Hvordan sette bort melding i Outlook
Kommer snart ut av kontoret og trenger å sette opp en Utenom kontoret, Borte eller Ferie melding i Outlook? Du tror det ville være super enkelt, men dessverre er det ikke! Det er faktisk to måter å opprette et automatisk svar på, og det avhenger av om Outlook er frittstående eller ved hjelp av Microsoft Exchange.
Hvis du er i et bedriftsmiljø og Outlook er koblet til MS Exchange, er det faktisk veldig enkelt å sette inn et kontorreaktor. La oss gå gjennom den metoden først, og deretter diskuterer vi hvordan du gjør det hvis du ikke bruker Exchange.
Ut av Office Message w Exchange
I Office 2007 og tidligere, gå til Verktøy og klikk på Uten kontorassistent. Merk at dette skal være der automatisk i Outlook 2003 og Outlook 2007 når du bruker Exchange. Hvis du ikke ser alternativet, bruker du ikke Exchange.
I Office 2010 og Office 2013 må du klikke på Fil fanen, da info og du får se en knapp som heter Automatiske svar (Ut av kontoret).
I Office 2007 og tidligere klikker du på Jeg er for tiden ute av kontoret radioknapp og skriv inn meldingen i Automatisk svar eske.
Gå videre og legg inn datoen du vil være ute til, og legg inn eventuelle kontaktopplysninger i tilfelle det er en nødssituasjon, etc. Hvis du klikker OK, vil alle få denne meldingen til du kommer tilbake til denne dialogen og bytter den til Jeg er for tiden på kontoret.
Du kan også legge til regler for innkommende meldinger mens du er ute av kontoret ved å klikke på Legg til regel. Dette er nyttig hvis du vil utføre bestemte handlinger på e-postmeldinger som kommer fra forskjellige personer. Hvis du for eksempel får en e-post fra en klient, vil du kanskje sende den til telefonen eller svare med en annen e-postmal enn den som brukes til interne ansatte. Hvis du ikke vet hvordan du bruker regler, kan du lese mitt forrige innlegg om hvordan du oppretter Outlook-regler.
I Outlook 2010 og 2013 er det litt annerledes. Når du klikker på Automatiske svar, Du får en popup-dialog som den som vises nedenfor.
Velg Send automatiske svar knappen og sjekk deretter Send kun under dette tidsområdet boks hvis du vet de eksakte datoene du vil være borte. Hvis du lar den være ukontrollert, vil den bare la det automatiske svaret gå til du manuelt kommer og velger Ikke send automatiske svar.
Hva er også kult om denne versjonen, er at du kan ha et eget automatisk svaroppsett for folk inni og personer utenfor organisasjonen din. Igjen, som med de tidligere versjoner av Office, klikker du på regler hvis du vil legge til unntak fra det automatiske svaret.
Ut av Office Melding uten Exchange
Så dette er flott hvis du har Outlook med Exchange, men hva hvis du ikke har tilgang til Uten kontorassistent eller Automatiske svar? Vel, det er en måte du kan EMULATE ut av kontorassistent ved å lage en automatisk svarregel sammen med en ut av kontormalen. Her er trinnene nedenfor.
Trinn 1: Først opprett en ny melding i Outlook som om du skal skrive noen en epost. Ikke legg noe i TO eller CC boksene. Skriv inn din e-postmelding og legg inn et emne også.
Klikk på Microsoft Office-knappen eller på Fil kategorien i nyere versjoner av Office og velg Lagre som. I kombinasjonsboksen Lagre som type velger du Outlook-mal. Skriv inn et navn som Ut av kontorsvar i Filnavn boks og klikk Lagre.
Steg 2: Nå er alt vi trenger å gjøre, lage en regel og fortelle Outlook å bruke den nye e-postmalen vi nettopp har opprettet. For Office 2007, klikk på Verktøy menyen og gå til Regler og varsler.
I Office 2010 og 2013 klikker du på Hjem kategorien, og klikk deretter på regler og klikk deretter på Administrer regler og varsler.
Klikk på Ny regel under E-postregler å opprette en ny Outlook-regel.
Under seksjonen Start fra en tom regel, gå videre og klikk på Kontroller meldinger når de kommer i eldre versjoner av Office eller Påfør regel om meldinger jeg mottare i nyere versjoner av Office, og klikk deretter neste.
Deretter må du velge hvilke forhold, hvis noe, du vil sjekke. For ikke-automatisk svar fra kontorer, sjekker jeg normalt ikke noe siden jeg vil at den skal gjelde for hvilken e-post jeg mottar.
Klikk på Neste og deretter under handlinger, merk av i boksen som sier "Svar ved hjelp av en bestemt mal"Og deretter i den andre tekstboksen nederst, klikk på lenken som sier et bestemt tempsent.
Velg nå malen du hadde opprettet tidligere fra listen over maler. Hvis du ikke ser malen din, klikker du på Se inn kombinasjonsboksen og velg Bruk maler i filsystemet.
Klikk Åpen og klikk deretter Bli ferdig. Nå når du får en ny e-post, sendes et automatisk svar ved hjelp av automatisk svarmalen. Outlook husker hvem den sender meldingene også, og vil bare sende den en gang til hver e-postadresse.
For å slå den av, må du gå tilbake til Regler og varsler og fjerne merket i boksen ved siden av regelen. Du må også sørge for at Outlook er åpent på datamaskinen din før du reiser for at den skal sende de automatiske svarene! Har du spørsmål, vær så snill å legge igjen en kommentar. Nyt!
