Hvordan samarbeide på dokumenter over Internett

Det er ikke nødvendig å huddle rundt samme datamaskin eller sende filer frem og tilbake over e-post hvis du vil samarbeide med andre mennesker. Du kan alle redigere samme kopi av dokumentet - du kan til og med redigere det sammen i sanntid.

Vi anbefaler Google Dokumenter fordi det er en mer moden samarbeidsløsning, og vi har mest erfaring med det. Microsofts Office Online har nylig fått samspillingsfunksjoner i sanntid, så det kan også være verdt en titt.

google Dokumenter

Google Dokumenter er Googles kontor suite. Som de fleste Google-tjenester, er det et gratis program du får tilgang til i nettleseren din. Filer du oppretter i Google Dokumenter, lagres i Google Disk og er tilknyttet Google-kontoen din. Fordi disse filene lever online i stedet for på datamaskinen, er det enkelt for deg å dele dokumentet med andre mennesker. Google kontrollerer dokumentet og kan gi andre mennesker tilgang til det.

Hvis du vil bruke Google Dokumenter for samarbeid, går du til Google Disk-nettstedet og logger deg på med Google-kontoen din. Klikk på Opprett-knappen og velg typen dokument du vil jobbe med for å opprette et nytt dokument. Du kan også åpne et eksisterende dokument som er lagret i Google Disk eller laste opp et dokument fra datamaskinen.

Når dokumentet er åpent, klikker du på Share-knappen. Du kan sveve over denne knappen for å se hvem som har tilgang til dette dokumentet.

Skriv inn e-postadressene til personene du vil samarbeide på dokumentet med. Personer du legger til, har redigert tillatelse som standard, men du kan også begrense dem til å bare kommentere eller vise dokumentet. Tillatelsen "Kan vise" er nyttig hvis du bare vil vise et dokument til folk.

Som standard vil folk motta en e-post når du deler dokumentet med dem. E-posten inneholder en lenke til dokumentet slik at de kan redigere det sammen med deg. Hvis du ikke jobber med dokumentet, er det greit. De kan redigere det, og du får se endringene når du kommer tilbake til dokumentet senere..

Når flere personer jobber med et dokument, vil du se flere tekstoppføringsmarkører. Du ser i sanntid hva andre mennesker skriver inn i dokumentet, slik at du kan samarbeide på et komplisert dokument uten å støte på hverandre og måtte løse motstridende redigeringer senere. Det er enda en chat-funksjon du kan bruke til å snakke med dine medforfattere.

Hvis du vil vise en liste over dokumenter som er delt med deg, kan du klikke på kategorien Delt med meg i Google Disk.

Office Online

Microsoft Office Online var tidligere kjent som Office Web Apps. Det er en helt gratis, nettbasert versjon av Microsoft Office du får tilgang til i nettleseren din. Fordi det er en web-app, er det ikke fullt Microsoft Office og er mer begrenset. Du kan gjøre noe samarbeid med desktopversjonene av Microsoft Office, men det er bare ikke så moden en samarbeidsløsning som Google Docs tilbyr. For eksempel kan bare én person arbeide i samme avsnitt om gangen når han samarbeider i Office 2013.

Office Online er tilgjengelig på Office.com. Det krever en Microsoft-konto, og den sparer dokumentene dine til Microsofts OneDrive (tidligere kjent som SkyDrive) fillagringstjeneste.

For å komme i gang, gå til Office Online-siden og åpne appen din, eller besøk OneDrive-nettstedet og åpne et eksisterende dokument. Når et dokument er åpent, klikker du på knappen Del øverst på siden. Du kan også klikke på FIL-menyen på båndet, klikke på Del, og velg Del med personer.

Skriv inn e-postadressene du vil dele med, og velg tillatelsene du vil gi. Du kan velge om personer du deler dokumentet med, kan redigere dokumentet, og om de trenger en Microsoft-konto for å gjøre det.

Personene du deler dokumentet med, vil motta e-postinvitasjoner med en lenke til dokumentet ditt. De kan åpne dokumentet, klikke på Rediger-knappen og velge Rediger i Word Online for å jobbe med det. Du kan administrere listen over personer som har tillatelse til å vise eller redigere dokumentet fra delingsruten.

Det finnes en rekke andre måter å jobbe på de samme dokumentene i sanntid over Internett, men du er sannsynligvis bedre avhengig av disse samarbeidsfunksjonene. Google Dokumenter og Office Online gjør både dette enkle og inkludere dyktige kontorapps til å jobbe med.