Slik bytter og tilpasser du samtalevisning i Outlook

Tilbake i Outlook 2010 introduserte Microsoft Samtalevisning, som virker noe som Gmail's conversation threading. Den er slått på som standard i nyere versjoner Outlook, men ikke hvis du oppgraderte fra en eldre versjon der den var slått av. Så, hvis du ikke visste at det var der, kan det være på tide å ta en titt.

Hva er samtalevisningen?

Selv om Microsoft snakket opp samtalevisningen mye da de introduserte det, var de fleste utenfor IT-avdelinger og lesere av høyteknologiske tekniske nettsteder trolig ikke klar over det. Tross alt, da var det siste du søkte etter og lese gjennom "nye funksjoner" artikkelen på en app du bruker?

Dette er synd fordi samtalevisning er en nyttig funksjon som mange mennesker ønsket etter å ha sett samtale-tråder i Googles nye Gmail, som debuterte i 2004/5. Slik var etterspørselen at alle plutselig snakket om hvordan du bruker kolonnen "Samtale" til å gruppere e-postmeldinger i Outlook 2003, selv om dette bare hentet e-post i samme mappe. Så noen innviklede løsninger ble utformet med bruk av dynamiske søkemapper, men dette var alt litt grovt sammenlignet med AJAX-drevet Gmail-funksjonalitet.

Microsoft kom på saken og la til en skikkelig Conversation View-en som trekker e-post fra alle mapper - når de rullet ut Outlook 2010. Dette kan virke litt sent, siden deres tidligere versjon kom ut 3 år tidligere (Outlook 2007), men man kan bare anta at det tok produktledere på Microsoft en stund for å innse hvor populært Gmails gjengede samtalevisning var, da det var for sent å legge til det i 2007. Uansett, Outlook 2010 fikk det, og det var en anstendig innsats som har fungert bra i alle iterasjoner siden.

Siden Outlook 2013 er det blitt slått på som standard, men i mange virksomheter er det fortsatt slått av av IT-avdelingen som standard. Også, hvis du slår den av i den gamle versjonen av Outlook, blir den av når du oppgraderer til en ny versjon. En av våre geeks slått den av for fem år siden i Outlook 2013, og det er fortsatt ute nå at de er på Outlook 2019. Det er slått på som standard i Outlook web app også, så det er mer vel brukt der, men for mange mennesker, Outlook-klienten er deres viktigste e-postprogram.

La oss ta en titt på hvordan du slår på Conversation View igjen, og hvilke tilpasningsalternativer du har. Bedre sent enn aldri!

Slik bytter du samtalevisning på og av

Du kan slå samtalevisningen av og på via en enkel veksle, så hvis du prøver det og ikke liker det, er det enkelt å slå den av igjen. For å slå den på, slå på Vis> Vis som samtaler.

Outlook viser en bekreftelsesmelding som gir deg muligheten til å slå på visningen i hver mappe ("Alle postkasser") eller bare den nåværende mappen ("Denne mappen").

Prøv å slå på "Denne mappen", som gir deg sjansen til å se om du liker det før du slår den på overalt. Hvis du vil slå samtalevisningen helt av, slår du på Vis> Vis som samtaler alternativet av igjen.

Hva ser samtalevisning på?

Samtalevisning arrangerer meldingene dine i en tråd i kronologisk rekkefølge, med den nyeste meldingen øverst. Disse er i utgangspunktet gjemt under den øverste meldingen, med en trekant til venstre for å indikere at det er en tråd under.

Ved å klikke på trekanten utvides tråden og viser e-postene.

Den aller beste meldingen er samtaleposten, og det er ikke en melding. I stedet inneholder den navnet på personen som startet samtalen og emnet. Hvis du klikker på det, ser du ikke noe i lesepanelet.

Hvis du klikker på noen av meldingene under overskriften, viser Outlook dem i lesepanelet som normalt. Nye meldinger legges automatisk til toppen av samtalen under overskriften, og vises med fet skrift, slik at de ikke er lest ennå.

En samtale med en ny melding sendes automatisk til toppen av mappen, så de siste samtalene er alltid øverst.

Dette viser også en av de sterkeste funksjonene i samtalevisningen, nemlig at den henter e-post fra hvor som helst i Outlook, og viser den på et enkelt sted, med navnet på mappen som inneholder posten som vises fremtredende. I denne samtalen er det post i den nåværende mappen, innboksen og også mappen Sendte elementer. Hvis vi skulle bruke samtalevisningen til innboksen, ville vi se nøyaktig samme samtale.

Hvordan tilpasser du samtalevisningen

Under Vis> Vis som samtaler, er det alternativet Samtaleinnstillinger. Klikk på dette for å vise samtalevalgene.

Alternativene er:

• Vis meldinger fra andre mapper: Viser meldinger i samtalen, uansett hvilken mappe de er i. Hvis dette er slått av, ser du kun samtalemeldingene som er i mappen du ser på..
• Vis avsendere over emnet: Viser avsendernavnet øverst i samtalen, i stedet for motivet, når det er i kompakt modus (standardvisning for mapper i Outlook). Skjermbildene nedenfor viser når innstillingen er på og av, henholdsvis.

• Utvid alltid valgt samtale: Viser den valgte samtalen i utvidet modus hele tiden, selv om du forlater mappen og kommer tilbake til den. Hvis du vil at en bestemt samtale alltid skal vises i utvidet modus i hver mappe som inneholder en av postene i samtalen, må du aktivere dette valget i hver enkelt mappe.
• Bruk klassisk innrykket visning: Viser meldingene i skrånende innrykk, med jo større meldingen er, desto større er innrykket. Dette er en mappeinnstilling som vil gjelde for hver samtale i mappen.

Det er en ekstra tilpasningsinnstilling, som du finner i Filer> Valg. Velg kategorien "Mail" til venstre, og rul deretter ned til "Annet" for å finne "Utvid ikke samtaler automatisk når du bruker tastaturet for å endre meldinger".

Som standard er denne innstillingen slått av, så når du bruker opp- og nedpilene på tastaturet for å navigere gjennom en mappe, blir samtalene utvidet automatisk når du velger dem. Hvis du slår denne innstillingen på, fortsetter samtalen når du velger det med tastaturet, og du kan bruke piltastene VENSTRE og HØYRE til manuelt å utvide og kontrakt dem. Dette er spesielt nyttig hvis du er den typen person som foretrekker å bruke tastaturet når det er mulig.

Det er samtalevisningen, Microsofts forsøk på å snakke samtaler. Vi synes det er ganske bra, med nok tilpasninger til å appellere til forskjellige brukere, men ikke så mye det er vanskelig å bruke. Og hvis det ikke passer deg, kan du slå den av igjen ved å slå alternativet Vis> Vis som samtaler av igjen.