Flytt e-post til mapper i Outlook ved hjelp av Regler

I dette innlegget tar vi en titt på hvordan du kan administrere Outlook-e-posten din bedre ved å ha innkommende e-post automatisk flyttet til separate mapper. Hvis du får mye e-post hver dag, kan dette spare mye tid.

I stedet for å måtte bruke en time en gang i uken til å flytte e-post fra innboksen til kategoriene dine, vil e-postregler hjelpe deg med å automatisere innboksen din. Dette ligner mye på å bruke etiketter og filtre i Gmail.

E-postregler kan virke kompliserte, og de kan være hvis du virkelig vil utføre en sofistikert sortering, men hvis du bare vil flytte arbeidsemail til Work-mappen automatisk, så er det et stykke kake.

For at regler skal være nyttige, bør du først opprette noen mapper under innboksen din for å kategorisere e-posten din, for eksempel Prosjekter, Arbeid, Familie, osv..

Du kan opprette mapper ved å høyreklikke på Innboks eller hvilken som helst mappe og velg Ny mappe. Følgende fremgangsmåte fungerer på Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 og Office 365.

Konfigurer Outlook Regler

Nå for å komme i gang, åpne Outlook, klikk på Fil fanen og du vil se Administrer regler og varsler knappen mot bunnen.

Hovedvinduet Regler og varsler vises og som standard kan du se en regel allerede opprettet, avhengig av din versjon av Outlook.

Herfra vil du klikke på Ny regel knappen for å komme i gang med din første Outlook-e-postregel. Regelveiviseren-dialogboksen vil dukke opp og det vil vise deg noen vanlige regelmaler.

Dette er de vanligste og trolig alt du trenger. Den vanligste regelen er den første som er oppført, "Flytt meldinger fra noen til en mappe“. Gå videre og velg det, og klikk deretter neste.

Du vil legge merke til den nederste listeboksen som kalles "Trinn 2:" forblir nederst med noen understreket tekst. I virkeligheten må alle dere gjøre for å sette opp regelen, klikk på hyperkoblingene for folk eller offentlig gruppe og spesifisert å velge e-postadressen og hvor du vil at e-postene skal gå.

Da kan du klikke Bli ferdig og du er ferdig. Men hvis du vil gjøre regelen mer komplisert, klikker du deretter neste vil gi deg mange flere alternativer:

Når du sjekker på forskjellige forhold i den øverste listeboksen, vil regelbeskrivelsen nederst også fylle ut med flere hyperkoblinger. Du kan til og med lage regler som ser etter bestemte ord i e-postkroppen og deretter utføre handlinger på disse e-postene.

Din neste oppgave er å klikke på hver hyperkobling og velge de tilknyttede verdiene som e-postadresser, mapper, etc. I vårt eksempel ovenfor vil du klikke på folk eller offentlig gruppe og velg en e-postadresse.

Klikk deretter på ordet spesifisert og bla til mappen du vil at e-posten skal flyttes til eller klikk på Ny og en ny mappe vil bli opprettet under den nåværende uthevede mappen.

Nå ser du den nederste delen oppdatert med de faktiske verdiene for regelen din.

Når du klikker på Neste, kan du angi flere handlinger for regelen. Du kan normalt forlate dette alene hvis det er en enkel regel, men hvis du også vil utføre andre handlinger som å spille en lyd, send e-posten, skriv en kopi av den, skriv ut e-postmeldingen, start et annet program, kjør et skript, etc. , så kan du gjøre alt det på denne skjermen.

Klikk neste når du er ferdig, og du blir brakt til unntak dialog, hvor du kan velge hvilke forhold du ikke vil ha denne regelen behandlet for. Med mindre du har noen unike tilfeller, kan du la det være tomt, som er standard.

Klikk på Neste, og vi har endelig kommet til slutten av regelveiviseren! Gi regelen et navn som "Flytt venner e-post" slik at du vet hva det gjør når du ser på det senere.

Så hvis du har e-postmeldinger allerede i innboksen din som samsvarer med den nye regelen, merker du av i boksen til "Kjør denne regelen på meldinger allerede i Innboks“. Du kan legge alt annet som standard og klikke Bli ferdig!

Nå kan du lage regler for folk, nyhetsbrev, bank- / kredittkortopplysninger og alt annet du kan tenke på for å begynne å administrere Outlook-e-posten din mer effektivt! Nyt!