Versjonering, sammenligning og kombinering av dokumenter

For den siste leksjonen i denne Geek School-serien skal vi snakke om å holde oversikt over versjoner i Word og sammenligne og kombinere dokumenter.

SCHOOL NAVIGASJON

1. Bruke maler for å sikre vanlig layout og formatering
2. Å holde oversikt over endringer gjort til et dokument
3. Bruk av kommentarer til å angi endringer i et dokument
4. Begrensning og beskyttelse av dokumenter og maler
5. Versjonering, sammenligning og kombinering av dokumenter

Versjonsfunksjonen i Word ble fjernet i nyere versjoner av Word. I Word 2013 er den eneste måten du får tilgang til tidligere versjoner av et dokument i Word, å åpne tidligere automatisk lagrede (autosaved) versjoner av dokumentet. Du kan også åpne nylig ubehandlede dokumenter. Imidlertid er det ingen formell versjonsfunksjon i Word. Vi vil vise deg et alternativ som du enkelt kan legge til Word gratis, som vil gi denne muligheten.

Hvis flere personer har jobbet på forskjellige kopier av samme fil, kan du sammenligne de to versjonene av filen for å se forskjellene i stedet for å bruke sporendringsfunksjonen på en kopi av filen. Word inneholder et sammenligningsverktøy som lar deg sammenligne to filer, så lenge de har forskjellige filnavn. Vi vil vise deg hvordan du bruker denne funksjonen og hvordan du leser resultatene av sammenligningen.

I tillegg til å sammenligne dokumenter kan du kombinere dokumenter etter å ha sammenlignet dem. Vi vil vise deg hvordan du kan fusjonere to versjoner av samme dokument og også hvordan du enkelt kan slå sammen to forskjellige dokumenter, hvis flere forfattere har jobbet på separate deler av et dokument.

Når alle endringene er gjort, de nødvendige sammenligningene og kombinering av dokumenter gjort, kan du enkelt dele dokumentet ditt ved hjelp av Microsoft OneDrive. Du kan også bruke OneDrive når som helst i samarbeidsprosessen for å gi tilgang til dokumentet for andre korrekturlesere.

Hold oversikt over versjoner av et dokument

Word pleide å ha en formell versjonsfunksjon som tillot deg å lagre forskjellige versjoner av et dokument i selve dokumentet. Denne funksjonen har gått vekk, og den eneste måten du kan hente tidligere versjoner av et dokument på, er via Auto-Save-funksjonen eller ved å få tilgang til ikke lagrede dokumenter, hvis tilgjengelig.

Som standard lagrer Word automatisk dokumentet ditt med bestemte intervaller. Dette er funksjonen for automatisk lagring. For å gå tilbake til en tidligere, automatisk lagret kopi av dokumentet, klikker du på "Fil" -fanen og velger et "(autosave)" element fra listen under "Versjoner".

Du kan også øke eller redusere intervallet for funksjonen Automatisk lagring i Word.

Hvis du har lukket dokumentet ved et uhell uten å lagre, eller du mistet strøm og datamaskinen uventet slått av, kan du gjenopprette ubehandlede dokumenter. For å gjøre dette, klikk på "Fil" -fanen og klikk på "Administrer versjoner" -knappen på "Info" -skjermen. Velg "Gjenopprett ikke lagrede dokumenter" fra rullegardinmenyen.

Hvis noen ubehandlede filer var tilgjengelige, ville de bli oppført i dialogboksen "Åpne" som viser.

Alternativer for lagring av versjoner av et Word-dokument

Det finnes alternativer for å legge til et versionssystem til Word. En er et tillegg for Word, kalt Lagre versjoner, og et annet er et plugin som fungerer med et eksternt versjonskontrollprogram som heter Perforce.

Med tilleggsversjonen Lagre versjoner kan du enkelt lagre nummererte versjoner av et Word-dokument fra filen.

Perforce er et versjonskontrollprogram som er tilgjengelig gratis for opptil 20 brukere. De gir et plugin for Microsoft Office som gjør at Microsoft Word, Excel, PowerPoint og Project-filer enkelt kan lagres og administreres i Perforce fra programmene.

Sammenlign to versjoner av samme dokument

Hvis en anmelder har glemt å bruke "Track Changes" -funksjonen, og du ikke låste den i dokumentet, kan du likevel sammenligne de to versjonene av dokumentet og godta og avvise endringer basert på sammenligningen. Alt du trenger er ditt originale dokument og det reviderte dokumentet. Hver fil må ha et annet navn.

Funksjonene "Sammenlign" og "Kombinere" er like, men hver har sin hensikt. Hvis du bare har to dokumenter du vil sammenligne, og den ingen inneholder sporet endringer, bruk "Sammenlign" -funksjonen. Hvis du har to eller flere dokumenter som inneholder spore endringer, og du trenger å holde oversikt over hvem som endret hva og når, bruk "Kombinere" -funksjonen, beskrevet senere i denne leksjonen.

For å sammenligne de opprinnelige og reviderte versjonene av et dokument, klikk "Sammenlign" i "Sammenlign" -delen av "Review" -fanen og velg "Sammenlign" fra rullegardinmenyen.

MERK: Du kan ikke sammenligne to dokumenter hvis en av dem er beskyttet for spore endringer eller har noen form for dokumentbeskyttelse brukt. Fjern dokumentbeskyttelsen for å fortsette å sammenligne dokumentene. Se leksjon 2 for informasjon om hvordan du låser opp sporet endringsfunksjonen og leksjon 4 for informasjon om fjerning av formatering og redigering av begrensninger fra et dokument og et passord tilordnet et dokument for å åpne det.

I dialogboksen "Sammenlign dokumenter" velger du "Original dokument" fra rullegardinlisten.

Velg "Revidert dokument" fra rullegardinlisten. Under "Revidert dokument" angir du en etikett som skal gjelde for endringene, slik at du vet hvem som gjorde dem i "Label changes with" redigeringsboks. Det kan være brukerens navn eller hva du vil.

Klikk på "Mer" for å få tilgang til flere alternativer.

I delen "Sammenligningsinnstillinger" velger du elementene du vil sammenligne i de to dokumentene. Som standard er alle elementer valgt.

MERK: Objektet "Innsettinger og slettelser" er alltid gråtonet og alltid merket. Når du bruker "Sammenlign" eller "Kombinere", vil innsettinger og slettelser alltid bli sammenlignet.

Velg "Sammenligne tegn for tegn" ("Tegnnivå") eller ord for ord ("Word-nivå") i delen "Vis endringer ved". "Tegnnivå" lar deg se de eksakte endringene som ble gjort. Hvis for eksempel det originale dokumentet har ordet "til" og det reviderte dokumentet har ordet "også", som en "o" ble lagt til, vil innstillingen "Ordnivå" vise deg at "til" ble erstattet med " også. "Innstillingen" Tegnnivå "viser imidlertid at en" o "ble lagt til.

Som standard legger "Sammenlign" -funksjonen endringene til et nytt dokument, som vist i delen Vis endringer i. Du kan imidlertid velge å sette endringene i "Original dokument" eller "Revidert dokument."

Klikk "OK" når du har valgt dine valg.

Sammenligningen mellom de to dokumentene er laget og endringene vises i det angitte dokumentet. I vårt eksempel valgte vi å godta standarden for å vise endringene i et nytt dokument. "Originaldokumentet" og "Revidert dokument" vises begge i en rute til høyre for "Sammenlignet dokument" som skal brukes som referanse. De kan ikke redigeres.

Hvis du ikke ser ruten som inneholder originale og reviderte dokumenter, klikker du på "Sammenlign" i "Sammenlign" -delen av "Review" -fanen. Deretter velger du "Vis kilde dokument" og deretter "Vis begge." Du kan også velge å "Vis original" eller "Vis revidert" hvis du ikke vil vise begge deler.

"Gjennomgangspanelet", som diskuteres kort i leksjon 2 og mer detaljert i leksjon 3, vises også til venstre for "Sammenlignet dokument".

I "Sammenlignet dokument" kan du gå gjennom de sporet endringene, akkurat som diskutert i leksjon 2, akseptere eller avvise hver endring.

Deretter lagrer du det sammenlignede dokumentet med et annet navn, og du vil ha et dokument som inneholder endringer fra både originale og reviderte dokumenter.