Hvordan lage skjemabokstaver i Word
Noen ganger kan det være lurt å lage et brev som du vil sende til mange forskjellige personer, men du vil at enkelte deler av det skal individualiseres for hver adressat: deler som hilsen, navn, adresse osv. I Word parlance, dette betyr at du bør opprette et skjema brev, som er veldig enkelt å gjøre.
Før du begynner med skjemaer, bør du sørge for at du allerede har en database med alle feltene du vil inkludere. En database kan være så enkelt som et Excel-regneark med kolonner for fornavn, etternavn, adresse osv.
Word kan importere data fra Excel, Access og tekstdokumenter. Hvis du ikke allerede har en databaseoppsett, kan du alltid lage den i Word, som jeg vil vise deg hvordan du gjør.
Lag skjemabrev i Word
For å starte, opprett et dokument som har standardteksten i den som eksempelet Julebrevet nedenfor:
Legg merke til hvordan den ikke har hilsen, adresse osv. Fordi de alle vil bli lagt til senere som felt i vårt skjemabrev. Det første du må gjøre er å klikke på Velg mottakere på utsendelser tab:
Her legger du til folkene som vil motta brevet eller importerer en liste fra en databasefil.
Du kan klikke på Skriv ny liste hvis du vil opprette listen inne i Word selv. For å importere, klikk på Bruk eksisterende liste. I dette eksemplet skriver vi bare inn listen.
Merk: Når du går for å lagre mottakerlisten, vil Word be deg om et sted på harddisken for å lagre datafilen som skal opprettes.
Når du lagrer mottakerlisten, vil du legge merke til at mange ikoner som er på utsendelser båndet er klikkbart nå.
For å begynne å legge til felt i skjemabrevet, klikk et sted i dokumentet for å angi hvor du vil at feltet skal plasseres og klikk deretter på Adresseblokk.
Dette vil hente opp Sett inn adresseblokk dialog.
Klikk OK å gå med standardformatet, og du bør få noe som ser slik ut:
Deretter legger du til en Tast inn etter Adresseblokk å flytte teksten din nedover en linje, og klikk deretter på Hilsen linje ikon:
Dette vil hente opp Sett inn Hilsenlinje dialog.
Igjen, la oss gå med standardformatet og bare klikk på OK knapp.
Fremhev deretter hvor det står, høyreklikk musen, velg Avsnitt og merk av i boksen ved siden av Ikke legg til mellomrom mellom stykker av samme stil.
Dette vil gjøre adresseblokken henger sammen riktig i stedet for å ha en tom linje mellom hver del av den.
Deretter klikker du på Forhåndsvisning av resultater ikonet ligger på Mailings-fanen i båndet.
I stedet for adresseblokkfeltindikatoren, bør du nå se det faktiske innholdet som er oppført i Word-dokumentet.
Når du er ferdig forhåndsvisning, klikker du på Forhåndsvisning av resultater ikonet for å slå av forhåndsvisning. For å se hvordan du legger til andre felt, klikk bare forbi det i dokumentet ditt for å gjøre det din nåværende posisjon, og klikk deretter på Sett inn sammenslåingsfelt ikon.
Du bør få noe slikt:
Velge Land eller region, klikk deretter på Sett inn knapp.
Prøv å klikke på Forhåndsvisning av resultater ikonet igjen for å se hvordan det ser ut. Her er mitt eksempel nedenfor:
Nå som skjemabrevet er satt opp riktig, kan du gjøre mer avanserte ting som å sette opp regler. Regler vil tillate deg å vise litt tekst for bestemte mottakere og gjemme det for andre. For å komme i gang, klikk på regler knapp.
Du får se en rullegardinmeny med flere alternativer som Spør, Fyll inn osv.
For vårt eksempel, la oss velge Hvis ... Så ... Else, som vil bringe oss til følgende dialog:
Endre Feltnavn: til Land eller region, og skriv inn USA inn i det Sammenligne med: felt. Deretter legger du til litt tekst i boksene der den står Sett inn denne teksten og Ellers sett inn denne teksten.
I dette eksemplet hvis mottakeren bor i USA, vil de få teksten god jul satt inn i brevet, mens alle andre vil få meldingen Årstider Hilsener.
Slik ser det ut når du klikker på OK knappen og deretter Forhåndsvisning av resultater knapp.
Deretter merker du på Forhåndsvisning av resultater seksjon:
Her kan du klikke på pilknappene (når Forhåndsvisning av resultater er slått på) til venstre og høyre for nummeret for å bla gjennom alle bokstavene som skal sendes ut. På denne måten kan du forsikre deg om at alle bokstavene dine ser rett før du skriver ut eller sender e-post.
Merk: Kampvalgfeltmenyvalget under Regler er for å matche feltnavn i en database med headernavn i mottakerlisten.
For å gjøre det enklere å se hvor du har satt inn felt i dokumentet ditt, bruker du Fremheve Merge Fields knapp.
Det er en veksle du kan slå av og på etter eget skjønn. Til slutt, når du er fornøyd med brevet, klikker du på Fullfør og slå sammen ikon:
Du bør få denne rullegardinmenyen med tre alternativer.
Velge Rediger individuelle dokumenter for å få Word til å slå sammen alle brevene dine sammen i et stort dokument som du kan se over før du skriver ut eller sender som e-post.
Som du kan se, er det ikke lenger å skrive skjemabrev med Word, og det er en gang du kan lage og sende dokumenter raskt og enkelt. Hvis du har noen spørsmål, vær så snill å kommentere. Nyt!
