5 effektive måter å holde filene dine under kontroll

Datamaskinen din er en digital jungel. Det er så enkelt å ta en ren og ryddig design arbeidsplass og gjøre den til et stort rot. Det er for mange filer, og de er over alt. Designfiler du trenger blir nesten umulige å finne. Så hvordan holder du filene dine ute av kontroll? Vel, du er heldig, fordi det er 5 effektive måter å holde filene dine under kontroll.

Men først: Hvorfor blir vår datamaskin og designfiler så lett? Den samme grunnen til at mange har rotete rom og uorganiserte skap og fysiske arbeidsplasser. Unntatt multiplisere med 100, siden det er så lett å lage datafil-filer som ikke tar opp fysisk plass.

Heldigvis er det ikke så vanskelig å holde datamaskinen og designfiler under kontroll. Legg til en klype av sunn fornuft, bland med et dash av selvdisiplin, og gjenta, gjenta, gjenta. Ikke bekymre deg - det høres mer arbeid enn det er. Bare likt det å pusse tennene dine: Når du er vant til å gjøre disse tingene, vil du ikke engang merke det. Du vil bare holde datamaskinen og designfilene dine under kontroll.

Ok, uten videre, her er 5 effektive måter å holde filene dine under kontroll.

1. Slett å slette gamle og unødvendige filer

(Bilde av Mixy Lorenzo)

Denne kan virke som en panneløsning åpenbar, men noen ganger blir de mest sanselige trinnene oversett. Glem alt produktivitetsprogramvare, og effektiviser arbeidsflowene, og alle andre pat-on-the-back produktivitet-nonsens: bare Slett gamle og unødvendige filer.

Det er det samme som å rydde rommet ditt eller organisere dine fysiske filer. Du går gjennom ting, og når du ser på et element, bestemmer du: er dette relevant for noe viktig? Hvis ikke, kaster du hensynsløst bort det. det er hvordan du blir organisert: ved å minimere antall ting du har. Ingen triks eller hemmeligheter.

Denne metoden er ikke annerledes når det gjelder datamaskindesignfiler. Når du går gjennom filene dine, må du bestemme om hver enkelt er fortsatt relevant for noe viktig. Hvis det ikke er, slett å slette det - du trenger ikke det igjen, og det er bare å rote opp ditt digitale arbeidssted. Vanligvis er disse filene gamle prosjektfiler som tidligere utkast til grafikk og design og utdaterte nettsider.

Det er fint og alt, men når bør du hensynsløst slette gamle og unødvendige filer? Tross alt hater praktisk talt alle sine rom.

Vel, akkurat som hvordan du kan minimere å planlegge rensingen, er rommet ditt ved å ta vare på et objekt så snart du møter det, så også bør du bestemme om du må slette en fil når du møter den. Som fører oss til # 2 ...

2. Ta umiddelbar handling på filer du møter

(Bilde av John Britton)

Den beste måten å unngå å planlegge sortering og rengjøring av datamaskindesignfilene er å ikke ha det nødvendig. Hver gang du møter en fil, må du umiddelbart gjøre det.

Men du er uten tvil en travel fyr eller gal. Du har ting å gjøre, steder å være. Du kan ikke slippe alt du gjør og ta vare på hver fil du møter. Så hvordan bestemmer du når du skal handle? Bruk 5-minutters regel: Hvis du tar øyeblikkelig handling på filen, tar det 5 minutter eller mindre, ta vare på det så snart du møter det.

Høres kjent ut? Det er fordi dette er “påvirket” av David Allens populære bok GTD: Å få ting gjort. I det sier han at du kan unngå å samle en lang å gjøre liste ved å umiddelbart ta vare på en oppgave du møter så lenge det ikke tar mer enn minutter.

Dette gjelder også datamaskinens designfiler:

• Fant en halv ferdig logo? Pak den opp og send den av.
• Nesten gjort med et stykke kode? Gjøre det ferdig.
• Har du en gruppe filer du ikke er sikker på at du trenger lenger? Gå gjennom dem, avgjør og slett om nødvendig.

Så # 1 og # 2 bidrar til å holde filene dine under kontroll. Men det er et annet viktig element, som er ...

3. Har så få mapper som mulig

(Bilde av Steve Ryan)

Opprett bare noen få mapper for din type arbeid, og vær så generell med kategorien som mulig. I stedet for å få nisje med utallige mapper som brytes ned (for eksempel "vektorer" eller "photoshop" eller hva som helst), har bare ting som "logoer" og "nettsteder". Eller du kan ha mapper for hvert prosjekt, og hvilken som helst type fil som er relatert til den, går inn der.

Hvorfor gjør dette? To grunner:

1. Ingen ubesluttsom lammelse: er filen en logo, nettside eller en del av et prosjekt? Bare kast den i den respektive mappen og gjør det med det.
2. Anti-for-mange-filer filter: Når du ser mappen fylle opp med for mange filer, vil du være mer tilbøyelig til å slette gamle og unødvendige. Ligner på å se for mye i rommet ditt, i stedet for å gjemme det i skuffer og andre rom.

Unngå å bli for spesifikk med mappens navn og kategorier. Jo mer spesifikt du heter en mappe, desto flere kategorier har du. Og med flere kategorier må du bestemme hvor den nye filen går. Sjansene er at det ikke vil passe inn i bare en av dem, så du vil velg en. Så når det er på tide å organisere flere filer, vil du tenke tilbake til hvilken kategori du velger med en lignende fil forrige gang. For ikke å nevne ikke klart hvilken kategori hver fil tilhører også.

Hvorfor ikke bare bruke noen merkingssystem? Så kan du gjøre med mapper helt, ikke sant? Mens det i teorien skal fungere, vil det i virkeligheten oppmuntre deg til å lage og holde altfor mange filer.

Her er hva som vil skje:

1. Du merker dine opprinnelige filer, føler deg godt at du lett kan finne dem senere ved å søke via tagger.
2. Du blir liberal med koder ved å lage for mange koder som er for spesifikke - dette skyldes ubesluttslammelse, siden du ikke kunne velge mellom to koder og bestemte deg for å lage en ny spesifikk for den ene filen.
3. Du ender med å ha for mange koder som blir overveldende for å finne ting med.
4. Det som er verre er at du ikke har behov for å holde filen teller lav, du har nå flere filer enn om de var konstant synlige i en generell mappe du så på.

4. Ditch Auto-Organizing Funksjoner

(Bilde av Mark Sebastian)

Auto-organisering funksjoner (tenk iTunes 'auto-rename-and-sort-funksjonen, men brukt på alle filer) er nemesis å holde filer under kontroll. De oppfordrer til liberal filoppretting og lagring. Mens det virker bra først, jo flere filer du har, desto mindre vet du hvor alt er.

Hvorfor ikke bare slette filer når de er gamle eller unødvendige? Den automatiske organisasjonsfunksjonen oppfordrer deg til ikke å slette. Slike som Gmail er aldri slett-bare-søk-funksjonen. Men i motsetning til e-post, hvor du bare har en type innhold (tekst) og dermed lett å søke, er filene dine vanskelige å søke på denne måten. Det er ingen enkel måte å søke i innholdet, spesielt for visuelle og lydfiler. Så det eneste du må jobbe med er filnavnet og kanskje noen meta beskrivelse merket på den. Det er en oppskrift på filoverbelastning.

Ved å ikke bruke noen autoorganiserende funksjoner, er du ansvarlig for hver fil du lager. Du vil se det og være oppmerksom på det minst en gang, så du vil være mer bevisst på hver fil på datamaskinen din. På denne måten får du en bedre følelse av når filene dine kommer ut kontroll - og når du må slette utelukkende.

5. Konsolidere filer når det er mulig

(Bilde av Aldo Gonzalez)

Dette er en enkel. Hvis du kan konsolidere to eller flere filer på en eller annen måte, vil du selvsagt ha færre filer. Og mindre filer er lik mindre rot.

Den andre fordelen med å konsolidere filer er at det blir lettere å finne det du leter etter. Dine filer blir mer organisert. Hvordan? Du vil selvsagt ha relevant innhold alt i en fil, så du trenger ikke å jakte flere filer som gjelder det samme prosjektet.

Hvordan går du om å konsolidere filene dine?

• For tekst, bare kopiere / lime inn relatert innhold fra flere filer til en hovedtekstfil.
• For visuelle design kan du kopiere / lime inn forskjellige elementer og variasjoner i en hovedfil.

Hver større og mindre grafikkapp støtter lag og merking og gruppering av dem, så dra nytte av det. Det kan være variasjoner av en logo, eller flere aspekter av en større design - alt i en grafikkfil.

Gitt, ikke alle typer fil eller innhold kan konsolideres. Kode, for eksempel. Så det er derfor ovennevnte er tittelen “når mulig” - gjør det beste du kan, og ethvert beløp som bidrar til å redusere antall filer, er en netto gevinst.

Behold dine filer effektivt under kontroll

Forhåpentligvis var disse 5 måtene ikke bare noen produktivitetsporno: ting å lese for å unngå å gjøre egentlig arbeid som gir deg ønskede resultater i livet ditt. Nei, disse ble skrevet med den hensikt å være tiltakbare ting du kan begynne å bruke nå for å holde datamaskinen og designfilene ute av kontroll.

Ingen ønsker aktivt å organisere og administrere datamaskin- og designfiler. Så disse 5 måtene vil hjelpe deg til å danne vaner som unngår å måtte gjøre det. Og som med alle vaner, er det viktigste å bare begynne å gjøre dem.

For å omtale, her er de 5 effektive måtene å holde filene dine under kontroll:

1. Ta hensynsløst bort gamle og unødvendige filer
2. Ta umiddelbar handling på filer du møter
3. Ha så få mapper som mulig
4. Ditch auto-organiserende funksjoner
5. Konsolidere filer når det er mulig

Din tur: Hvilke andre måter har hjulpet deg med å effektivt holde datamaskinen og designfiler under kontroll?

Redaktørens notat: Dette innlegget er skrevet av Oleg Mokhov for Hongkiat.com. Oleg Mokhov er verdens mest mobile elektroniske musikalist, en web- og visuell designentusiast, og medgrunnlegger av den premium royalty-gratis musikkbutikken Soundtrackster.