Hvordan lagre e-post (og andre elementer) som filer i Microsoft Outlook

Du kan lagre Outlook-e-postadressene dine, kontakter og avtaler som individuelle filer. Lagring av disse elementene kan hjelpe deg med å få tilgang til dem raskere og enkelt senere. Det er en praktisk måte å sikkerhetskopiere eller dele bestemte meldinger på, eller bare gjøre dem lett tilgjengelige.

Hvordan lagre en e-postmelding som en fil

Først, la oss ta en titt på hvordan du lagrer meldinger som filer i Outlook. Dette kan være nyttig hvis du vil ha en sikkerhetskopi av e-posten på datamaskinen din (eller å kopiere til en annen datamaskin), eller hvis du vil bruke meldingen som en mal for fremtidige meldinger senere.

Start med å åpne meldingen du vil lagre. I e-postvinduet klikker du på "Fil" -menyen på båndet.

Velg "Lagre som" -kommandoen.

Gå til "Lagre som" -menyen, naviger til stedet du vil lagre filen, og skriv deretter et navn på filen. Outlook nevner som standard det med emnelinjen i meldingen, men du kan endre det til det du vil.

Du kan også lagre en melding som forskjellige typer filer ved hjelp av rullegardinmenyen Lagre som type. Standardinnstillingen er Outlook Message Format. Hvis du velger det, kan du bare dobbeltklikke filen for å åpne den i Outlook igjen. Men det er også noen andre alternativer du kan velge mellom:

Kun tekst: Når du lagrer meldingen som en tekst-fil, lagrer du bare ordene, ikke noen formatering eller bilder.
Outlook-mal: Lagre meldingen som en Outlook-mal betyr at du kan bruke formateringen til fremtidige e-poster. Når du åpner filen, oppretter Outlook en ny melding med innholdet i filen som du deretter kan adressere og sende underveis.
HTML: Hvis du lagrer meldingen som et HTML-dokument, betyr det at du lagrer e-postadressen din for å bli vist på en nettside. Du vil kunne åpne meldingen i en hvilken som helst nettleser.
MHT: En MHT-fil er en arkivfil for websiden. Som en HTML-fil, er den designet for å bli vist i en nettleser. I motsetning til en MHT-fil lagrer en HTML-fil all tekst, kode, bilder og andre medier i en enkelt fil.

Når du er ferdig, klikk på "Lagre" -knappen.

Og meldingen din er nå lagret som en fil.

Hvordan lagre en e-postmelding som PDF

Du kan også lagre e-posten din som en PDF ved hjelp av Microsofts Innebygde PDF-skriver. Lagring som PDF er en fin måte å lagre en sikkerhetskopi av en melding på som du kan lese med all riktig formatering.

I meldingsvinduet klikker du på "Fil" -menyen på båndet.

Klikk på "Skriv ut" -kommandoen.

Klikk på rullegardinmenyen "Skriver", og velg deretter "Microsoft Print to PDF" -alternativet.

Merk at hvis du har en annen PDF-opprettingsapp installert på datamaskinen din (eller hvis du bruker macOS), kan alternativene her være forskjellige. Hvis du for eksempel har Adobe installert, ser du sannsynligvis et "Adobe PDF" -alternativ. Det vil fungere like bra.

Deretter klikker du på "Skriv ut" -knappen.

I vinduet "Lagre PDF som" åpnes, velg hvor du vil at PDF-filen skal lagres, skriv inn et filnavn, og klikk deretter "Lagre-knappen.

Du har nå lagret din e-post som PDF.

Og gjør oppmerksom på at siden samme versjonen bare skriver ut til en PDF-rendering, fungerer det samme trikset nøyaktig på samme måte for å lagre et element i Outlook (kontakter, avtaler og så videre) til PDF.

Hvordan lagre en kontakt som en fil

Du kan også lagre kontakter som filer ved hjelp av Outlook. Det fungerer nesten det samme som å lagre meldinger, og kan være nyttig for sikkerhetskopiering av individuelle kontakter, eller å flytte dem til en ny datamaskin. Kontakter lagres også som Vcard Files (CVF) -format som brukes av mange andre apper som arbeider med kontakter. Dette gjør det også enkelt å overføre en kontakt til en annen app, eller å sende en kontaktinformasjon til noen andre slik at de kan importere den til hvilken app de bruker.

Fra kontaktvinduet klikker du på "File" på hovedbåndet.

Klikk på "Lagre som" -kommandoen.

I vinduet "Lagre som", naviger til hvor du vil ha kontaktfilen lagret, og endre navnet hvis du vil.

Akkurat som med meldinger, kan du velge noen forskjellige filformater her fra rullegardinmenyen Lagre som type:

Kun tekst: Når du lagrer kontakten som en tekst-fil, lagrer du bare ordene, ikke noen formatering eller bilder.
Rikt tekstformat: Lagre kontakten som en rik tekstfil betyr at du kan lagre flere forskjellige typer formatering, som fet og italtikk, sammen med bilder, i filen. Dette formatet kan være nyttig hvis du har et bilde med kontaktkortet ditt.
Outlook Message Format: Når du lagrer kontakten i Outlook Message Format, kan du åpne den i Outlook (selv på en annen datamaskin), og det fungerer som alle andre Outlook-kontakter. Men da vil det oppføre seg på samme måte hvis du lagrer det i standard VCF-format, så det er ikke mye fordel her.

Når du er ferdig, klikk på "Lagre" -knappen.

Du har nå lagret kontakten som en fil.

Slik lagrer du en avtale (eller hele kalenderen) som en fil

Og akkurat som med andre Outlook-elementer, kan du også lagre avtalene dine som filer. Selv om det ikke er like nyttig å sikkerhetskopiere lagrede kopier av individuelle avtaler, støtter Outlook vCalendar-standarden, noe som betyr at du kan lagre en avtale, sende den til noen andre, og de kan deretter importere den til en annen støttet app.

Åpne avtalen du vil lagre. I avtalevinduet klikker du på "Fil" -menyen på båndet.

Klikk på "Lagre som" -kommandoen.

Naviger til hvor du vil lagre avtalefilen, og gi den et navn.

Akkurat som med meldinger og kontakter, kan du velge noen forskjellige filformater her fra rullegardinmenyen Lagre som type:

Kun tekst: Når du lagrer avtalen som en tekst-fil, lagrer du bare ordene, ikke noen formatering eller bilder.
Outlook-mal: Lagre avtalen som en Outlook-mal betyr at du kan bruke formateringen til fremtidige kalendere eller kalenderavtaler.
Outlook Message Format: Når du lagrer avtalen i Outlook-meldingsformatet, kan du åpne den i Outlook igjen, selv på en annen datamaskin.
HTML: Hvis du lagrer meldingen som et HTML-dokument, betyr det at du lagrer avtalen din for å bli vist på en nettside.
MHT: En MHT-fil er en arkivfil for websiden. Som en HTML-fil, er den designet for å bli vist i en nettleser. I motsetning til en MHT-fil lagrer en HTML-fil all tekst, kode, bilder og andre medier i en enkelt fil.
iCalendar Format: iCalendar er en annen kalenderstandard som lar deg overføre kalenderinformasjon til forskjellige kalenderapper.

Velg om du vil lagre en enkelt avtale eller hele kalenderen din. Hvis du lagrer hele kalenderen, lagres alle dataene i din nåværende Outlook-kalender.

Når du er ferdig, klikk på "Lagre" -knappen.

Og du har nå lagret avtalen eller kalenderen din.