Det enkle konvoluttsystemet for å holde økonomiske poster

Bilde av ollily

Ikke vær redd for ikke å ha tid til å kjedelig legge inn alle dine økonomiske transaksjoner i et komplisert regneark eller program. Konvoluttsystemet for å holde økonomiske poster er lite vedlikehold, kostnadseffektivt og enkelt å implementere på kort tid. Alt du trenger er noen konvolutter, et gummibånd, en penn, en sharpie, en highlighter, en oppbevaringsboks, en time på slutten av måneden, og hele måneds kvitteringer..

Konvoluttsystemet er en enkel og morsom måte å lagre, organisere og lagre kvitteringer på og holde pålitelige økonomiske poster.

Trinn 1: Lagre alle dine kvitteringer i løpet av måneden

I løpet av måneden får du kvittering for hvert kjøp du lager. Hvis en kasserer ikke gir deg kvitteringen din, ikke glem å spørre. Når du foretar kjøp på nettet, må du sørge for å skrive ut kvitteringene umiddelbart. Hvis du kan, skriv dem ut på tynt papir og formater dem slik at de har samme form og størrelse som vanlige kvitteringer.

Hold dine kvitteringer i lommeboken til de begynner å overflyte, og dump dem deretter i en merket konvolutt der hjemme. Pass på at du merker konvolutten noe som "Gjeldende kvitteringer", og hold den på et trygt og lett tilgjengelig sted.

Trinn 2: Organiser dine kvitteringer ved slutten av måneden

Før du kan lagre postene dine på en ordnet måte, må du organisere kvitteringene. Og før du kan organisere dem, må du ferdigstille hver kvittering individuelt.

Gå gjennom hver og fremheve:

Dato
Det totale beløpet brukt (eller refundert)
Type transaksjon (for eksempel kontanter, debet, sjekk, gavekort)

Pass på at du bruker en lysende høyttaler slik at blekk fra kvitteringen fortsatt viser seg. Noen kvitteringer har veldig lett blekk som fades bort en gang fremhevet. I så fall merker du bare under informasjonen i en rett linje slik at den ikke bløder inn i informasjonen.

Etter å markere, skriv ned notater direkte på kvittene etter behov:

Legg merke til avdragsberettigede utgifter som kan være forretningsmessige eller for veldedighet
Merket returnerer, hvorfor de ble gjort, hvor mye penger ble refundert, og det nye nettotallet
Merk eventuelle kvitteringer der det ikke er umiddelbart opplagt hvor kjøpet ble gjort, til hvem det ble laget, eller hvorfor det ble laget
Skriv ned noen andre notater som vil hjelpe deg med å holde bedre poster, muligens gjøre fremtidige avkastninger, budsjett i fremtiden, og være en bedre forbruker (f.eks. Hvordan du bruker en bestemt kupong som sparte deg halvt, da et stort salg skjedde osv. )

Hvis du finner ut at det ikke er nok plass på en bestemt kvittering for å ta disse notatene, skriv dem deretter på et lite stykke papir og stift det til baksiden av den tilsvarende kvitteringen. Pass på å skrive en påminnelse på kvitteringen selv for å referere til de ekstra notatene på neste side.

Her er hva en ferdig kvittering skal se ut (merk at den er stiftet til andre kvitteringer under den):

Når du er ferdig med å ta notater, organisere batchen i kronologisk rekkefølge og stift den. Alternativt kan du bruke et papirklipp. Det spiller ingen rolle om du bruker omvendt kronologisk rekkefølge i stedet (med de nyeste kvittene på toppen), men hva du velger - hold det konsistent. Ellers har du vanskelig å finne individuelle kvitteringer senere når du må bytte mellom to forskjellige bestillingssystemer.

Trinn 3: Lagre kvitteringer ved hjelp av konvolutter og bokser

Når du har utarbeidet det månedlige parti kvitteringer, legg det inn i en konvolutt. Du må kanskje kaste inn noen kvitteringer slik at partiet passer. Vurder fargekoding av en konvolutt for sesongen eller måneden hvis det hjelper deg å holde orden.

Deretter bretter du konvolutten lukket (uten å tette den) og vri den over. Bruk en svart eller mørk farget skarpering for å merke konvolutten. Følg eksemplet nedenfor, med måned og år øverst til venstre, eller etiketten på en måte som er lettere for deg å jobbe med.

Når du har samlet inn mer enn en måned, stable konvoluttene sammen i kronologisk rekkefølge (hold den i samsvar med bestillingen du har for de faktiske kvittene). Sett et gummibånd rundt bunten.

På slutten av året har du alle dine økonomiske poster samlet i tolv konvolutter. I løpet av flere år samler du flere bunter.

Hold konvoluttbuntene dine lagret i en boks. Hold boksen et sted trygt og lett tilgjengelig. Over tid kan du samle flere bokser, som blir enkle å stable og lagre. Og når som helst du trenger å referere til dine økonomiske poster, vil de være enkle å finne og få tilgang til.

Det er ideelt å bruke en visuelt tiltalende boks som representerer dine økonomiske mål. Boksen i eksemplet nedenfor viser komfortable stoler på en avslappende strand scene, da mer ferie tid er et mål for økonomisk suksess.

Med det enkle å implementere konvoluttsystemet, kan du holde alle dine økonomiske poster på ett sted med lite stress. Og du kan holde det morsomt ved å bruke farget penner, highlighters og konvolutter, og en visuelt tiltalende boks som holder deg fokusert på økonomisk suksess!