Slik bruker du AutoText og Quick Parts i MS Word

For flere av de siste iterasjonene i Word har Microsoft hatt en AutoText-funksjon som lar brukerne fange opp et stykke tekst og deretter bruke det om og om igjen i andre deler av dokumentene, eller til og med i andre dokumenter.

Microsoft har lagt til den funksjonen ved å inkludere noe det kaller, Quick Parts, som i utgangspunktet fortsatt er AutoText, men gir brukerne litt mer fleksibilitet.

For å se hvordan AutoText fungerer med Quick Parts, skriv litt tekst inn i et testdokument; I dette eksemplet vil en adresse bli brukt:

Marker deretter teksten, og klikk deretter på Sett inn kategorien på hovedbåndet, og klikk deretter på Hurtige deler ikon:

Du bør få denne rullegardinmenyen:

Velge Lagre utvalg til Hurtig delgalleri, du bør få en popup som ser slik ut:

I de fleste tilfeller kan du gå med standardvalgene, men hvis du ønsker det, kan du endre dem slik at de passer til dine formål, og klikk deretter på ok knapp.

Merk: Navnet på den hurtige delen du lager, som standard til den første linjen i teksten.

For å se resultatene av innsatsen din, flytt til en annen del av dokumentet ditt, og klikk deretter igjen på Hurtige deler ikonet, bør du se teksten du fanget i et lite vindu:

Klikk på Hurtige deler Vinduet med teksten i det forårsaker at teksten legges inn i dokumentet i gjeldende posisjon.

Det er en enda raskere måte å få Quick Parts-teksten til i dokumentet ditt; flytt til et tomt sted, og begynn å skrive samme tekst som du har lagret som Quick Parts-tekst, bør du få en liten popup som viser deg at Word gjenkjenner at du prøver å skrive inn Quick Parts-teksten.

I dette tilfellet er alt du trenger å gjøre ved å trykke på Tast inn nøkkel og ord vil fylle ut resten av Quick Parts-teksten for deg.

Merk: Du kan også skrive inn bare noen av de første tegnene i Quick Parts-teksten, og trykk deretter F3-tasten, og Word vil sette inn Quick Parts-teksten som du mener du vil ha.

Dette er den raske delen av Quick Parts, ved å klikke på et enkelt ikon, ser du umiddelbart teksten du har tatt og kan sette den inn med bare ett klikk, eller sett det inn automatisk når det gjenkjenner hva du prøver å skrive.

Word har fortsatt den gamle AutoText-funksjonen; å bruke den, følg den samme banen som du gjorde med Hurtige deler, bare når du får det Opprett ny byggeplass popup, i stedet for å gå med standard Quick Parts under Gallery, velg istedet Auto:

Deretter, for å bruke det, klikk igjen på Hurtige deler ikonet, i stedet for å velge en av tekstbokser for Hurtige deler, klikk i stedet der det står Auto, Du bør se en rullegardinmeny som ser noe ut som dette:

Hvis du klikker på hvor du ser din lagrede tekst, blir teksten som er lagret, lagt inn i dokumentet, akkurat som med Hurtige deler.

De to andre innsettingsvalgene fra Hurtige deler menyen er Dokumenteiendom og Felt:

Dokumenteiendom lar deg sette inn tekst med en forhåndsdefinert overskrift i dokumentet ditt; For å se hvordan dette virker, klikk på det, og velg en av de tilgjengelige titlene fra popup-menyen.

I dette eksemplet velger vi Selskap. Etter at du har valgt det, får vi dette inn i vårt dokument:

Det venter på oss å skrive navnet på firmaet vårt, når vi gjør det, ser det slik ut:

Deretter klikker du et annet sted i dokumentet vårt slik at det ser ut som vanlig tekst. Men neste gang vi må skrive inn navnet på vårt firma, kan vi i stedet klikke på Hurtige deler ikonet, velg Dokumenteiendom, og så Selskap fra rullegardinmenyen, og firmanavnet blir satt inn i dokumentet.

Det andre alternativet, Felt… brukes til å sette inn forhåndsdefinerte Word-elementer i dokumentet ditt; Hvis du for eksempel vil ha den gjeldende tiden satt inn i dokumentet ditt, klikker du på Hurtige deler, velg deretter Felt… velg deretter Tid fra kategorivinduet.

Nåværende tid vil da bli satt inn i dokumentet.

Endelig, for å slette Hurtigdelte tekstoppføringer, klikk på Hurtige deler ikon, deretter høyreklikk i vinduet som inneholder teksten du vil slette, og klikk deretter der den står Organiser og slett:

Klikk deretter på Slett knappen nederst på Organiser og Slett popup-menyen.

Hurtige deler og AutoText er mest nyttige når du finner deg selv å skrive inn litt tekst igjen og igjen, spesielt hvis det er tungvint å skrive, for eksempel lange tall eller vanskelig å stave navn eller steder.