkelt søke etter hvilket felt som helst i Outlook-meldingen. Enda viktigere, du kan opprette en egendefinert søkemappe som bruker flere kriterier for å velge meldinger. For eksempel kan du ha en eneste visningsmelding fra bestemte personer og som har bestemte ord i emnelinjen.
For å opprette en søkemappe, bytt til "Mapp" -fanen på båndet, og klikk deretter på "Ny søkemappe" -knappen.
I vinduet Nytt søkemappe ruller du ned til bunnen av listen, velger "Opprett en tilpasset søkemappe" -alternativ, og klikker deretter "Velg" -knappen som vises.
I vinduet Tilpasset søkemappe skriver du inn et navn for mappen din.
Deretter skal du sette opp kriteriene for søket, så trykk på "Kriterier" -knappen.
I vinduet Søkemappekriterier kan du virkelig tilpasse søket ditt, og du kan velge så mange av de tilgjengelige kriteriene som du vil.
Fanen "Meldinger" inneholder grunnleggende kriterier som lar deg søke etter bestemte ord i emnet eller meldingsorganet, avsendere og mottakere. Du kan også begrense søket til meldinger der du er den eneste personen på "Til" -linjen eller på "Til" eller "Cc" -linjen med andre personer.
Og du kan til og med angi et tidsintervall for meldingene basert på når de ble mottatt, sendt, endret og så videre. Så, for eksempel, kan du bare vise meldinger som ble mottatt de siste syv dagene.
Fanen "Flere valg" gir enda flere kriterier for å begrense søket ditt. Du kan søke etter meldinger i bestemte kategorier, de som er uleste eller har vedlegg, etter betydningen av meldingen, de som er flagget eller ikke, og til og med av den faktiske størrelsen på meldingen. Den siste kan være nyttig for å finne og slette store vedlegg, forresten.
Fanen "Avansert" lar deg legge til kriterier basert på alle feltene et Outlook-objekt kan lagre. Det er masse av dem, så vi vil ikke dekke dem her. Men hvis du trenger å søke etter noe du ikke har funnet på de andre fanene, er sjansene at du finner det ved å klikke på "Field" -knappen og bla gjennom menyene.
Når du er ferdig med å sette alle kriteriene du vil ha på de tre kategoriene, fortsett og klikk på "OK" -knappen for å gå tilbake til vinduet Tilpasset søkemappe. Det er en ting du kanskje vil konfigurere her før du er ferdig.
Som standard vil det tilpassede søket du lager, trekke fra alle mappene i Outlook-datafilen. Hvis du vil begrense det til bare bestemte mapper, klikker du på "Bla gjennom" -knappen.
Velg mappene du vil inkludere i søket i vinduet Velg mapper, og klikk deretter på "OK" -knappen.
Og deretter tilbake i hovedtilpasningsvinduet, fortsett og klikk "OK" igjen.
Outlook lager den tilpassede søkemappen og legger den til mappevisningen din.
Når du får tak i å bruke den, er funksjonen Custom Search Folder ganske kraftig. Her er bare noen få eksempler på ting du kan bruke søkemapper til:
- Meldinger til og fra sjefen din
- Meldinger med uløste oppfølgingsflagger etter kategori (for eksempel, du kan søke etter bare uløste elementer i den personlige kategorien)
- Meldinger med stor betydning
- Meldinger til og fra en klient (Du kan til og med bruke hele domenet i søkefeltet og velge å søke i alle feltene)
- Meldinger med vedlegg og som er over en viss størrelse (flott for å kvitte seg med store vedlegg og redusere størrelsen på datafilen)
Og det riper bare overflaten. Så, hva slags søkemapper lager du? Gi oss beskjed i kommentarene!
