Slik sorterer du tekst i Word
Når folk flest tenker på å sortere tekst i et program, tenker de på sortering av celler i et Excel-regneark. Du kan imidlertid sortere tekst i Word så lenge det er noe som forteller Word der de forskjellige delene av teksten begynner og slutter.
I denne artikkelen vil jeg vise deg et par måter du kan sortere tekst, lister og tabeller på i Word. Merk at hvis du allerede har data i Excel, kan du enkelt sette inn et Excel-regneark i Word-dokumentet.
Sortering av lister i Word
Det finnes tre typer lister du kan sortere i Word. Den første typen er bare en liste over ord eller uttrykk som hver har en egen linje. Den andre typen er uordnede eller punktliste. Den tredje er bestilt eller nummerert lister.
I hvert av disse tilfellene forteller en linjeskift (også kalt en vognretur) Word hvor ett ord eller en setning slutter, og den neste begynner. Slik kan Word sortere tekst i dokumentet.
For å sortere noen av disse typer lister, begynn med å velge listen med musen. Bare start på begynnelsen av listen, hold nede venstre museknapp, og dra musen til hele listen er valgt.
Deretter klikker du på Hjem fanen på Bånd og finn avsnittet med tittelen Avsnitt. Se etter en knapp med bokstavene EN og Z på den og en pil peker ned. Dette er Sortere kommando. Klikk på Sortere knappen og Word vil åpne Sorter tekst vindu.
På Sorter tekst vindu, vil du legge merke til at det finnes en rekke alternativer. Først må du indikere at du vil sortere teksten du har valgt ved avsnitt. Selv om vi bare har ett ord per linje, vurderer Word fremdeles hver linje som sin egen paragraf fordi vi trykket på enter-tasten for å komme til neste linje. Sortering etter avsnitt er standardalternativet.
Deretter må vi fortelle Word hva vi sorterer. Finn rullegardinmenyen merket Type og velg Tekst. Dette er også standardalternativet.
Til slutt må vi fortelle Word om vi vil sortere teksten i stigende (A til Z) rekkefølge eller synkende rekkefølge (Z til A). stigende Ordren er standardalternativet. Når du er ferdig, klikk på OK knapp og ord vil sortere teksten med de valgene du har valgt.
Legg merke til at nå er teksten sortert fra A til Z i stigende rekkefølge. I tillegg, hvis du klikker på alternativer knappen, kan du konfigurere avanserte innstillinger som feltavskiller og om det skal være saksfølsomt eller ikke.
Sortering av tekst i tabeller
Denne typen sortering kan virke litt mer kjent for deg hvis du ofte sorterer data i Excel. Mye som et Excel-regneark inneholder et bord rader, kolonner, og kan inneholde overskrifter i første rad. Heldigvis gir Word deg mye av samme fleksibilitet for å sortere tekst som finnes i Excel.
Anta at du har et bord i Word som ser ut som det nedenfor.
Legg merke til at det er kolonneoverskrifter i første rad, og at den første kolonnen inneholder teksten vi ønsker å sortere. La oss anta at vi vil sortere dataene i synkende rekkefølge denne gangen. Velg hele tabellen og klikk igjen på Sortere knappen i Avsnitt delen av Bånd.
Legg merke til i nederste venstre hjørne av Sortere vinduet som Word har allerede oppdaget overskriftene i første rad. Legg merke til at den første Sorter etter rullegardinmenyen har allerede kolonneoverskriften Navn i alternativboksen.
Resten av alternativene forblir de samme bortsett fra husk å endre sorteringsretningen til synkende. Når du er ferdig, klikk på OK knappen og Word vil sortere bordet ved hjelp av alternativene vi har valgt.
Sortering av tekst i Word er enkelt så lenge du har en måte å fortelle Word, som skiller et dataelement fra det neste. Hvis du spiller med sorteringsinnstillingene litt, vil du oppdage at du kan sortere ved hjelp av flere kolonner og til og med tab og kommaavgrenset tekst i et Word-dokument.
Selv om det ikke er så nyttig som å sortere data i Excel, kan du spare deg litt tid i Word ved å ha programmet sortere avsnitt og tabelltekst for deg ved hjelp av et lignende grensesnitt som det finnes i et Excel-regneark. Nyt!
