Nettverk Guide for Bloggers Meldinger som blir lagt merke til (Del 6)

Den forrige delen av serien handlet om e-post og ulike aspekter av det. Hvor lenge e-post skal være. Hva en god faglinje er. Til slutt, hva verdien av å ha en profesjonelt utseende e-postadresse er.

Dette er alle gyldige elementer, men vi har ikke berørt kroppen til en e-postmelding enda. Og dette er akkurat det vi skal gjøre i dag.

Kommunikasjon via tekst er en ganske vanskelig ting. Ord, setninger og tegnsetting er de eneste verktøyene du kan bruke. Du kan ikke heve et smil midt i en setning, du kan ikke bruke håndbevegelsene dine til å understreke et punkt, du kan ikke bruke noen annen kroppsspråk for å hjelpe deg med å formidle budskapet ditt.

Ord bare.

Og siden det bare er ord, skaper dette mange forskjellige utfordringer. For eksempel, når du kontakter noen for første gang, er den siste tingen du ønsker å høres desperat, aggressiv, krevende eller ubehagelig på noen måte.

I den virkelige verdens kommunikasjon, uansett hva du sier, kan du bare smile i slutten av en setning og alt kommer til å bli bra. Men på internett - hardt flaks.

Raskt notat:Dette innlegget er en del av en serie med tittelen - Nettverksveiledning for bloggere. Husk å sjekke tilbake neste uke for mer! Hvis du har gått glipp av forrige innlegg, er her linkene:

• Del 1 - Nettverk for bloggere: Hvorfor er det viktig
• Del 2 - Nettverk for bloggere: Angi dine mål og regler
• Del 3 - Nettverk for bloggere: Velg folk klokt, du må
• Del 4 - Nettverk for bloggere: Hvordan nærme mennesker
• Del 5 - Nettverk for bloggere: Gjør et godt første inntrykk

Universelle elementer i en e-postmelding

Først av alt, er det alltid noen universelle elementer hver e-post burde ha, bare for å se seriøst ut, og ... vel, ekte. Noen av disse tipsene kan høres tydelig ut, men de er fortsatt svært viktige, og det er derfor jeg inkluderer dem her.

"Hei"

For startere, ikke glem å bare si hei. Dette går virkelig langt. En enkel Hei, eller Hallo, med personens navn ved siden av det.

Legg merke til en ting, det er ikke en “Kjære herre,” eller a “Til den som det kan dreie seg om” på denne listen. Bare “Hei [Navn],” eller “Hei [Navn].” Hvis du virkelig er i ferd med å bruke “til den som det kan dreie seg om” i begynnelsen av e-posten er du virkelig bedre ikke engang å sende e-posten i det hele tatt.

Introduksjon

Hvis du kontakter noen for første gang å introdusere deg selv, er det ofte en god ide. Ikke del livets historie her, “Jeg er Karol, fra newInternetOrder.com” er nok.

Hvorfor kontakter du

Nå er den viktigste delen - hvorfor du kontakter. Gjør dette så kort som mulig, og som til punktet som mulig.

Hvis du kontakter bare for å si hei, så bare si “Jeg skriver bare for å si hei, jeg liker bloggen din, skål.” Hvis du vil legge inn en gjestepost til personen, så si det på forhånd - “Jeg vil gjerne publisere et gjestepost på bloggen din. Ideen jeg har for det er _________.“

I begynnelsen kan dette høres ut som om det er for direkte, men faktisk opptatt personer som folk som verdsetter sin tid og ikke slår rundt bushen. Dessuten, husk at du bare har 5 setninger å bruke i din e-post. Tror du virkelig at det er noe sted for å slå rundt bushen?

Signatur

Endelig, avslutt aldri e-posten din med “ikke glem å sjekke ut bloggen min på ______.” Det er en enklere og smartere måte å få noen til å besøke bloggen din. Først av alt, hvis de vil betale deg et besøk, vil de uten ytterligere overbevisende. Hvis de ikke gjør det, kan det ikke overbevisende endre det.

Det eneste du trenger å gjøre er å gi en adresse. Og det er ikke noe bedre sted for bloggens URL enn din signaturlinje. Pass på at bloggen din er den første i signaturen din rett etter navnet ditt.

Her er begynnelsen på min signatur, bare for å gi deg et eksempel. Merk: Nettadressene konverteres til live koblinger som standard i alle e-postprogrammer.

Bare for å oppsummere denne delen av innlegget i noen punktpunkter, her er de universelle elementene i hver e-post:

1. Sier hei.
2. Vi presenterer deg selv.
3. Grunnen til at du kontakter (aka selve meldingen).
4. Din signatur.

Nå er det enda en virkelig viktig ting når det kommer til e-postkommunikasjon. En jeg har nevnt kort i begynnelsen av dette innlegget. Det er: velg stemmen din nøye.

Uansett hva du vil skrive, dessverre kan du alltid gå galt, og lyden aggressiv, krevende, eller negativ generelt ... alt ved et uhell. Alt du trenger er å bruke ett feil ord her og to andre feilord der, pluss et utropstegn på slutten av en setning, og du er skrudd.

Velge stemmen din

Selvsikker, høflig, ydmyk og vennlig. Disse er slags personlighetstrekk du bør presentere. Uansett hva din grunn til å sende en e-post er.

Ingen vil svare på en e-post som kreves, eller høres ut som om personen tror de står høyere i menneskers rasehierarki. Det er fordi det er mer enn enkelt å ignorere noen på nettet, eller til og med slette dem fra innboksen din.

Den enkleste tommelfingerregelen er å huske at folk igjen ikke bryr seg om deg. Så prøv å skrive e-posten din på en måte som de ikke bryr seg om deg, bare litt mindre, ikke mer.

Hver av oss har en annen stemme mens de kommuniserer med andre, så det er ingen magisk-kule-løsning. Og djevelen er i detaljene som alltid. Men det er fortsatt noen generelle regler som er verdt å følge:

• SKRIVER I ALLE CAPS - ikke. Selv om det bare er et enkelt ord.
• Utropstegn! - ikke. Jeg har ennå ikke snublet over et tilfelle der et utropstegn må brukes i en e-postbasert kommunikasjon.
• Forutsatt at noen vil få noe galt - ikke. For eksempel, en uttalelse som antar en slik ting: “ikke vær sen.”
• Ikke bruk uttrykket “ingen respektløshet, men” fordi i 100% av tilfellene det som følger er faktisk en respektløs uttalelse.
• Ikke hør som et kun-alt-alt. Selv om du er.
• Ikke si at du er viktig. Hvis du er viktig, vil mottakeren din allerede være klar over det. Hvis du ikke er viktig å si at du er, vil ikke endre noe.
• Ikke hekk. Du er sikring når du er redd for å oppgi din sanne mening, så du prøver å myke opp det. Eksempel: “Jeg tror det er en mulighet for at produktet ditt bare kan være det kundene trenger,” i stedet for “Ditt produkt er flott.” Som bringer meg til ...
• Ikke ros personen du kontakter for mye ... “Oh gud, bloggen din er så flott, og innholdet ditt er virkelig livsforandrende for meg.”
• Og viktigst, ikke lyve aldri bli fanget lyve. Hvis du skriver til noen som du har lest bloggen deres i to år, og for eksempel, og du mislykkes i å gjenkjenne navnet sitt, eller verre enn det, feilkaller navnet ditt, så sjansene er at du lyver, min venn.

Dette er bare noen generelle regler for den elektroniske verden, og bortsett fra å ha dem i tankene er det mange flere ting du må være forsiktig med. Hver setning har sin egen følelse og følelsesmessig melding. Dette er noen ganger vanskelig å legge merke til fordi du som forfatter vet hva følelser veileder deg mens du skriver meldingen, men det er ingen å fortelle om personen som leser det, vil få samme følelse.

Det er to måter å sørge for at meldingen din lyder, faktisk, hva du ville ha det til å høres ut som.

1. Ha det lest av en venn / kollega. Et nytt sett med øyne kan fortelle deg hva som er galt (og riktig) med meldingen.
2. Bruk en smart programvare som ToneCheck.

ToneCheck er en kul app som kobles til din Gmail konto (blant andre muligheter), og ser på alle meldinger du skriver. ToneCheck analyserer e-postene dine og informerer deg om alle fragmentene som formidler noen form for negative meldinger.

Jeg innrømmer at dette innlegget legger vekt på tonen i meldingen selv, men det er virkelig så viktig. Hvis du får tonen i meldingen din feil, er det ikke noe du kan skrive som vil spare deg. Hvordan du sier noe er alltid viktigere enn hva du egentlig sier.

Husk å alltid analysere hver melding du skriver, enten deg selv eller med ekstra hjelp fra noen andre, eller en app som ToneCheck.

grunner til at e-postmeldingen forblir ubemerket

Når du sender noe, og ikke får svar, er det sjansene for at enten din faglinje ikke kunne vekke noen interesse, meldingen din var for lang, eller stemmen var ikke hyggelig.

Dette er de tre vanligste årsakene til feil. Som du kan se, de er alle på deg.

Neste del av serien er den endelige. Den har en veikart, så å si, på de nøyaktige trinnene du kan ta mens du strekker deg ut til noen. Starter fra den enkleste første kontakten, og slutter på “kan du hjelpe meg” e-post. Å kunne sende en “kan du hjelpe meg” e-post til noen er det siste trinnet i et online forhold med noen blogger. Det er bare ingenting større enn dette (det vil si, med mindre du vil gifte deg med noen).

Siden vi snakker om å be noen om å gjøre noe ... kan jeg be deg om å gjøre noe? :) Vær ærlig, har du noen gang mislyktes i å kontakte noen effektivt fordi tonen i meldingen din rett og slett var feil?