Bruk Sammendragsfunksjoner til å oppsummere data i Excel
For de som bruker Excel regelmessig, er antall innebygde formler og funksjoner for å oppsummere og manipulere data svimlende. Excel brukes bokstavelig talt av alle: fra studenter i en finansiell klasse for å sikre fondforvaltere på Wall Street. Det er ekstremt kraftig, men samtidig veldig enkelt.
For de som bare begynner med Excel, er en av de første funksjonene du bør lære, sammendragsfunksjonene. Disse inkluderer SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, STOR, SMALL og AGGREGATE. Disse funksjonene brukes best på numeriske data.
I denne artikkelen vil jeg vise deg hvordan du lager en formel og sett inn funksjonen i et Excel-regneark. Hver funksjon i Excel tar argumenter, hvilke verdier funksjonene trenger for å beregne en utgang.
Forstå formler og funksjoner
For eksempel, hvis du trenger å legge til 2 og 2 sammen, vil funksjonen være SUM og argumentene ville være tallene 2 og 2. Vi skriver normalt dette som 2 + 2, men i Excel vil du skrive det som = SUM (2 + 2). Her kan du se resultatene av dette enkle tillegget av to bokstavsnumre.
Selv om det ikke er noe galt med denne formelen, er det egentlig ikke nødvendig. Du kan bare skrive = 2 + 2 i Excel, og det ville fungere også. I Excel, når du bruker en funksjon som SUM, det er mer sanselig å bruke argumenter. Med SUM funksjon, forventer Excel minst to argumenter, som vil være referanser til celler på regnearket.
Hvordan refererer vi til en celle i Excel-formelen? Vel, det er ganske enkelt. Hver rad har et tall, og hver kolonne har et brev. A1 er den første cellen på regnearket øverst til venstre. B1 ville være cellen til høyre for A1. A2 er cellen direkte under A1. Lett nok riktig?
Før vi skriver vår nye formel, la vi legge til noen data i kolonnene A og B for å jobbe med. Gå videre og skriv tilfeldige tall fra A1 til A10 og B1 til B10 for vårt datasett. Gå nå til D1 og skriv inn = SUM (A1, B1). Du bør se resultatet er rett og slett verdien av A1 + B1.
Det er et par ting å merke seg mens du skriver en formel i Excel. For det første vil du legge merke til det når du skriver inn den første åpnings parentesen ( Etter funksjonsnavnet vil Excel automatisk fortelle deg hvilke argumenter som funksjonen tar. I vårt eksempel viser det number1, Nummer 2, etc. Du skiller argumenter med kommaer. Denne spesielle funksjonen kan ta et uendelig antall verdier da det er hvordan SUM-funksjonen fungerer.
For det andre kan du enten taste inn cellehenvisningen manuelt (A1) eller du kan klikke på cellen A1 etter at du har skrevet den åpne parentesen. Excel vil også markere cellen i samme farge som cellehenvisningen slik at du kan se de tilsvarende verdiene nøyaktig. Så vi oppsummerte en rad sammen, men hvordan kan vi summere alle de andre radene uten å skrive formelen igjen eller kopiere og lime inn? Heldigvis gjør Excel dette enkelt.
Flytt musemarkøren til nederste høyre hjørne av celle D1, og du vil legge merke til at den endres fra et hvitt kryss til et svart plustegn.
Klikk og hold museknappen nede. Dra markøren ned til siste rad med dataene, og slipp deretter på slutten.
Excel er smart nok til å vite at formelen skal endre og reflektere verdiene i de andre radene, i stedet for bare å vise deg samme A1 + B1 helt ned. I stedet ser du A2 + B2, A3 + B3 og så videre.
Det er også en annen måte å bruke SUM Det forklarer et annet konsept bak argumenter i Excel. La oss si at vi ønsket å oppsummere alle verdiene fra A1 til A12, så hvordan skulle vi gå om det? Vi kunne skrive noe som = SUM (A1, A2, A3, etc), men det er veldig tidkrevende. En bedre måte er å bruke et Excel-utvalg.
For å summere A1 til A12, er alt vi trenger å gjøre, å skrive = SUM (A1: A12) med et kolon separerer de to celle referanser i stedet for et komma. Du kan til og med skrive noe som = SUM (A1: B12) og det vil summe alle verdier i A1 gjennom A12 og B1 gjennom B12.
Dette var en veldig grunnleggende oversikt over hvordan du bruker funksjoner og formler i Excel, men det er nok slik at du kan begynne å bruke alle datasummeringsfunksjonene.
Sammendrag Funksjoner
Ved å bruke det samme settet med data, skal vi bruke resten av sammendragsfunksjonene for å se hva slags tall vi kan beregne. La oss begynne med TELLE og COUNTA funksjoner.
Her har jeg kommet inn i TELLE fungere i D2 og COUNTA fungere i E2, ved hjelp av A2: A12 rekkevidde som datasett for begge funksjonene. Jeg endret også verdien i A9 til tekststrengen Hallo for å vise forskjellen. TELLE teller bare cellene som har tall mens COUNTA teller celler som inneholder tekst og tall. Begge funksjonene teller ikke tomme celler. Hvis du vil telle tomme celler, bruk COUNTBLANK funksjon.
Neste opp er GJENNOMSNITT, MEDIAN og MODUS funksjoner. Gjennomsnitt er selvforklarende, median er midtnummeret i et sett med tall og modus er det vanligste nummeret eller tallene i et sett med tall. I nyere versjoner av Excel har du MODE.SNGL og MODE.MULT fordi det kan være mer enn ett nummer som er det vanligste nummeret i et sett med tall. Jeg brukte B2: B12 for området i eksemplet nedenfor.
Videre kan vi beregne MIN, MAX og STDEV for settet med tall B2: B12. STDEV-funksjonen vil beregne hvor mye verdier er spredt fra gjennomsnittsverdien. I nyere versjoner av Excel har du STDEV.P og STDEV.S, som beregner basert på hele befolkningen eller basert på en prøve, henholdsvis.
Endelig er to andre nyttige funksjoner STOR og LITEN. De tar to argumenter: celleområdet og k-th største verdien du vil returnere. Så hvis du vil ha den nest største verdien i settet, vil du bruke 2 for det andre argumentet, 3 for det tredje største nummeret osv. LITEN fungerer på samme måte, men gir deg k-th minste nummer.
Til slutt er det en funksjon som kalles AGGREGATE, som lar deg bruke noen av de andre funksjonene som er nevnt ovenfor, men lar deg også gjøre ting som å ignorere skjulte rader, ignorere feilverdier, etc. Du vil sannsynligvis ikke trenger å bruke det så ofte, men du kan lære mer om det her i tilfelle du trenger det.
Så det er en grunnleggende oversikt over noen av de vanligste oppsummeringsfunksjonene i Excel. Har du spørsmål, kan du legge inn en kommentar. Nyt!
