Slik samarbeider du på dokumenter i sanntid i Office 2016

Microsoft Office 2016 har forbedret samarbeidsfunksjonene, slik at flere forfattere kan jobbe på et dokument i sanntid. Du kan dele et dokument i OneDrive og se hvem som jobber med det, og til og med få en lenke til å sende andre for enkel tilgang til dokumentet..

Vi bruker Word i denne artikkelen for å illustrere hvordan du samarbeider på dokumenter; Denne funksjonen for sanntids samarbeid er imidlertid også tilgjengelig i Excel og PowerPoint.

For å starte, åpne dokumentet du vil dele, og klikk på "Del" -knappen på linjestangen i øverste høyre hjørne av Word-vinduet.

MERK: Før du setter opp dokumentet ditt for å dele, må du sørge for at du har en delt mappe i OneDrive-kontoen din. Du kan også bruke mappen "Offentlig" som finnes i kontoen din som standard.

"Del" -panelet vises. Hvis du vil lagre dokumentet i mappen du delte i OneDrive-kontoen din, klikker du på "Lagre i sky".

På skjermbildet "Lagre som", velg det delte stedet du vil lagre dokumentet på, eller klikk på "Bla gjennom" -knappen for å velge et sted i OneDrive-kontoen din ikke i den siste listen.

Hvis nødvendig, naviger til den delte mappen i dialogboksen "Lagre som". Hvis du vil endre navnet på filen, skriver du inn et nytt navn i redigeringsboksen "Filnavn". Klikk på "Lagre".

Du blir returnert til dokumentet, og "Del" -ruten kobles til og lar deg invitere folk til å enten vise eller redigere filen eller bare se den. For å invitere noen til å samarbeide på dokumentet, skriv inn brukerens e-postadresse i redigeringsboksen "Inviter folk". Velg om de kan "Rediger" eller "Kan se" fra rullegardinlisten. Hvis du vil sende en egendefinert melding, skriv den inn i boksen "Inkluder en melding". For å dele dokumentet, klikk på "Del".

Brukeren er lagt til i listen over personer du har delt dokumentet med.

Du kan også spesifisere om "Alltid" eller "Aldri" deler endringer automatisk eller å bli spurt ("Spør meg") hver gang en endring gjøres ved å velge et alternativ fra rullegardinlisten "Del automatisk endringer".

Brukeren du delte dokumentet med mottar en e-post som ligner på følgende bilde. De klikker "Vis i OneDrive" for å få tilgang til dokumentet.

MERK: Du kan enkelt få en lenke til det delte dokumentet slik at du kan sende det til brukerne ved å klikke på "Få en delingslink" nederst i "Del" -panelet.

To knapper vises på "Del" -panelet. Hvis du vil sende en lenke som lar en bruker vise og redigere dokumentet, klikker du på "Opprett en redigeringslink" -knapp. Hvis du vil sende en kobling som bare lar en bruker vise dokumentet, og ikke redigere det, klikker du på knappen "Opprett en visning bare".

"Rediger lenke" -boksen viser innholdet for å få tilgang til dokumentet med de riktige tillatelsene. Klikk på "Kopier" -knappen til høyre for boksen for å kopiere nettadressen, slik at du kan dele linken i e-post, for eksempel.

Hvis du klikker koblingen brukeren mottar i e-post, åpnes dokumentet i den elektroniske versjonen av den aktuelle Office 2016-appen.

Når brukeren begynner å redigere dokumentet, viser en popup som forteller deg at en "gjest redigerer dette dokumentet".

Endringer som er gjort av den andre personen vises som fremhevet tekst i ditt eksempel på dokumentet.

Hvis du tillot en bruker å redigere et dokument, og deretter har forandret seg, kan du enkelt endre tillatelser for den brukeren. Høyreklikk på brukerens navn i listen og velg "Endre tillatelse til: Kan vise". Du kan også gå den andre veien, og gi en bruker tillatelse til å redigere dokumentet etter at de bare har tillatt dem å se det.

Hvis du er ferdig med å dele dokumentet med en bruker, kan du slutte å tillate brukeren å vise eller redigere dokumentet. Høyreklikk på brukerens navn i listen og velg "Fjern bruker" fra popup-menyen.

For å lukke "Del" -panelet klikker du på "X" øverst til høyre i ruten.

Enten du jobber med et stort eller lite prosjekt, er dette nye samarbeidsfunksjonen i Office 2016 med sanntids redigering og cloud integrasjon med OneDrive kraftig.