Begynnerveiledningen til Microsoft Outlook 2013
Mange av oss krever organisasjon og produktivitet. Hvis du allerede bruker Microsoft Office, har du allerede det ultimative verktøyet for å sate det trangen: Outlook 2013.
Outlook er viktig i mange organisasjoner, ikke bare for sine åpenbare e-postkunnskaper, men det er også kalender, oppgaver og kontaktpersoner. Et typisk selskap kan koble Outlook til en Exchange-server, og alle kan dele samme adressebok og kalendere, noe som gjør det til et godt verktøy for samarbeid på bedriftsnivå..
Dessverre har de fleste folk ikke en Exchange-server satt opp i deres hjem og vet nok ikke engang hva det er. Men det er greit, Outlook fungerer like bra på hjemmedatamaskinen din, og vil fortsatt gi alle funksjonene som gjør det til et kraftig produktivitetsverktøy: e-post, oppgaver, avtaler, adressebøker og mye mer!
Arbeide med Outlook - En liten Primer
Outlook kommer ikke til å blende deg når du åpner den først. For all hensikt er det en annen applikasjon i Microsoft Office-økosystemet, og det kommer til å ha ganske mange kjente elementer.
I motsetning til andre populære Office-apper, er Outlook imidlertid stort sett bygget opp rundt sine forskjellige funksjoner - Word er først og fremst for å lage tekstdokumenter, Excel handler om regneark, PowerPoint gjør presentasjoner - men Outlook er en app av mange hatter.
Outlook's standardvisning er innboksen, øverst er båndet, som er skjult i denne visningen for å lagre skjermplass.
Elsker dem eller hater dem. Bånd er overalt i hele kontoret. Vi trenger ikke å bruke mer tid på å gå over de relative fordelene av deres eksistens, selvfølgelig er de her for å bli. Når det er sagt, husk alltid, hvis du raskt vil gjemme eller vise båndet, bruk bare CTRL + F1.
Hvis du klikker på noen av menyfunksjonene øverst, viser båndet og du kan velge funksjoner og verktøy. Hvis du vil at båndet skal fortsette, kan du bruke "CTRL + F1" eller klikke på det lille pushpin-ikonet i nederste høyre hjørne.
Hjem-fanen på båndet endres kontekstmessig avhengig av modusen du er i. I bildet over ser vi våre alternativer for Mail.
Nedenfor er startfanen endret for å gjenspeile kalenderens alternativer. Merk at båndet er festet slik at trykknappen har endret seg til en pil hvis du vil kollapse den igjen (eller bruk "CTRL + F1").
De resterende Ribbon-fanene - Send / Receive, Folder, View og, selvfølgelig File - er alle stort sett konsekvente for hvilken modus du er i. Vi vil se nærmere på dem alle i neste avsnitt.
La oss ta en rask titt på hvordan du beveger deg mellom moduser og endre visningen din. Langs den venstre kanten ser du mappepanelet. Nederst i denne ruten er snarveier til Outlook-modi. I dette eksemplet ser du ikoner for innboksen, kalender, folk, oppgaver og så videre.
Hvis du klikker på pilen øverst i navigasjonsruten, vil den utvide ruten, som vil vise mappetreet for e-postkontoen din.
På samme måte, hvis du bytter til kalendermodus, vil du se den aktuelle visningen i mappepanelet.
Klikk på de tre punktene for å få tilgang til flere Outlook-modi, for eksempel Notes, Mapper og Outlook snarveier. Velg "Navigasjonsalternativer", og du kan endre rekkefølgen der navigasjonselementene vises.
Slå av "Compact Navigation" vil appellere til brukere med større oppløsning. Du kan også øke eller redusere hvor mange elementer som vises og rekkefølgen de vises.
Send motta
Send / Motta-fanen er spesielt rettet mot Innboksfunksjoner, men den vises også i de andre modiene (Kalender, Oppgaver, etc.), selv om de ikke har samme funksjonalitet.
For eksempel ser vi kalenderens Send / Receive-fane, som unngår Server-delen.
Avhengig av hvilken type postprotokoll du bruker (i det første skjermbildet, jobber vi med en IMAP-konto), du kan eller ikke har muligheten til å bare laste ned overskrifter, eller merk / fjern merker for å laste ned osv..
Send / motta alternativer er dermed avhengig av hvordan du konfigurerer e-postkontoer, men lang historie kort: Vi anbefaler på det sterkeste IMAP.
Mappe
Samlet sett er Folder-fanen ganske konsekvent i alle moduser, med det bemerkelsesverdige unntaket for kalenderen. Nedenfor ser du Innboksmappe-fanen, som lar deg gjøre alle slags mappeadministrasjon (hvis du ikke bruker en IMAP-konto, vil du ikke se IMAP-fanen).
Knappen AutoArchive Settings er litt forvirrende, siden det ikke påvirker hvordan innboksen automatisk arkiverer gammel mail. Hvis du vil beholde postfotene dine små og enklere å administrere, må du åpne alternativene og gå til AutoArchive-innstillingen der. Åpne alternativene og velg kategorien "Avansert".
Når du har funnet AutoArchive-alternativet, klikker du på "AutoArchive Settings ..." -knappen for å åpne en langt mer nyttig dialog enn hva du får fra båndet.
Som vi nevnte, er de fleste mappeflikene ganske konsistente i hele Outlook, unntatt kalenderen, som passer til kalenderspesifikke funksjoner. For eksempel kopierer du ikke eller flytter mapper, du kopierer eller flytter kalendere, og så videre.
For det meste vil du gjøre mye mappeadministrasjon med hensyn til innboksen din fordi åpenbart e-post kan raskt bli uhåndterlig og overveldende hvis du ikke har en god mappestruktur og organisasjon.
Utsikt
Visningsalternativene inneholder følgende viktige funksjoner. Dette er kategorien Vis som sett fra innboksen.
Legg merke til påminnelsesvinduet-knappen, som du kan åpne når som helst for å sjekke påminnelsene dine, for eksempel hvis du savnet en eller fraværende avvist en annen. Hvis du hadde noen påminnelser som vises, kan du velge å avvise hver enkelt, trykke på snooze-knappen eller bare avvise alt på en gang.
De andre View-fanene vil variere i henhold til modusen. Følgende er tilskrevet kalenderen, som legger til muligheten til å endre gjeldende visning, arrangement, farge og layout. Igjen, Layout-delen gjør mye av de samme tingene i hele Outlook, men det er viktig å merke seg at det ikke er universelt, så det du aktiverer i Oppgaver eller Kalender, eller E-postmodusene, blir ikke gjengitt i hele applikasjonen.
Det er også viktig å være oppmerksom på arrangementet. Slik ser arrangementsdelen ut i oppgavemodus. Legg merke til hvordan du kan sortere og endre visningsoppgaven for maksimal effekt.
Ved å bruke fanen Vis per dine preferanser, kan du kutte gjennom og sortere informasjon raskt etter hvert som den øker og bygger over tid. Kalenderen din forblir ikke tom, oppgavene dine vil multiplisere, e-posten kommer opp, og ved hjelp av forskjellige arrangementer og layouter kan du hjelpe deg med å bli mye mer produktiv i stedet for å blinke flailing om.
Funksjon Ribbons
La oss nå diskutere hvordan alternativene dine endres fra funksjon til funksjon. Her er alt du trenger for å skrive ut en grunnleggende e-postmelding, legge til vedlegg, tagger og formatere teksten. Det er ingenting altfor komplisert, og du bør kunne produsere en fantastisk e-postmelding.
Sammenlign det med oppgavelinjen, som er tilgjengelig ved å starte eller åpne en oppgave. Ta et øyeblikk å merke seg hvor annerledes det er fra meldingsbåndet.
Sammenlign det med Sett inn-fanen. Sett inn-fanen er statisk i hele Outlook, du vil kunne påvirke innholdet i meldingen, oppgaven, kalenderhendelsen, etc. ved hjelp av de samme alternativene og funksjonene.
E-postmeldinger legger til en flipp Alternativer, som har ganske mange nyttige funksjoner. Utover temaene, som kanskje ikke er nyttig for deg, er det BCC (blind kullkopi, for når du vil gjemme mottakere fra e-post header) og Sporingsfunksjoner. Samlet sett er det ingenting her av kritisk betydning, men hvis du noen gang trenger å be om en leverings- eller lesekvittering, er alternativfanen stedet å gå.
Formatet Tekst-fanen er det samme uansett hvilken funksjon du er engasjert i, og det er ikke mye å snakke om. Denne kategorien har en slående likhet med formateringsfunksjonene som finnes i Word, så hvis du bruker Word til å skrive og formatere dokumenter, vil disse kontrollene trolig være kjent for deg.
Endelig er gjennomgang-fanen din «bare-i-sak» -fanen. Du kan bruke denne tabulatorens korrekturverktøy til å sjekke stavemåten og grammatikken, finne et bedre ord, og bare finne ut hvor mange ord som er i din e-post / oppgave / møte.
Review-fanen er den samme i hele Outlook-programmet. Legg merke til at den inneholder språkfunksjoner, her kan du angi språkinnstillinger og korrekturinnstillinger. Du kan også oversette elementer som om du svarer til en utenlandsk partner eller noen sender litt tekst på et annet språk.
Det er en stor grad av den videre funksjonaliteten i Outlook. Tydeligvis hoppet vi over mange detaljer, men vi føler at når du forstår båndsystemets natur. Når du vil bruke en funksjon, vet du hvor du skal lete etter den.
Sette opp din e-postkonto automatisk og manuelt
La oss kort diskutere å sette opp en e-postkonto automatisk og manuelt. Når du først starter Outlook, kommer det til å bugge deg for å konfigurere en konto.
Du har valg, du kan angi Outlook umiddelbart med en e-postkonto, eller du kan hoppe over denne delen og legge til en konto senere.
Hvis du velger "Nei", vil en advarsel føre til at du i utgangspunktet forteller at Outlook er ganske halt uten minst en e-postkonto. Selvfølgelig kan du fortsatt bruke den til å spore oppgaver, notater, holde en kalender og andre ting, men Outlook er virkelig en e-sentrisk opplevelse.
Med det for øye, vil vi sette opp Outlook med en e-postkonto. Du kan i utgangspunktet prøve å gjøre det automatisk, der du vil legge inn litt oversiktlig informasjon om kontoen din, og programmet vil forsøke å automatisk oppdage innstillingene.
Noen ganger virker dette, noe det ikke gjør. Hvis det gjør det, vinner du, og du kan hoppe videre til neste avsnitt. Hvis det ikke eller du vet at du må konfigurere en ekstra servertype, velger du alternativet "Manuell oppsett" og klikker "Neste" for å fortsette.
For å gjøre det hensiktsmessig, oppretter vi en tidligere eksisterende konto ved hjelp av den automatiske metoden. Vi beskriver bare manuelle metoder. Hvis du trenger å opprette en konto manuelt, foreslår vi at du går videre til den delen. I mellomtiden brukte vi ganske enkelt en Outlook.com-konto, levert vårt passord, og du ser resultatet nedenfor.
Å bruke en Outlook.com er litt enkel, men hvis du vil konfigurere en ikke-Microsoft-mail, må du sannsynligvis konfigurere den manuelt. Hvis du ikke vet hvordan du gjør det, anbefaler vi at du søker etter hvordan du konfigurerer Outlook med din e-post.
Når det er sagt, i vårt enkle eksempel klikker vi på "Fullfør" og Outlook åpner så opp til vår skinnende nye innboks.
Manuell kontooppsett
Nå som du har en ganske god forståelse for Outlooks grunnleggende funksjoner, la oss gå tilbake til og diskutere hvordan du konfigurerer ytterligere e-postkontoer. Det er en god sjanse for at du er som mange andre mennesker og har to eller flere e-postkontoer. Heldigvis kan du konfigurere Outlook til å fungere med mange forskjellige e-postkontoer, inkludert POP og IMAP, og du kan ha så mange kontoer som du personlig kan håndtere.
POP og IMAP?
Så hva mener vi å snakke om POP og IMAP?
POP- eller postkontorprotokollen har eksistert for alltid, og hvis du noensinne har brukt og e-postklient til å koble til din e-postleverandede e-post, eller hente e-posten din fra en webposttjeneste, er det mulig at du har koblet til odds ved hjelp av POP. POP er flott for å laste ned meldingene dine.
Hvis du konfigurerer kontoen din til å jobbe med IMAP, vil Outlook kopiere nettbasert mappestruktur, og synkroniserer bare noen få ukers verdi av e-post av gangen. Din e-post vil ikke bli fjernet fra serveren, og du kan velge å bare laste ned kun meldingshoder, noe som er fantastisk hvis du har tusenvis av meldinger i mappene dine.
Så du har POP, som er foreldet og noe som å ta en machete til e-posten din, og da er det IMAP, som er mer raffinert, moderne og bedre egnet hvis du vil opprettholde samme innboks på nettet og som offline.
Som vi sa, tror vi IMAP er den langt overlegne metoden.
Legge til og administrere flere e-postkontoer
Å legge til og administrere flere e-postkontoer i Outlook er veldig enkelt. Hvis du vil legge til en ny e-postkonto, klikker du på "Fil" -fanen på båndet og klikker på "Legg til konto." Skjermbildet for automatisk kontooppsett vises. Hvis du vil (eller trenger) manuelt å konfigurere kontoen din, velger du "Manuell oppsett" og klikker "Neste".
Som vi nevnte tidligere, vil valget mellom kontotyper trolig være POP eller IMAP, og konfigurere kontoen din som den ene eller den andre vil vanligvis bli detaljert av din e-postleverandør. Det vil si hvis du bruker Gmail eller Yahoo !, eller til og med e-posten din Internett-leverandør gir deg, bør du konsultere dem eller Internett for spesifikke instruksjoner og innstillinger du må bruke den med Outlook.
På den annen side, hvis du bruker Outlook.com eller annen Exchange ActiveSync-type tjeneste, vil informasjonen være ganske enkel å gi.
Når du har lagt til kontoene dine, kan du velge den kontoen du vil håndtere, fra rullegardinmenyen øverst på siden Kontoinformasjon på filfanen, hvis du trenger å administrere dem..
Klikk på "Kontoinnstillinger" og "Kontoinnstillinger" på nytt. Fra det resulterende vinduet kan du opprette en ny konto, reparere en gjeldende, fjerne den, sette den som standard (hvis du har mer enn én) og selvfølgelig endre eventuelle innstillinger om nødvendig.
Her ser vi innstillingene for en Outlook.com-konto. Det er ikke mye vi kan gjøre med det, men hvis du nylig endret passordet ditt, kan du raskt fikse det her.
Nedenfor er et IMAP-oppsett, som ble konfigurert for hånd i henhold til innstillinger fra Google.
Whoa, det skjer mye mer der, og vi må selv grave inn i "Flere innstillinger ..." for å fyre med serverportene.
Husk at du bare må gjøre denne typen ting en gang, og så glem det. Med mindre du senere endrer et passord, eller vil legge til / fjerne en konto, er arbeidet ditt med e-postkontoinnstillinger effektivt over.
Hvis du vil lære mer om å legge til Gmail IMAP-kontoer til Outlook, har vi en praktisk liten guide som hjelper deg med det.
Klar, sett, e-post!
Mens du kan være fornøyd med bare Gmail eller bare Yahoo! E-post til daglig bruk, hvis du bruker flere e-postkontoer, for eksempel en personlig, profesjonell og / eller arbeidskonto, kan det hende at e-postklient, for eksempel Outlook, eliminerer bytte mellom kontoer, plugger avtaler i kalenderen eller administrerer oppgaver.
Det er en ekte, levedyktig, all-in-one-produktivitetsløsning, og gitt Microsofts fornyede fokus på Office-pakken forblir en relevant del av mange brukeres daglige rutiner.
Når e-postkontoene dine er konfigurert og klar, kan du begynne å bruke Outlook og utforske alle funksjonene. Du vil sannsynligvis finne det ganske enkelt å bruke, og det er mye mer som How-to Geek kan hjelpe deg med tidligere artikler, eller ved å bare spørre i vårt diskusjonsforum.
