Slik eksporterer og importerer regler i Outlook

Hvis du har brukt Outlook i noen vesentlig tid, har du sannsynligvis noen få regler som kan hjelpe deg med å administrere tidevannsbølgen din via e-post. Hvis du har en ny datamaskin, eller du installerer Windows på nytt, trenger du ikke å sette dem opp igjen - bare eksporter dem.

En regel i Outlook er en rekke trinn du konfigurerer automatisk å ta bestemte handlinger på e-postmeldinger etter hvert som de mottas. Du kan for eksempel vise et varsel automatisk når du mottar viktige e-poster, flytte lignende e-postmeldinger til en bestemt mappe, eller flagg en melding for oppfølging på en bestemt tid.

Heldigvis har Outlook en måte å sikkerhetskopiere disse reglene. Dette er nyttig hvis du må installere Windows på nytt, sette opp Outlook på en ny datamaskin, eller dele reglene dine med andre mennesker.

Slik eksporterer du Outlook-reglene

For å begynne, kontroller at "Hjem" -fanen er aktiv. I "Flytt" -delen klikker du på "Regler" og velger "Administrer regler og varsler" fra rullegardinmenyen.

MERK: Du kan også få tilgang til reglene og varslene ved å klikke på "Fil" -fanen og deretter klikke på "Administrer regler og varsler" -knappen på skjermbildet "Kontoinformasjon".

Dialogboksen "Regler og varsler" vises. På "E-postregler" -fanen klikker du "Alternativer" på verktøylinjen over listen over regler du har opprettet.

MERK: Alle reglene som er oppført her, blir sikkerhetskopiert, ikke bare utvalgte regler.

I dialogboksen "Alternativer" klikker du på "Eksporter regler".

Dialogboksen "Lagre eksporterte regler som" vises. Naviger til mappen der du vil lagre reglene for sikkerhetskopi. Skriv inn et navn for sikkerhetskopifilen i redigeringsboksen "Filnavn". Regelguiden (* .rwz) -type er valgt som standard i rullegardinlisten "Lagre som type", og utvidelsen .rwz legges automatisk til filen. Hvis du deler reglene dine med andre som bruker den samme versjonen av Outlook som deg, klikker du på "Lagre". Hvis du deler regelfilen med noen som bruker en eldre versjon av Outlook, må du velge en annen type regelfil før du lagrer filen, som beskrevet nedenfor..

I tillegg til regelfilformatet for den nåværende versjonen av Outlook, inneholder rullegardinlisten "Lagre som type" tre ekstra formater for regelfilen, for personer som fortsatt bruker Outlook 2002, 2000 eller 98. Velg en av disse alternativene etter behov, og klikk deretter "OK" for å lagre regelfilen.

MERK: Hvis du deler reglene dine med flere personer som bruker forskjellige eldre versjoner av Outlook, velger du den tidligste versjonen, fordi eldre regler kan alltid åpnes i nyere versjoner av Outlook.

Når du har eksportert regelfilen, klikker du "OK" på både dialogboksen "Alternativer" og "Regler og varsler" for å gå tilbake til hovedskjermbildet (eller "Kontoinformasjon" -skjermen, avhengig av hvor du startet).

Nå kan du sikkerhetskopiere den resulterende .rwz-filen til en ekstern eller nettverksstasjon eller dele den med andre personer.

Slik importerer du Outlook-reglene

Nå, si at du har satt opp den nye datamaskinen, installert Office, importert Outlook-datafilen du sikkerhetskopierte (regler lagres ikke i Outlook-datafiler) fra den gamle datamaskinen, og du er klar til å sjekke e-post. La oss importere de reglene du opprettet og sikkerhetskopiert, slik at Outlook automatisk kan handle på e-post når det kommer inn. Åpne dialogboksen "Regler og varsler" på en av de to måtene vi diskuterte tidligere. Vær oppmerksom på at listen over regler er tom. For å fikse det og importere reglene dine, klikk på "Valg".

I dialogboksen "Alternativer" klikker du på "Import Rules".

Dialogboksen "Importregler fra" vises. Naviger til mappen der du lagret din sikkerhetskopieringsfil, velg .rwz-filen, og klikk deretter "Åpne".

Du vil legge merke til at listen over regler i dialogboksen "Regler og varsler", bak den fremdeles åpne "Alternativer" -dialogboksen, fyller opp dine egne regler. Klikk "OK" i dialogboksen "Alternativer" for å lukke den og gå tilbake til dialogboksen "Regler og varsler".

Hvis du sjekket e-post før du importerer reglene dine, kan du kjøre reglene dine nå i e-posten du allerede har mottatt. For å gjøre dette, klikk "Kjør regler nå" på verktøylinjen over listen over regler i dialogboksen "Regler og varsler".

I dialogboksen "Kjør regler nå" velger du reglene du vil kjøre og klikker "Kjør nå". Når reglene har kjørt, klikk "Lukk" og klikk deretter "OK" i dialogboksen "Regler og varsler" for å lukke den. Nå vil reglene dine kjøre automatisk, sjekke e-postene du mottar og utføre handlingene du oppgav, alt bak kulissene.

MERK: Noen regler kan ikke fungere på andre datamaskiner hvis det finnes bestemte mapper, personer, etc. i reglene som er opprettet på den opprinnelige datamaskinen, men er ikke tilgjengelige på de andre datamaskinene..