Slik finner du og erstatter formatering i Microsoft Word
Microsoft Words Finn og erstatt-funksjonen er ikke bare for å erstatte tekst. Du kan også bruke Finn og erstatt for å finne bestemte typer formatering i hele dokumentet, og til og med erstatte den formateringen med noe annet.
Når finner og erstatter formatering Nyttig?
Det finnes mange måter å bruke Finn og erstatt for formatering, men når bør du vurdere å bruke Finn og erstatt i stedet for å bruke manuelle formateringsendringer eller ved hjelp av andre alternativer som Formatmaleren?
Noen ganger er det fornuftig å bruke formateringsendringer manuelt. Hvis du for eksempel vil endre fargen på all tekst eller fjerne alle forekomster av fet tekst i dokumentet, kan du gjøre dette ved å velge alt (Ctrl + A) og deretter bruke ønsket endring. Hvis du trenger å kontrollere hva som blir forandret og hva som ikke er mer presist, kan du være bedre å gå gjennom dokumentet ditt og gjøre disse endringene for hånden.
Det er imidlertid tider når Finn og erstatt kan hjelpe deg med å spare tid ved å bruke formateringsendringer raskere og enklere enn manuell formatering. Du kan bruke Finn og erstatt for å søke etter og endre både karakter og avsnittformatering.
Her er noen eksempler når det kan være nyttig:
- Du har brukt en type karakterformatering i hele dokumentet ditt og vil endre det til en annen formatering. For eksempel, si at du brukte kursiv for vekt, og nå vil du fjerne den formateringen.
- Du har et bestemt ord eller uttrykk som du vil bruke (eller endre) karakterformatering. For eksempel, si at du gjentar uttrykket "Little Red Riding Hood" i hele dokumentet ditt, og du har nå bestemt deg for at du vil ha det uttrykket for å bruke en annen skrift og rød tekst.
- Du har brukt en bestemt paragrafformatering (justering, innrykk, mellomrom og så videre) og du vil endre det. For eksempel, si at du angir bestemte avsnitt som skal justeres til venstre og ha en bestemt innrykk, og nå vil du fjerne den innrykk og senter justere de avsnittene.
Nå ja, med litt fremsyn, kan du ha satt opp karakter og stykkeformater og deretter strengt bruke dem gjennom hele dokumentet ditt. Det ville gjøre endringer i noen av disse tingene mer overkommelige. Men når fremsynet vender seg etterpå, kan Finn og erstatt hjelpe deg med å få jobben gjort.
Klar til å se det i aksjon?
Bruk Finn og Erstatt for å endre tegnformatering
Når det gjelder å finne og erstatte formatering, kan du lage et søk etter bare bestemte typer formatering, eller du kan gjøre det i kombinasjon med å søke etter tekst (du kan til og med få lyst på og kombinere den med jokertegn for å forbedre søkene dine ytterligere).
Hvis du bare vil arbeide med tegnformatering
Hvis du vil søke etter formatering uten tilhørende tekst, er det enkelt. La oss ta eksemplet fra tidligere der vi har bestemt oss for å fjerne forekomster av kursiv tekst. Brann opp dialogboksen Finn og erstatt ved å gå til Hjem> Erstatt eller trykk Ctrl + H.
På fanen Erstatt klikker du for å plassere innsettingspunktet i boksen "Finn hva". Deretter klikker du på "Format" -rullegardinmenyen og velger "Font" -alternativet.
I vinduet Finn skrifttype klikker du på «Kursiv» -alternativet (eller hvilken formatering du vil søke etter) og klikker deretter "OK".
Tilbake i vinduet Finn og erstatt, kan du se at formateringsvalget nå er oppført under "Find What" -boksen for å hjelpe deg med å holde oversikt over hva du søker.
Legg nå innsettingspunktet i boksen "Erstatt med", hodet tilbake Format> Font, og denne gangen velg alternativet "Regular". Når du er ferdig, ser du at formateringen vises under boksen "Erstatt med".
Legg merke til hvordan det står "Ikke fet" og "Ikke kursiv." Du kan ikke bruke denne teknikken til å skifte fra en formatering til en annen - bare for å legge til eller fjerne formatering.
I alle fall, nå er du klar til å søke. Trykk på "Finn neste" -knappen for å finne Word og merke den neste forekomsten av det du søker etter. Her er det funnet vårt neste kursiverte ord. Klikk på "Erstatt" -knappen for å gjøre endringen. Hit "Finn neste" for å finne neste forekomst og gjenta. Hvis du føler deg heldig, kan du også trykke på "Erstatt alle" -knappen for å få Word til å gå og erstatte alt det finner uten at du må sjekke hver enkelt, men vi anbefaler å lagre eller lage en kopi av dokumentet ditt før du gjør dette.
Hvis du vil jobbe med tegnformatering og tekst
Enkelt nok, men hva om du vil jobbe med både formatering og tekst samtidig? La oss ta et større eksempel.
Si at du nettopp er ferdig med å skrive og formatere en rapport, og for firmanavnet, "Lorem Incorporated," brukte du fet, kursiv og blå skriftfarge for vektlegging. Dokumentet ditt ser slik ut:
Din leder vurderer rapporten din og ber deg om å fjerne den blå farge, fet og kursiv. Du må også endre "Lorem Incorporated" til "Lorem Inc." Du må gjøre endringene raskt, og så send den reviderte rapporten til sjefen din så snart som mulig. Du kan gjøre alt dette enkelt via Finn og erstatt.
Brann opp dialogboksen Finn og erstatt ved å gå til Hjem> Erstatt eller trykk Ctrl + H.
Skriv "Lorem Incorporated" i "Find What" -boksen. Klikk på "Mer" -knappen for å utvide alternativene Finn og erstatt hvis de ikke allerede er vist.
Deretter klikker du på "Format" -knappen nederst til venstre, og deretter klikker du på "Font" -alternativet.
I fonten Finn skrift klikker du på "Bold Italic" -fontostilen. På rullegardinmenyen "Font Color" velger du den blå fargen (som for øyeblikket brukes på teksten). Klikk på "OK" når du er ferdig.
Legg merke til at formatvalgene du nettopp har gjort, vises under "Find What" -boksen.
Neste type "Lorem Inc." i "Erstatt med" -boksen. Klikk på "Format" -knappen igjen, og klikk deretter "Font".
Velg "Regular" skrifttypestil og velg "Automatisk" (som standard til svart) på rullegardinmenyen "Font Color". Klikk på "OK" når du er ferdig.
Nå kan du bruke knappene "Finn neste" og "Erstatt", for å gå gjennom hver forekomst i dokumentet, eller du kan klikke på "Erstatt alle" -knappen for å endre alle hendelsene samtidig. Hvis du bruker "Erstatt alt", anbefaler vi at du lagrer eller lager en kopi av dokumentet først.
Bruk Finn og Erstatt for å endre avsnittformatering
Du kan også bruke Finn og erstatt til å jobbe med formateringen på stykknivå, og det fungerer ganske mye på samme måte som å jobbe med karakternivåformatering. Du kan til og med bruke den til å finne og erstatte karakter og avsnittformatering på samme tid hvis du vil.
Men la oss ta et mer grei eksempel for å se hvordan det fungerer. La oss si at vi har kopiert og limt inn noen avsnitt fra et annet Word-dokument som skal brukes i dokumentet vårt. I dokumentet bruker vi standard linjeavstand hvor det ikke er lagt til plass før avsnitt og 8pt mellomrom etter avsnitt.
Av en eller annen grunn er dokumentet vi trekker avsnitt fra, satt opp for å bruke 18pt mellomrom begge før og etter avsnittene. Vi limer teksten med formatering fordi vi vil beholde formateringen på tegnnivå som fet skrift.
Resultatene ser ikke bra ut fordi avsnittet vi kopierte og limte, har mye mer plass før og etter det enn våre andre avsnitt gjør.
Nå kan en enkel måte å fikse dette være å trykke Ctrl + A for å velge hele dokumentet og deretter angi linjeavstand for alle avsnittene i dokumentet til standardverdiene. Men hva om vi hadde noen avsnitt hvor vi hadde justert linjeavstand og ønsket å beholde det?
Du gjettet det - Finn og erstatt til redning. Brann det opp igjen fra Hjem> Erstatt eller ved å trykke Ctrl + H.
Plasser innsettingspunktet i boksen "Finn hva", åpne rullegardinmenyen "Format", og velg alternativet "Paragraph".
I vinduet Finn avsnitt velger du formateringen du vil søke etter. I vårt tilfelle søker vi etter avsnitt hvor før og etter avstand er 18pt. Når du er opprettet, klikker du på "OK".
Du ser nå den formateringen som er oppført under "Find What" -boksen.
Legg nå innsettingspunktet i boksen "Erstatt med", åpne rullegardinmenyen "Format" på nytt, og klikk på "Paragraph."
Denne gangen konfigurerer du formateringen du vil bruke som erstatning. Vi går med Words standard uten mellomrom før og 8pt etter det samme som i resten av dokumentet. Klikk på "OK" når du har konfigurert det.
Nå er du klar til å søke. Trykk på "Finn neste" -knappen for å finne Word og merke den neste forekomsten av det du søker etter. Her er det funnet vårt merkelige mellomrom. Klikk på "Erstatt" -knappen for å gjøre endringen. Hit "Finn neste" for å finne neste forekomst og gjenta. Du kan også trykke på "Erstatt alle" -knappen for å få Word til å gå og erstatte alt det finner uten at du må sjekke hver enkelt, men vi anbefaler å lagre eller lage en kopi av dokumentet ditt før du gjør dette.
Og etter å ha utført erstatningen vår, har vi nå et avsnitt som er plassert på samme måte som våre andre.
Du kan bli mye mer sofistikert med søkene dine enn de enkle eksemplene vi har gitt her. Du kan kombinere flere forskjellige typer tegn og avsnittformatering i et enkelt søk. Du kan til og med bruke jokertegn og andre spesialtegn for å bli mer kreativ med den spesifikke teksten du finner. Men det burde være nok til å komme i gang!
