Bruke maler for å sikre vanlig layout og formatering

Microsoft Word er et flott verktøy for å jobbe med dokumenter i en laginnstilling. Det finnes mange funksjoner som støtter enkelt samarbeid, inkludert maler, endring og revisjonsporing, kommentarer, begrensning og beskyttelse av dokumenter, og sammenligning og sammenslåing av dokumenter.

SCHOOL NAVIGASJON

1. Bruke maler for å sikre vanlig layout og formatering
2. Å holde oversikt over endringer gjort til et dokument
3. Bruk av kommentarer til å angi endringer i et dokument
4. Begrensning og beskyttelse av dokumenter og maler
5. Versjonering, sammenligning og kombinering av dokumenter

Words samarbeidsverktøy gir deg mulighet til å oppnå ting som for så lite som 20 år siden ville ha krevd å skrive ut alt, sende det til en korrekturleser eller korrekturlesere, der de da vil markere alt i blekk, og deretter gi det tilbake til deg . Du vil da gjøre endringene dine, skrive ut det igjen, og gi det tilbake til en annen omgang med anmeldelser. Dette er både tidkrevende og sløsing.

Med Word kan du imidlertid bare kommentere og korrigere dokumentet mens du enkelt sporer hver endring, slik at alle som samarbeider kan se hvor det går og hvordan det former seg. Du trenger ikke å skrive ut eller gi den av. Du kan ganske enkelt lagre arbeidet ditt i en delt mappe eller e-post det, og du sparer tonnevis av verdifull tid!

Målet med denne serien er å introdusere og bli kjent med samarbeidsfunksjonene i Microsoft Word 2013, men mye av det vi diskuterer bør også være tilgjengelig i tidligere versjoner. Dette kommer til å være nyttig om du bare er en høyskolestudent som avgir papiret ditt til noen andre for å korrekturlese eller redigere en stor publikasjon som vil passere gjennom flere revisjoner og anmeldere.

Maler og dokumenter

Når du samarbeider i en laginnstilling, er det et must at alle bruker konsistent formatering. Du kan enkelt oppnå dette ved hjelp av maler.

For eksempel kan du definere alle stiler og formatering i en mal, legge ved malen til dokumentet, og distribuere malen til alle som jobber med dokumentet. En mal er i hovedsak Words guide for hvordan dokument og arbeidsmiljø skal vises.

Hvert dokument i Word er basert på en mal. Når du oppretter et nytt dokument i Word, er en mal automatisk vedlagt, selv når du oppretter et nytt "Tomt dokument".

Det nye dokumentet basert på malen inneholder alle stilene og formateringen du trenger. Det kan til og med inkludere standard, boilerplate tekst, stiler, overskrifter, footers, spesielle verktøylinjer og all annen vanlig informasjon som trengs for lignende dokumenter basert på malen. Du kan også legge til en mal i et eksisterende dokument, hvis du har opprettet malen etter at du har startet arbeidet med dokumentet.

MERK: Når du legger til en mal i et eksisterende dokument, blir ikke informasjon om sideoppsett, for eksempel sideorientering og marginer, lagt til i dokumentet. Dette skyldes at sidenoppsettinformasjonen er forskjellig for hver del av dokumentet ditt, hvis du deler dokumentet ditt i seksjoner. Word vet ikke hvilken seksjon som skal brukes til sideoppsettinformasjon.

Av denne grunn anbefaler vi at du planlegger deg når du jobber med et dokument i samarbeidsposisjon og lag en mal for dokumentet du kan søke på det nye dokumentet før du starter arbeidet med det.

Den Vanlige Malen og Tilpassede Personlige Maler

Ordinstallasjoner med en vanlig mal og flere maler er tilgjengelige på Office.com. Du kan også lage så mange av dine egne tilpassede personlige maler som du vil. Hvis du ikke velger en innebygd eller tilpasset mal, tilordner Word automatisk "normal.dotm" -malen til deg dokument.

Det er to utvidelser brukt til malfiler, DOTX og DOTM. DOTX brukes til maler som ikke bruker makroer, og DOTM brukes til maler som gjør det.

Normal-malen er plassert i mappen "C: \ Users \\ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates", sammen med maler du kan laste ned fra Office.com. Se vår How-To Geek School's Guide to Word 2013 Formatering for mer informasjon.

MERK: I hele denne serien kan du kanskje lure på hvorfor bildene viser kategoriene i Word i store og små bokstaver (eller tittelsaksel) i stedet for alle aktivert som det kan være på din egen datamaskin. Det er et triks for å endre kapitaliseringen på fanene som vi forklarer i vår artikkel, hvordan du endrer kapitalisering av Office 2013's Ribbon Bar.

Endre plasseringen av de personlige malene

Egendefinerte personlige maler lagres på en annen plassering fra Normal-malen og maler som er lastet ned fra Office.com. Word lagrer personlige maler i "C: \ Users \\ Documents \ Custom Office Templates" som standard.

Men dette stedet kan endres. For å gjøre det, klikk på "Fil" -fanen.

Klikk på "Alternativer" i listen over elementer på venstre side av "Info" -skjermen.

I dialogboksen "Ordalternativer" klikker du på "Avansert" i listen over elementer til venstre.

I delen "Generelt" klikker du på "Filsteder".

I dialogboksen "Filsteder" velger du "Brukermaler" i listen over filtyper og -steder og klikker på "Endre".

I dialogboksen "Modifiser plassering" navigerer du til mappen der du vil lagre dine personlige maler, velger den og klikker "OK".

Den nye banen vises på dialogboksen "Filsteder". Klikk på "OK".

Klikk "OK" for å lukke dialogboksen "Word Options".

Du må også angi standardplasseringen for personlige maler, slik at du får tilgang til dine personlige maler på skjermbildet "Ny" når du oppretter et nytt dokument. For å gjøre dette, klikk på "Fil" -fanen og velg "Valg." Denne gangen klikker du på "Lagre" i listen til venstre i dialogboksen "Alternativer"..

I delen "Lagre dokumenter" skriver du inn samme sti du angav i dialogboksen "Filsteder" tidligere i "Standard personlige maler plassering", og klikker "OK".